Universell utforming dreier seg om utforming og tilrettelegging av omgivelsene for å fremme like muligheter for alle personer i samfunnet, inkludert kommunens egne ansatte.
Prosedyren omfatter alle enheter i Bergen kommune som gjennomfører anskaffelser.
I anskaffelsesloven § 5 står det at oppdragsgiver skal stille krav til universell utforming i offentlige kontrakter. Det følger også av forskrift om offentlige anskaffelser § 15-2 (del III), en plikt til å ta hensyn til universell utforming for ytelser som skal brukes av personer, enten allmennheten eller tilsatte, med mindre unntak kan begrunnes særskilt.
I Bergen kommune er det i tillegg fattet bystyrevedtak om at "universell utforming i del III i anskaffelsesforskriften skal gjøres gjeldende også under EØS-terskelverdi" (sak 150-17, vedtatt 31.05.17 i forbindelse med vedtak om Anskaffelsesstrategi 2017-2020).
I forkant av konkurransen skal vi kartlegge hvordan behovene kan dekkes for alle.
Universell utforming bør være tema i markedsdialog.
Nyttige lenker:
Hensynet til universell utforming kan blant annet ivaretas ved å henvise til relevante lov- og forskriftsbestemmelser i kravspesifikasjonen, eller ved å stille kvalifikasjonskrav om attester som viser at tilbyder oppfyller kvalitetssikringsstandarder om universell utforming.
Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og plan- og bygningsloven, er eksempler på generell lovgivning som stiller krav til universell utforming. Disse kravene skal også følges i offentlige anskaffelser. For anskaffelser av bygninger, transport og IKT skal henvisninger til lovbestemmelsene om universell utforming inngå i kravspesifikasjonen.
For anskaffelser som ikke er dekket av annen lovgivning med krav til universell utforming, kan det gjøres unntak i sjeldne tilfeller. Unntak må i så fall begrunnes skriftlig.
Se DFØs krav om universell utforming i anskaffelser av IT, der hovedregelen er at de skal være universelt utformet, samt mer informasjon om gjeldende regelverk og krav på nettsidene til Tilsyn for universell utforming av IKT.
Se også ansatthjelpen fra SDI og oversikten Lovverk og styrende dokumenter.
Ved anskaffelser av transporttjenester, skal vi ved behov stille krav om universell utforming. Eksempler på krav:
Lokaler der kommunens ansatte eller brukere skal møte opp fysisk, skal i utgangspunktet være universelt utformet. Det kan gjelde blant annet hoteller og butikker. Eksempler på krav:
Universell utforming handler blant annet om at det skal finnes produkter for alle. Det kan innebære at kontormateriell inkluderer sakser for venstrehendte, mat tilpasses ulike allergier/intoleranser/kosthensyn eller at arbeidstøy kommer i varianter for både kvinner og menn.
I andre tilfeller vil det viktigste være å unngå allergifremkallende stoffer eller at det finnes alternativer, som nitril- eller vinylhansker for dem som ikke tåler lateks, eller at det finnes blomster/buketter for hyperallergikere.
Eksempler på krav:
Regelverket for bygg har egne krav til universell utforming: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningslova). Det stilles krav til medvirkning, kontroll og tilsyn. Prinsippet om universell utforming er nedfelt i lovens formålsparagraf (§1-1).
Loven blir utdypet i forskrift om tekniske krav til byggverk (byggteknisk forskrift) (TEK 17). Tilgjengelighet og universell utforming er tatt inn i flere kapittel, for eksempel når det gjelder uteareal, tilkomst, inngangsparti, planløsning og utforming av rom i byggverk. Se veiledning til TEK.
Se mer om universell utforming og planlegging etter plan- og bygningsloven på nettsidene til regjeringen.
Så snart kontrakten er i oppstartsfasen bør det undersøkes at tilbudte varer eller tjenester oppfyller de kravene som er stilt til universell utforming.
Det bør vurderes om kravene til universell utforming skal tas opp som tema i oppstartsmøtet med leverandør.
Temaet universell utforming må regelmessig tas opp med leverandør i kontraktsmøter.
Ved behov for at det gjennomføres kontroll av etterlevelse av kravene eller dersom det kommer inn varsler, skal Samfunnsansvarsgruppen på Innkjøp konsern kontaktes. Det er Samfunnsansvarsgruppen som har kontrollansvar for kommunens kontrakter. Det kan være vanskelig å vurdere hva som er kontraktsoppfølging eller kontroll, se BK - Ansvarsfordeling samfunnsansvar i anskaffelsene hvis du er i tvil.
Om det ikke foreligger egne sanksjonsbestemmelser, vil det i nyere avtaler være aktuelt å henvise til Bergen kommunes standardkontraktsbestemmelse i vare- og tjenestekontraktene «Dagbot ved brudd på kravspesifikasjonen og øvrige forpliktelser» dersom denne kontraktsmalen er benyttet.