Bergen kommune skal arbeide strategisk og målrettet for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter ved gjennomføring av anskaffelser og kontraktsoppfølging.
Det følger av lov om offentlige anskaffelser § 5 at Bergen kommune skal ha «egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter». Byrådet har behandlet sak om egnede rutiner for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter vedtatt 14.03.2019.
Det skal stilles krav i alle anskaffelser over 100.000,- som er opplistet som høyrisikogrupper av DFØ. Det gjelder både vare-, tjeneste- og bygg- og anleggskontrakter:
Bygg- og anleggsmaterialer
IKT-produkter
Mat og drikke
Medisinsk forbruksmateriell/utstyr
Kontorrekvisita
Kjemikalier
Leke- og idrettsutstyr
Møbler
Tekstiler, arbeidsklær og fottøy
Biler og andre kjøretøy
Det kan være grunn til å stille krav i kontrakter utover ovennevnte liste hvis produktene som skal anskaffes krever arbeidsintensiv tilvirkning og/eller det er sannsynlig at varene produseres i lavkostland.
For å vurdere bransjens eller produktenes/tjenestenes risiko kan man benytte informasjon på nettsidene til Etisk handel Norge.
Det kan videre være grunnlag for å stille krav til produkter innenfor områder vi har lite kjennskap til. Det kan i slike tilfeller være hensiktsmessig å gå i dialog med markedet for å få økt kunnskap og forståelse for eventuelle bransjespesifikke utfordringer.
Vær oppmerksom på å kommunisere kravene tydelig i de tilfeller oppdragsgiver er i dialog med markedet. Bergen kommune skal ha en framoverlent holdning til åpenhet og bør tidlig kommunisere at leverandørkjeden skal være åpen for oppdragsgiver, men også allmennheten, med mindre det foreligger et konkret grunnlag for å unnta leverandørkjeden fra offentligheten.
Kommunens standardbilag for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter er tilgjengelig i Mercell. Det finnes to varianter: Ett bilag for avtaler med verdi over 2,3 mill kr og varighet under tre måneder, og ett for avtaler med verdi over 2,3 mill kr og varighet over tre måneder. For de større avtalene skal leverandør fylle ut egenrapporteringsskjema.
I bilagene stilles det krav om at varene og tjenestene som leveres skal være fremstilt under forhold som er i overenstemmelse med kravene i ILOs kjernekonvensjoner, barnekonvensjonen og arbeidslovgivning i produksjonslandene. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Kontraktsansvarlig har ansvar for å følge opp kontrakten og påse at leverandør dokumenterer de tiltak som det er avtalt at de skal gjennomføre til avtalt tid. Det første som gjøres etter kontraktsoppstart, er å sende lenke til elektronisk egenrapporteringsskjema til leverandøren. Hvis ikke annet er avtalt skal dette besvares innen 1 måned etter at det er sendt fra oppdragsgiver. Det er utarbeidet et elektronisk skjema som leverandør skal besvare etter kontraktinngåelse:
Leverandørens besvarelser for egenrapportering av menneskerettigheter finner du her:
Fremgangsmåte for å hente ut leverandørs besvarelser er beskrevet i Veileder for å hente ut besvarelser på egenrapporteringer fra leverandører.
Du bør følge opp svarene som er gitt i egenrapporteringsskjemaet og bruke dette som utgangspunkt for dialog med leverandør.
I kontraktskravene forplikter leverandøren seg til å jobbe etter en aktsomhetsmetodikk, som innebærer kartlegging, forebygging, begrensning og informasjon om brudd på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Aktsomhetsvurderingen bør bygge på OECDs aktsomhetshjul, som du kan lese mer om her. Det er utarbeidet en veileder for OECDs retningslinjer som finnes både i en kortversjon og i en lengre versjon og det anbefales at du tar en titt på denne
Målet med aktsomhetsmetodikken er kontinuerlig forbedring av ansvaret leverandøren har for egen virksomhet og i leverandørkjeden. Kontraktskravene gir oppdragsgiver rett til å følge opp om leverandøren overholder kontraktskravene, eksempelvis ved å be om nærmere dokumentasjon.
Det er ikke tilstrekkelig at leverandør utarbeider retningslinjer og publiserer dem. Målet med aktsomhetsmetodikken er at leverandøren prioriterer å arbeide med sine “mest alvorlige risikoer” (most salient risks) i tråd med FNs veiledende prinsipper for næringsliv (UNGP). Hva dette innebærer er nærmere forklart her og gjennom denne videoen.
Når leverandøren skal kartlegge risiko i egen leverandørkjede, vil mange basere seg på internasjonalt anerkjente kilder for risiko på landnivå. Her er en oversikt over noen av disse:
Denne nederlandske siden har forsøkt å slå sammen flere kilder og kan gi nyttig samleinformasjon
Mange leverandører er nå omfattet av åpenhetsloven og kjenner til og har antagelig allerede gjennomført og publisertsine aktsomhetsvurderinger. I disse tilfellene vil det være viktig å se gjennom disse og vurdere om de er gode nok og om leverandøren beskriver hvilke risikoområder som prioriteres og hvordan det skal arbeides med forbedring i egen leverandørkjede framover. Det kan også være hensiktsmessig å komme til enighet om hvilke konkrete gjøremål leverandørene skal iverksette før avtalte frister. Det beror på leverandørens modenhetsnivå hva som er hensiktsmessige tiltak.
Dersom du mottar et varsel eller en mistanke om brudd, eller dersom du selv mistenker dette, skal du ta kontakt med Samfunnsansvarsgruppen på Innkjøp konsern: Postmottak.Innkjop@bergen.kommune.no. Det er Samfunnsansvarsgruppen som har kontrollansvar for kommunens kontrakter. Se også ansvarsfordeling på BkKvalitet.
Dersom det foreligger informasjon om brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller arbeidstakerrettigheter er det sentralt å få forståelse for bakgrunnen for eventuelle brudd på bestemmelsene.Det følger av bilaget i Mercell hvilke sanksjoner som kan benyttes og dette omfatter blant annet krav om retting, utbytting av underleverandør, stans i leveransen eller heving av kontrakten.