Brukerveiledning
Vigilo barnehageopptak
Innhold
2.1 Plassere barn fra avdeling ukjent til riktig avdeling eller bytte avdeling.
2.2 Endre oppstartsdato fram i tid.
2.4 Permisjon fra barnehageplass.
3.4 Hvordan sende tilbud om plass til søkere uten norsk fødselsnummer
3.5 Påminnelse, endre svarfrist, redigere tilbud og svar på tilbud.
3.6 Svare for foresatte/Avslutte tilbud.
4.3 Oppsigelse mottatt skriftlig.
4.4 Barn som sier opp før oppstart -elektronisk.
8.2 Opplysninger om barnehagen.
.
9.1 Barnehageår og åpningstid.
Hjelpesenter
Når du er logget inn kan du klikke oppe til høyre i bildet og du kommer inn i hjelpesenteret. Du kan også skrive inn denne nettadressen: Vigilo Barnehage
Her finner du hjelp til all funksjonalitet i Vigilo.
Du kan skrive et søkeord søke i søkefeltet:
Eller klikke på f. eks barn og får nye søkemuligheter
Logg på Vigilo.
Bruk nettleser Chrome og logg inn via denne lenken Vigilo | Hjem
Velg 
(øverst i høyre hjørne)
I «Velg din tilhørighet» må du velge Bergen Kommune første gang du logger inn.
Da skal innloggingsbildet se slik ut:
Private barnehager må velge å logge på via «IdPorten».
Kommunale barnehager må velge «Dataporten/Feide» eller «Kommunal innlogging» for pålogging.
Når du er kommet inn velger du barnehagen din.
Mer informasjon om innlogging finner du her på Vigilo-hjelpesenter
Denne brukerveiledningen vil ta utgangspunkt i de funksjonene som er felles for kommunale og private barnehager. De kommunale barnehagene har også en kommunikasjonsfunksjon i Vigilo. Denne vil ikke bli omtalt her.
Menyen utvides og trekkes sammen med 
Se Vigilo hjelpeartikkel for Barn
2.1 Plassere barn fra avdeling ukjent til riktig avdeling eller bytte avdeling
Se Vigilo hjelpeartikkel for Barnehageplass - Barnets kort – Vigilo Barnehage
2.2 Endre oppstartsdato fram i tid
Se Vigilo hjelpeartikkel for Rediger tilbud
2.3 Registrer sluttdato
Se Vigilo hjelpeartikkel for Rediger tilbud
NB! Dersom sluttdato settes til 1. i måneden og det sendes faktura fra Vigilo vil det sendes ut faktura for en dag. For å unngå dette: sett sluttdato til siste dag i måneden før.
2.4 Permisjon fra barnehageplass
Klikk deg inn på barnet og på «Barnehageplass»
Klikk på «Valg» på nåværende plassering
og «Rediger tilbud».
Sett sluttdato til siste dag før permisjon på «Sluttdato» og «Sluttdato for betaling»
Gå inn igjen på «Valg» og trykk «Kopier tilbud og lag nytt»
Sett «Startdato» og «Startdato for betaling» til første dag etter endt permisjon og sluttdatoene til den datoen barnet slutter i barnehagen.
Her har vi lagt inn permisjon for dette barnet fra 2.4.2024 – 31.7.2024.
NB! Dersom barnet bytter plasstype fra 0-2 til 3-6 i løpet av permisjonen legger man sluttdato på «Nåværende» opphold til siste dag før permisjon og oppstartsdato etter permisjon i allerede eksisterende «Kommende» opphold.
3.1 Søkerliste
Se Vigilo hjelpeartikkel for Behandle barnehagesøknad
Barnehagemyndigheten oppretter Globale filtre (Forhåndsdefinerte ventelister ) til hvert opptak; supplerende opptak, overflyttingsopptak og hovedopptak. De forhåndsdefinerte ventelistene til supplerende opptak vil alltid være tilgjengelige. Forhåndsdefinerte ventelister til overflyttingsopptak og hovedopptak blir det sendt ut egen informasjon om når de er tilgjengelige.
Nye søknader = Er ventelisten din.
Innstilling = De barn du har gitt en innstilling om plass til.
Tilbud = Barn du har sendt tilbud til.
Svar på tilbud:
Akseptert tilbud= har takket ja
Avslått tilbud= har takket nei
Avsluttet tilbud= tilbudet er blitt avsluttet av barnehagen eller Avdeling barnehagemyndighet da foreldre ikke har svart innen fristen.
Globale filtre (forhåndsdefinerte ventelister)
Det opprettes nye Globale filtre (forhåndsdefinerte ventelister) til bruk ved de ulike opptak.
Du finner disse under «Barnehageopptak» så filter:
Valg av kolonner i visning av søkerlisten
Valg av kolonner kan gjøres i alle faner i «Barnehageopptaket». Vær oppmerksom på at kolonner er synlige når de ikke er markert. Ved å markere kolonner skjules de fra oversikten. I eksempelet under er kolonnene «Alder» og «Kjønn» skjult fra oversikten.
Det globale filteret påvirkes ikke av skjulte kolonner. Det vil si at dersom kolonnen hovedopptak skjules, kan du likevel kunne benytte filteret Hovedopptak.
Utvalget huskes frem til utlogging.
3.2 Gi innstilling
Se Vigilo hjelpeartikkel for behandle barnehagesøknad
Du kan kun lage innstilling til et barn om gangen
Sjekk at «Startdato for tilbud» er den dagen du kan tilby plass fra, hvis ikke må du endre til riktig dato før du lagrer innstillingen.
«Startdato for betaling» skal være lik «Startdato for tilbud».
Legg inn avdeling «Ukjent» dersom du ikke vet hvilken avdeling barnet skal begynne på. Du kan endre til riktig avdeling før barnet starter i barnehagen.
3.3 Tilbud om plass
Se Vigilo hjelpeartikkel for Behandle barnehagesøknad
Når du har laget en eller flere innstillinger kan du sende tilbud.
«Svarfrist på tilbudet» er preutfylt med 5 dager fra dagen du sender tilbudet.
«Tilbudstype» er tilbudsbrev som er tilpasset det opptaket du skal gjøre.
- Brevet «Overflyttingsopptak» brukes ved overflyttingsopptaket i januar/februar.
- Brevet «Hovedopptak» brukes ved hovedopptaket.
- For andre tilbud brukes brevet «Suppleringsopptak».
Det er mulig å sende «Varsel om tilbud» om plass både på e-post og SMS. Det blir alltid sendt varsel på e-post, og avhukingen for e-post varsel kan ikke fjernes. Varsel på SMS er forhåndsavkrysset. Vi anbefaler at det sendes SMS også,
3.4 Hvordan sende tilbud om plass til søkere uten norsk fødselsnummer
Dersom foreldre ikke har norsk fødselsnummer, men fiktivt fødselsnummer, må brevet med tilbud om plass sendes via e-post.
Fiktive fødselsnummer opprettes av barnehagemyndigheten etter regler i Vigilo for å kunne registrere barnehagesøknad.
Dette gjøres ut fra følgende regler.
- Dette legges til 40 på fødselsdato. F.eks. fødselsdato er 12.01.1998 = 52.12.1998.
- I tillegg legges det også til egne koder for kvinner og menn på de fem siste tallene i fødselsnummeret, slik at det består av 11 siffer.
Kontrollere om foreldre har norsk eller fiktivt fødselsnummer
Etter at tilbudet er opprettet på ordinær måte, gå inn på aktuelt barn og sjekk følgende.
Gå inn på "Søknader". Søkerens fødselsnummer her er et fiktivt nummer opprettet etter barnehagemyndighetens rutine. Det starter med 49, og inneholder 5 tall etter en gitt kode til slutt (reell fødselsdato her er 9.februar 1989):
Denne moren har fiktivt fødselsnummer, og tilbudet skal sendes via e-post.
Finne brev med tilbud om plass
Gå til «Dokumenter» i venstremenyen og trykk på «Brev». NB! Kontroller at datoene er relevante. Finn det riktige tilbudet ved å sjekke navnkolonnen og trykk på pilen for nedlasting
Last ned tilbudsbrevet ved å trykke på tilbudet. Lagre på skrivebordet med gjenkjennelig tittel på dokumentet (NB! tilbudsbrevet slettes fra datamaskinen og papirkurven tømmes etter at det er sendt). Send tilbud på e-post med kopi av tilbudsbrevet. I dette eksempelet «Tilbud barnehageplass»
3.5 Påminnelse, endre svarfrist, redigere tilbud og svar på tilbud
Påminnelse for å svare på tilbud
Påminnelse om svar sendes 2 dager før svarfristen går ut.
Se hjelpetekst i Behandle barnehagesøknad
Påminnelse om å svare på tilbud blir alltid sendt på e-post, og avhuking for e-post varsel kan ikke fjernes. Vi anbefaler at det sendes SMS også. Varsel på SMS er forhåndsavkrysset.
Endre svarfristen
Det er mulig å endre svarfristen etter at tilbudet er opprettet. Foreldre får da mulighet til å svare elektronisk etter at fristen i tilbudsbrevet er gått ut. Se hjelpetekst Utvide svarfristen for en enkelt søknad
Redigere tilbud
Det er mulig å redigere tilbudet, slik at nytt tilbudsbrev sendes foreldre og det gamle tilbudet utgår. Dette kan f.eks. være aktuelt dersom det er oppgitt feil oppstartdato i det første tilbudet.
Se hjelpetekst Redigere tilbud om barnehageplass
Svar på tilbud
Når foresatte har svart på tilbudet finner du barna under «Svar på tilbud»:
Akseptert tilbud= De som har takket ja
Avslått tilbud = De som har takket nei
Avsluttet tilbud = De som ikke har svart innen fristen og som styrer eller Avdeling barnehagemyndighet har avsluttet tilbudet til.
3.6 Svare for foresatte/Avslutte tilbud
Se Vigilo hjelpeartikkel for Svare på tilbud på vegne av foreldre
Avslutte tilbud:
Se Vigilo hjelpeartikkel for Avslutte tilbud som ikke er besvart innen fristen
4.1 Endring av plass
Se Vigilo hjelpeartikkel: Endring av barnehageplass – Vigilo Barnehage
4.2 Oppsigelse av plass
Se Vigilo hjelpeartikkel: Oppsigelse av barnehageplass – Vigilo Barnehage
4.3 Oppsigelse mottatt skriftlig
Se Vigilo hjelpeartikkel Redigere tilbud, punkt «Sett sluttdato for tilbud».
NB!!Dersom barnet har en kommende plassering, må også denne slettes. Barn kan ligge med to plasseringer en for 0-2 år og en 3-6 år.
4.4 Barn som sier opp før oppstart -elektronisk.
Slett plasseringen til barnet, også eventuell fremtidig plassering på 3-6 års avdeling.
NB!! Begge plasseringene må slettes hvis det ligger to der.
5.1 Oppholdstid og priser
Her finner du og redigerer oppholdstidene barnehagen tilbyr, samt priser på opphold og kost.
Vær oppmerksom på at foreldrene ser navnet på oppholdet når de søker, de ser ikke størrelsesprosenten. Vi anbefaler derfor at plasstypene kalles for «Fulltidsplass», «80% plass» etc.
Når det står slik vil foreldrene få opp «Fulltidsplass» når de søker om plass:
Se for øvrig Vigilo hjelpeartikkel: Oppholdstid og priser – Vigilo Barnehage (zendesk.com)
Her finner dere «Brev» og «Brevmaler». Brevmalene redigeres av Avdeling barnehagemyndighet og er kun tilgjengelig for forhåndsvisning i barnehagene. Under «Brev» finner man alle brev som er sendt ut automatisk i forbindelse med søknads- og opptaksprosessen. NB! Sjekk at datoene er relevante i datovelgeren øverst.
Se for øvrig Vigilo hjelpeartikkel: Sendte brev – Vigilo Barnehage (zendesk.com)
Se Vigilo hjelpeartikkel for Rapporter og Faktureringsrapporter
NB! Veiledning for å finne frem «Søkerlisterapporten» til hovedopptaket vil det bli sendt egen veiledning om.
8.1 Enhetsinformasjon
Opplysninger om barnehagen hentes fra UBAS/NBR. Opplysninger om barnehagens styrer, barnehagens telefonnummer og epostadresse hentes ikke inn derfra og må registreres og oppdateres manuelt.
Link til barnehagens vedtekter legges inn i det samme bildet.
Finn og kopier lenken på barnehagens hjemmeside. Lim inn i rubrikken «Barnehagevedtekter».
Klikk på «Enhet» og «Enhetsinformasjon»:
Mer informasjon finner du i Vigilo hjelpeartikkel om Legg til vedtekter
Sjekk at adressen til barnehagens hjemmeside er riktig (klikk på linken):
Hvis adressen ikke er korrekt må endring gjøres i Nasjonalt barnehageregister.
For foreldre som søker, blir siden med informasjon seende slik ut:
Foresatte kan da klikke på lenken og få frem hjemmeside.
8.2 Opplysninger om barnehagen
Se Vigilo hjelpeartikkel Enhetsinformasjon
9.1 Barnehageår og åpningstid
Her legger du inn barnehagens åpningstider. Hvis dette ikke er utfylt får du feilmelding hvis du prøver å endre opplysninger i forhold til plasseringer som oppstartdato og avdelingsbytte. Dette må også være utfylt for at kontantstøtterapporteringen skal fungere.
Se Vigilo hjelpeartikkel om innstillinger for Barnehageår og åpningstider
9.2 Avdelinger
Sjekk at alle avdelingene er registrert samt at du har en avdeling «Ukjent». Avdeling «Ukjent» skal alltid ligge der uendret.
Du kan endre navn på de andre avdelingene ved å klikke på endreblyanten.
Se Vigilo hjelpeartikkel om innstillinger for Avdelinger
I denne hjelpeteksten er begrepet «Midlertidig» avdeling brukt om den avdelingen vi har definert som «Ukjent».
Avdelinger som ikke skal brukes i Vigilo slettes.
NB! Du kan ikke slette en avdeling det er knyttet eller har vært knyttet barn til.
Da må du evt. endre navn på avdelingen eller opprette en ny avdeling.
Barnehagekapasitet
Denne funksjon er ikke klar for bruk, dere vil da få ut ny informasjon om oppsett og bruk.