Denne prosedyren beskriver hvordan anskaffelser i Bergen kommune skal bruke uavhengige merkeordninger for produkter og tjenester. Disse merkeordningene ivaretar ulike hensyn som miljø, dyrevelferd og rettferdig handel. Gjennom bruk av merkeordninger er vi sikret god måloppnåelse med liten egeninnsats, samt at merkede varer bidrar til bevisstgjøring blant kommunens ansatte og brukere.
Prosedyren omfatter alle enheter i Bergen kommune som gjennomfører anskaffelser.
Retten til å kreve bestemte merkeordninger er hjemlet i anskaffelsesforskriften § 8-6, basert på vilkår i § 15-3.
Bergen kommune skal benytte helhetlige miljømerker i samsvar med ISO 14024:2026 (tidligere omtalt som type 1-miljømerker) der hvor det er relevant, jamfør byrådssak 1132/21 Krav til miljø- og klimahensyn ved anskaffelser til Bergen kommune. I henhold til Grønn virksomhet, vedtatt i bystyresak 307/23 skal kommunen favorisere type 1-miljømerkede produkter. For øvrig er Bergen kommune gjennom medlemskapet i Nettverk for miljømerket innkjøp forpliktet til å fremme merkeordninger for miljø.
Der det finnes merkeordninger for dyrevelferd, bør kommunen vurdere om det er hensiktsmessig å stille krav til merkeordninger, jamfør bystyresak 93/21 Miljø- og klimahensyn ved anskaffelser til Bergen kommune.
Innkjøp av rettferdig handel-merket kaffe og bananer er forankret i Handlingsplan for etisk og rettferdig handel 2021 – 2022.
I forkant av en ny konkurranse bør tilgangen på merkede produkter eller tjenester kartlegges. Nettsøk bør suppleres med at temaet tas opp i markedsdialog.
Krav bør ikke stilles uten kjennskap til markedssituasjonen. Minstekrav om merkede produkter eller tjenester egner seg der markedet er modent, mens der det er større usikkerhet rundt modenheten, kan merkeordninger inngå i et tildelingskriterium. Vi viser til Bk - Klima- og miljøpolicy for anskaffelser til Bergen kommune.
Et alternativ som kan være relevant for tjenesteanskaffelser, er å stille et kontraktsvilkår som angir en nærmere tidsfrist etter kontraktsinngåelse for at tjenesten skal være merket. Hva som er en hensiktsmessig tidsfrist, bør tas opp i markedsdialog eller tas opp med Miljømerking Norge.
Det finnes to hovedtyper miljømerker: Miljømerker i samsvar med ISO 14024:2026 (type 1) og lavere grads miljømerker.
Miljømerker i samsvar med ISO 14024 (tidligere omtalt som type 1-miljømerker) er helhetlige merkeordninger som tar hensyn til alle fasene i livssyklusen (råvare, produksjon, bruk og avhending) og dekker mange typer miljøbelastning (energi/klima, kjemikalier, naturmangfold og ressursforbruk) med produktspesifikke kriterier, Eksempler på miljømerker i samsvar med ISO 14024:2026 er Svanemerket, EU Ecolabel, Blauer Engel, TCO Certified og Bra Miljöval.
Lavere grads merker dekker gjerne kun én av fasene eller belastningene, og omtales også som råvaremerker eller én-parametersmerker. Eksempler på lavere grads miljømerker er FSC, ASI og PEFC (råvarer), Oeko-Tex Standard 100 og Greenguard (kjemikalier/emisjoner), og Energy Star (energiforbruk).
Vær oppmerksom på at kommunen har maler for både miljømerker i samsvar med ISO 14024:2026 og lavere grads merker. Om det stilles krav om at bestemte produkter skal være sertifisert av lavere grad, vil det kunne utelukke merker i samsvar med ISO 14024:2026. Krav om lavere grads miljømerker skal derfor aldri stilles uten at det er avklart på forhånd at det ikke finnes helhetlige miljømerker basert på ISO 14024:2026 for aktuelle produkter eller tjenester.
Vær oppmerksom på at et sertifisert miljøledelsessystem er noe annet enn en merkeordning for et produkt. Når vi ber om at en konkret produkttype skal være merket, så følger merket dette produktet, mens et sertifisert miljøledelsessystem er en sertifisering av leverandørens virksomhet som sådan. Når det er snakk om en miljømerket tjeneste, blir skillelinjene mellom disse ordningene mer uklare, og i visse tilfeller kan det være riktig å sidestille en merkeordning for en tjeneste med et miljøledelsessystem. En bør da se nærmere på kriteriene for de ulike ordningene og gjøre en konkret vurdering av om disse dekker de samme temaene og er like grundige og dermed kan sidestilles.
Nyttige veiledere:
Maler for utforming av minstekrav om miljømerker og rettferdig handel-merker er lagt inn i Mercell, se Samfunnsansvarskrav til registrering i Mercell Krav [Plukkliste] i mappen [BK MAL] Samfunnsansvarsbilag m fl. og krav: (NB: Disse kravene er ennå ikke lagt inn i Artifik - ligger i Mercell)
Kommunens mal for minstekrav om miljømerke må suppleres med informasjon fra markedsdialog eller malene til Miljømerking Norge. I sistnevntes maler er det informasjon om hvilke merkeordninger som er aktuelle for diverse tjeneste- og varekategorier.
Miljømerking Norges Miljøkrav til anskaffelser skal benyttes som mal der vi velger å stille innfasingskrav eller tildelingskriterier om miljømerker i den enkelte konkurranse. Det er lagt opp til at merkeordninger av lavere grad (ikke i samsvar med ISO 14024:2026) gis en viss uttelling ved bruk av tildelingskriterier.
For tildelingskriterier er det viktig at oppnådd score på det angis i kriteriet at de enkelte produktene ganges med estimert volum (kroner eller antall). Det er ikke anbefalt å basere seg kun på antall varelinjer.
For økologiske mat- og drikkeprodukter har DFØ utarbeidet maler for minstekrav og tildelingskriterium. Det er også mulig å stille krav om Debios merker for servering, der bronse betyr at minst 15 % av serveringen er økologisk, sølv minst 50 % og gull minst 90 %.
For merker som ivaretar dyrevelferd kan vi benytte oss av DFØs maler for økologiske produkter. Bergen kommune har også egne maler for produkter av ull og dun/fjær, der merkeordninger inngår som en av flere muligheter for å dokumentere oppfyllelse av kravene. Malene for ull og dun/fjær ligger i Samfunnsansvarskrav til registrering i Mercell Krav [Plukkliste] i mappen [BK MAL] Samfunnsansvarsbilag m fl. og krav. (NB: Disse kravene er ennå ikke lagt inn i Artifik - ligger i Mercell)
For å godkjenne et produkt eller en tjeneste som sertifisert, må vi enten motta et gyldig sertifikat eller et lisensnummer. Lisensnummeret må kontrolleres via merkeordningenes nettsider. Dette skal gjøres ved tilbudsinnlevering,
Dette er merker som kan være basert på egenerklæringer, merkeordninger som ikke garanterer oppfyllelse av miljømessige minstekrav eller egne merkeordninger – dvs. merker som ikke er tredjepartssertifiserte. Listen er ikke uttømmende.
For merkeordninger ikke oppgitt i listen, ta kontakt med Samfunnsansvarsgruppen via postmottak.innkjop@bergen.kommune.no.
Ved oppstart av varekontrakter må katalog gjennomgås og ikke-merkede alternativer fjernes slik at de ikke utkonkurrerer merkede produkter.
Ved oppstart at tjeneste- og bygg- og anleggskontrakter hvor det er stilt krav om merkeordninger bør det påses at slike produkter og tjenester faktisk benyttes.
Kontraktsforvalter bør foreta en regelmessig/årlig sjekk av gyldighet på sertifikater for miljømerkede tjenester. Miljømerkede varer skal i utgangspunktet være fysisk merket, men det kan være hensiktsmessig å sjekke sertifikater eller lisenser for varer med jevne mellomrom.
På varekontrakter bør forvalter jevnlig sjekke om det er tatt inn nye produkter på avtalen som ikke er merkede og kan utkonkurrere merkede produkter på grunn av lavere pris. Vær særlig oppmerksom ved utvidelser av sortimentet, for å unngå at nye produkter erstatter eller overlapper med eksisterende merkede produkter.
Kontraktsforvalter bør ta en særlig sjekk på salg av merkede produkter når det innhentes statistikk. Det kan blant annet være relevant å se om det er lav omsetning på disse produktene og om det er mulig å sette inn tiltak for å øke omsetningen. Lavt salg kan skyldes brukere som velger billigere ikke-merkede alternativer. Disse alternativene bør en da vurdere å ta ut av sortimentet.
Dersom det unntaksvis ikke er mulig å få tak i de merkede produktene leverandør har forpliktet seg til å levere, skal leverandør i henhold til kommunens kontraktsvilkår varsle oppdragsgiver umiddelbart. Dersom det kan godtgjøres og fremlegges dokumentasjon på at kravet midlertidig ikke kan oppfylles, for eksempel på grunn av leveransesituasjon, vil oppdragsgiver i en kortere periode kunne godta alternative produkter uten slik merkeordning.
Alternativt produkt/tjeneste uten merkeordning skal da etter kontrakten prises ned sammenlignet med det oppdragsgiver ellers ville betalt. Prisen skal reflektere prisnivået i avtalen på sammenlignbare produkter og forhåndsgodkjennes av oppdragsgiver.
Om det ikke foreligger egne sanksjonsbestemmelser, vil det i nyere avtaler være aktuelt å henvise til Bergen kommunes standardkontraktsbestemmelse i vare- og tjenestekontraktene «Dagbot ved brudd på kravspesifikasjonen og øvrige forpliktelser» dersom denne kontraktsmalen er benyttet.
Ved behov for råd og hjelp til arbeid med merkeordninger, kontakt Samfunnsansvarsgruppen på Innkjøp konsern.