Veileder omfatter informasjon og pålagte krav for innsendelse og utfyllelse av grunndata for avtaleinformasjon og artikkelinformasjon i den elektroniske samhandlingen mellom Leverandør og Bergen kommune.
Dokumentet skiller i all hovedsak mellom avtale- og kataloginformasjon. Avtaleinformasjon etableres ved oppstart av avtale, og ivaretar data knyttet til kommersielle forhold.
Kataloginformasjon vedlikeholdes gjennom EHF produkt-/tjenestekataloger, og dekker alle informasjonsattributter som kjennetegner artiklene.
Dette dokumentet er et støttedokument til Bilag Elektronisk samhandling og er referert til under pkt 8 i bilaget sammen med støttedokument, gyldige enhetsbetegnelser i Bergen kommune.
Formålet med dokumentet er å gi leverandøren utfyllende og relevant informasjon for å kunne sende inn og vedlikeholde operative grunndata for Bergen kommune i den elektroniske samhandlingen. Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med kravene til informasjon beskrevet i dette dokumentet.
Krav til datakvalitet vil sikre at både Bergen kommune og Bergen kommunes leverandører effektiviserer prosessen med å få etablert en godkjent katalog eller kjøp via nettløsningen til leverandør (Punch Out) løsning som kan tilgjengeliggjøres for relevante bestillere i.f.t avtalt fremdrift.
Dokumentet vil bli løpende oppdatert i.f.t relevante endringer som følge av endringer i EHF format knyttet til nye versjoner eller endringer/tillegg som er relatert til Bergen kommune spesifikke krav.
Feltene beskrevet i tabellene skal i stor grad være representert i avtalens bilag Elektronisk samhandling.
|
Katalogfelt |
Kommentar |
EHF referanse |
Obligatorisk |
|
KatalogID |
Katalog identifikator er en unik ID for den enkelte katalog.
Eksempel på bruk: OBS: Spesialtegn som feks «*» må ikke være en del av katalog ID. |
Ja |
|
|
Katalog versjon |
Versjonsnummer skal etableres løpende per sendte katalog. Katalogversjon skal starte med «1» og etterfølges med løpenummer (heltall). Eksempel på bruk: |
|
Ja |
|
Katalognavn |
Maks antall tegn: 25 Navnet skal ikke inneholde spesialtegn
Eksempel på bruk: |
Ja |
|
|
Katalog språk |
SchemeID skal følge: ISO 6523 ICD list Peppol BIS Billing 3.0 | Rules
Eksempel på utfylling: <cbc:EndpointID schemeID="0192">964338531</cbc:EndpointID> <cac:PartyIdentification>
|
Ja |
|
|
Aksjonskode |
Aksjonskode definerer hvordan mottatt katalog skal bli brukt mot eksisterende kataloginformasjon.
«Add» skal benyttes ved på den første oversendte katalog fra leverandør. Aksjonskode skal kun endres etter at katalogen er godkjent av Bergen kommune.
«Replace» skal benyttes ved oppdatering av kataloger.
Eksempel på bruk:
Oppdatering
|
Ja |
|
|
Katalogdato |
Dato for sending av katalog
|
|
Ja |
|
Gyldig fra dato |
Katalogens oppstart / tilgjengelighet styres av datoen. Det vil ikke være mulig å for Bestiller å bestille varer før oppstartsdato: Eksempel på bruk: Fra oppstart av avtale <cac:ValidityPeriod> <cbc:StartDate>2022-09-27</cbc:StartDate> <cbc:EndDate>2099-12-31</cbc:EndDate> </cac:ValidityPeriod> |
Ja |
|
|
Gyldig til dato |
Katalogens gyldighet styres av datoen. Det vil ikke være mulig å for Bestiller å bestille varer etter angitt gyldighetsperiode <cac:ValidityPeriod> <cbc:StartDate>2022-09-27</cbc:StartDate> <cbc:EndDate>2025-12-31</cbc:EndDate> </cac:ValidityPeriod> |
Ja |
|
|
Kontraktsnummer |
Bergen kommune opererer med forskjellige typer avtalereferanser fra Byrådsavdeling og etater. Kontraktsnummer er registrert i Mercell (nåværende systemleverandør av kontraktsverktøy). Innkjøp konsern opererer med IK+løpenummer.
Eksempel på bruk: <cac:ReferencedContract> <cbc:ID>IK183479246</cbc:ID> </cac:ReferencedContract> |
Ja |
|
|
Oppdragsgiverid |
Identifiserer virksomheten katalogen er sent til.
Eksempel på bruk: <cac:ReceiverParty> <cbc:EndpointID schemeID="0192">964338531</cbc:EndpointID> <cac:PartyIdentification> <cbc:ID schemeID="0192">964338531</cbc:ID> </cac:PartyIdentification> <cac:PartyLegalEntity> <cbc:RegistrationName>BERGEN KOMMUNE</cbc:RegistrationName> </cac:PartyLegalEntity> <cac:ReceiverParty>
0192 er landskode for Norge |
Ja |
|
|
Aktøridentifikasjon (org.nr) |
Identifiserer leverandør som tilbyr varene i katalogen.
Eksempel på bruk: <cac:Party> <cbc:EndpointID schemeID="0192">981521935</cbc:EndpointID> <cac:PartyIdentification> <cbc:ID schemeID="0192">981521935</cbc:ID> </cac:PartyIdentification> <cac:PartyName> <cbc:Name>MÅKESTAD ENGROS AS</cbc:Name> </cac:PartyName> </cac:Party> </cac:SellerSupplierParty> |
Ja |
|
Katalogfelt |
Kommentar |
EHF referanse |
Obligatorisk |
|
|
Linjeidentifikator |
Hver linje må ha en identifikator som er unik i katalogen for å gjøre det mulig å positivt referere til linjen. For eksempel fra andre dokumenter. Bergen kommune ønsker at linje nr 1 starter med identifikator 1, neste nr 2 osv.
Det aksepteres ikke bokstaver eller spesialtegn i dette feltet.
Eksempel på bruk: <cbc:ID>1</cbc:ID>
|
|
Ja |
|
|
Bestillbarindikator |
Identifiserer at varen kan bestilles. Skal normalt være «true». Eksempel på bruk: <cac:CatalogueLine> <cbc:ID>1</cbc:ID> <cbc:OrderableIndicator>true</cbc:OrderableIndicator>
|
|
Ja |
|
|
Bestillingsenhet |
Feltet forteller enheten som artikkelen kan bestilles i. Det er en liste med gyldige enhetsbetegnelser for Bergen kommune. Ved behov for endringer i denne listen skal kontraktseier kontaktes.
Eksempel på bruk: <cac:CatalogueLine> <cbc:ID>1</cbc:ID> <cbc:OrderableIndicator>true</cbc:OrderableIndicator> <cbc:OrderableUnit>EA</cbc:OrderableUnit>
|
cac:CatalogueLine
|
Ja |
|
|
Bestillingsmengde |
Indikerer mengde i (for eksempel) en forpakning. Indikert nedenfor er det 8400 milliliter i en en forpakning.
<cac:CatalogueLine> <cbc:ID>1</cbc:ID> <cbc:OrderableIndicator>true</cbc:OrderableIndicator> <cbc:OrderableUnit>XCT</cbc:OrderableUnit> <cbc:ContentUnitQuantity unitCode="MLT">8400.00</cbc:ContentUnitQuantity> <cbc:OrderQuantityIncrementNumeric>1.00</cbc:OrderQuantityIncrementNumeric> <cbc:MinimumOrderQuantity unitCode="XCT">1.00</cbc:MinimumOrderQuantity> |
|
Ja |
|
|
Pris |
Pris på artikkelen Bergen kommune skal betale. Eksempel på bruk: </cac:Price> <cbc:OrderableUnitFactorRate>1.0</cbc:OrderableUnitFactorRate> </cac:Price> |
Ja |
||
|
Valuta |
Valuta på artikkelen skal være NOK.
Eksempel på bruk: </cac:Price> <cbc:OrderableUnitFactorRate>1.0</cbc:OrderableUnitFactorRate> </cac:Price> |
|
Ja |
|
|
Leverandørens artikkelnummer |
Her skal leverandørs artikkelnummer benyttes, som videre brukes som identifikator mellom partene ved elektronisk samhandling og analyse/statistikk. Eksempel på bruk: <cac:SellersItemIdentification> <cbc:ID>40562</cbc:ID> </cac:SellersItemIdentification> |
Ja |
||
|
UNSPSC (versjon 18) + kodeverdi |
UNSPSC nomenklaturet benyttes til kategorisering av artikler og brukes blant annet for å koble artikkelen til riktig regnskapskonto i Bergen kommune.
•Alle produktlinjer skal ha kategorisering på nivå 4 produktgruppe. Unntak fra dette godtas etter eksplisitt avtale dersom det ikke finnes relevant kode på nivå 4. • Versjon 18 som brukes. • For mer informasjon om UNSPSC, gå inn på www.gs1.no/unspsc .
<cac:CommodityClassification> <cbc:ItemClassificationCodelistID="MP">70111611</cbc:ItemClassificationCode> </cac:CommodityClassification> |
|
Ja |
|
|
Produktnavn |
Produktnavn er det første en bestiller ser når de søker etter produkter slik at: • Artikkelnavn bør inneholde tre hoveddeler: Produkttype, Merke(modell), Nøkkelinformasjon. • Artikkelnavnet bør være unikt. • For produkter hvor opplysning om materialet er viktig for valg av produkt, bør dette fremgå av artikkelnavnet. • Kun viktige elementer for identifisering av artikkel må benyttes for å begrense unødvendig lange artikkelnavn
<cac:Item> <cbc:Description>H: 60cm. Flott to-grenet orkidé uten blomsterpotte. Orkidéer er meget holdbare, så denne har du glede av i lang tid. Denne orkidéen kommer uten blomsterpotte, det må legges til.</cbc:Description> <cbc:PackQuantity unitCode="EA">1.00</cbc:PackQuantity> <cbc:PackSizeNumeric>1.00</cbc:PackSizeNumeric> <cbc:Name>Hvit orkide 2-grenet</cbc:Name> [...........] |
Ja |
||
|
MVA sats |
Eksempel på utfylling på produkt med 25% mva. <cac:ClassifiedTaxCategory> <cbc:ID>S</cbc:ID> <cbc:Percent>25.00</cbc:Percent> <cac:TaxScheme> <cbc:ID>VAT</cbc:ID> </cac:TaxScheme> </cac:ClassifiedTaxCategory> |
Ja |
||
|
Beskrivelse |
Merk:Kun 350 tegn vises i bestillingsløsningen. Stopper ikke overføring av katalog ved flere tegn.
Eksempel på bruk: <cac:Item> <cbc:Description>H: 60cm. Flott to-grenet orkidé uten blomsterpotte. Orkidéer er meget holdbare, så denne har du glede av i lang tid. Denne orkidéen kommer uten blomsterpotte, det må legges til.</cbc:Description> <cbc:PackQuantity unitCode="EA">1.00</cbc:PackQuantity> <cbc:PackSizeNumeric>1.00</cbc:PackSizeNumeric> <cbc:Name>Hvit orkide 2-grenet</cbc:Name>
OBS: Sertifiseringen som Fairtrade og Økologisk i beskrivelsesfeltet er fint å ha med, men vi gjør oppmerksom på at det ikke er nok i forhold til krav om indentifisering av sertifiserte produkter. Dette skal registeres under «Miljø, sosialt ansvarsmerker (Klassifisering)». |
|
Ja |
|
|
Nøkkelord |
Eksempel: <cac:Item> <cbc:Description>H: 60cm. Flott to-grenet orkidé uten blomsterpotte. Orkidéer er meget holdbare, så denne har du glede av i lang tid. Denne orkidéen kommer uten blomsterpotte, det må legges til.</cbc:Description> [...........] <cbc:Keyword>Orkidé orkidéen to-grenet 2-grenet holdbar holdbare </cbc:Keyword>
|
|
Ja |
|
|
Produsentnavn |
Eksempel: <cac:PartyName> <cbc:Name>Frimanavn AS</cbc:Name> </cac:PartyName> </cac:ManufacturerParty> |
|
Ja |
|
|
Produsentens varenummer |
Eksempel: <cbc:ID>1707895</cbc:ID> </cac:ManufacturersItemIdentification> |
cac:ManufacturersItemIdentification
|
Ja |
|
|
Opprinnelsesland (landkode) |
Eksempel: <cac:OriginCountry> <cbc:IdentificationCode listID="ISO3166-1:Alpha2">DK</cbc:IdentificationCode> </cac:OriginCountry> |
|
Ja |
|
|
Farlig gods/ Risikoprodukter |
Skal merkes hvis varen er klassifisert som farlig gods i tråd med standard. Se veiledning her. Eksempel: <cac:HazardousItem> |
|
Ja |
|
|
HMS datablad |
Obligatorisk dersom verdien under «Risikoprodukter” er «Ja» Eksempel: <cbc:ID>3</cbc:ID> <cbc:DocumentTypeCode>53</cbc:DocumentTypeCode> <cbc:DocumentDescription>HMS Datablad</cbc:DocumentDescription> <cac:Attachment> <cac:ExternalReference> <cbc:URI>https://nettadresse_med_datablad</cbc:URI> </cac:ExternalReference> </cac:Attachment> </cac:ItemSpecificationDocumentReference> |
cac:ItemSpecificationDocumentReference
|
Ja |
|
|
Miljø, sosialt ansvarsmerker (Klassifisering) |
Informasjonen på sertifikatene blir benyttet til å profilere produktet i nettbutikk, samt støtte oppunder rapportering av Bergen kommunes bruk av sertifiserte produkter innen de ulike klassifiseringene.
Nyttige lenker
Eksempel fra standarden (ikke fullstendig) : Svanmerket <cac:Certificate> <cbc:ID>NEO</cbc:ID> <cbc:CertificateTypeCode>EcoLabel</cbc:CertificateTypeCode> <cbc:CertificateType>EcoLabel</cbc:CertificateType> <cac:IssuerParty> <cac:PartyName> <cbc:Name>Svanemerket</cbc:Name> </cac:PartyName> </cac:IssuerParty> <cac:DocumentReference> <cbc:ID>http://www.svanemerket.no</cbc:ID> </cac:DocumentReference> </cac:Certificate> Fairtrade <cbc:ID>FBL</cbc:ID> <cbc:CertificateTypeCode>SosialLabel</cbc:CertificateTypeCode> <cbc:CertificateType>SosialLabel</cbc:CertificateType> <cac:IssuerParty> <cac:PartyName> <cbc:Name>Fairtrade</cbc:Name> </cac:PartyName> </cac:IssuerParty> <cac:DocumentReference> <cbc:ID>http://www.fairtrade.no</cbc:ID> </cac:DocumentReference> </cac:Certificate>
Organiske produkt (EU organisk produktsertifisering) <cac:Certificate> <cbc:ID>EOP</cbc:ID> <cbc:CertificateTypeCode>OrganicLabel</cbc:CertificateTypeCode> <cbc:CertificateType>OrganicLabel</cbc:CertificateType> <cac:IssuerParty> <cac:PartyName> <cbc:Name>EU organic products label</cbc:Name> </cac:PartyName> </cac:IssuerParty> <cac:DocumentReference> <cbc:ID>https://www.ecocert.com/en/certification-detail/organic-farming-europe-eu-n-848-2018</cbc:ID> </cac:DocumentReference> </cac:Certificate>
Ved uklarheter vedrørende andre sertifkater send avklaringer til Postmottak.Innkjop@bergen.kommune.no
|
|
Ja, hvis påkrevet i Bilag Elektronisk samhandling |
|
|
Pakningsnivå |
Eksempel: <cac:CatalogueLine> <cbc:ID>3267</cbc:ID> [...........] <cbc:PackLevelCode listID="GS17009:PEPPOL">CU</cbc:PackLevelCode> [...........] |
|
Hvis aktuelt |
|
|
Pakningsenhet og kvantum |
Eksempel: <cac:Item> [...........] <cbc:PackQuantity unitCode="EA">1.00</cbc:PackQuantity> <cbc:PackSizeNumeric>1.00</cbc:PackSizeNumeric> <cac:Item> [...........] <cbc:PackQuantity unitCode="EA">6.00</cbc:PackQuantity> <cbc:PackSizeNumeric>1.00</cbc:PackSizeNumeric>
|
|
Ja |
|
|
Ledetid |
Eksempel: <cac:RequiredItemLocationQuantity> <cbc:LeadTimeMeasure unitCode="DAY">2.0</cbc:LeadTimeMeasure> [..............] </cac:RequiredItemLocationQuantity> |
cac:RequiredItemLocationQuantity
|
Ja |
|
|
Minste ordrestørrelse |
<cac:CatalogueLine> ...... <cbc:OrderQuantityIncrementNumeric>1.00</cbc:OrderQuantityIncrementNumeric> <cbc:MinimumOrderQuantity unitCode="EA">1.00</cbc:MinimumOrderQuantity>
OBS: «OrderQuantityIncrementNumeric» betyr økning i antall. Utfordring kan spesielt gjelde kilovarer. |
|
Ja |
|
|
Bilde |
Det skal finnes en lenke til et bilde for varer og tjenester skal spesifiseres som beskrevet.
<cac:ItemSpecificationDocumentReference> <cbc:ID> Product_image </cbc:ID> <cbc:ID>DocumentTypeCode </cbc:ID> <cbc:ID>PRODUCT_IMAGE </cbc:ID> <cbc:ID>ProductImage1</cbc:ID> <cbc:DocumentDescription>Product image</cbc:DocumentDescription> <cac:Attachment> <cac:ExternalReference> <cbc:URI>https://www.domenenavn.no/image/1026541</cbc:URI> </cac:ExternalReference> </cac:Attachment> <cac:ItemSpecificationDocumentReference>
|
cac:ItemSpecificationDocumentReference
|
Ja |
|
|
SmartFormID |
Dette oppgis fra Bk og skal ha referanse som startere med SF og etterfølges med fem tall. Eks: SF19713. Dette benyttes til å påføre tilleggsinformajson på bestilling på produktnivå. Eksempel: <cac:AdditionalItemProperty> <cbc:Name>SmartFormID</cbc:Name> <cbc:Value>SF20619</cbc:Value> </cac:AdditionalItemProperty> |
|
Der det er relevant. |
|
|
Sortiment (ProductGroup) |
Der det er relevant |
|
Nei |
|
|
Bestillingsintervall |
Eksempel: <cac:RequiredItemLocationQuantity> [................] <cbc:OrderableUnitFactorRate>1.0</cbc:OrderableUnitFactorRate> [.........] <cac:RequiredItemLocationQuantity>
|
cac:RequiredItemLocationQuantity
cbc:OrderableUnitFactorRate
|
Ja |
|
|
Valgfrie tilleggsprodukter
|
Benyttes til å informere om relevante tilleggsprodukter i nettbutikken (BkBestilling). Disse må aktivt velges av bestiller.
<cac:AccessoryRelatedItem>
|
|
Hvis aktuelt |
|
|
Obligatoriske tilleggsprodukter |
Knytter produkter som automatisk inkluderes ved valg av ett produkt eller en tjeneste i handlevogn. Artikkelnummer må være registrert i katalogen. Det kan være flere enn ett obligatorisk produkt.
<cac:RequiredRelatedItem> <cbc:ID>131634</cbc:ID> <cbc:Quantity unitCode="EA">1.00</cbc:Quantity> |
|
Hvis aktuelt |
|
| Pant og retur |
|
|
Hvis aktuelt |