Bergen kommune skal benytte sin markedsmakt til å skape arbeidsplasser for personer med utfordringer på arbeidsmarkedet.
Instruksen om å fremme et inkluderende arbeidsliv omfatter alle kontrakter og alle anskaffende enheter.
Arbeidsinkludering ved anskaffelser til Bergen kommune gjennomføres enten ved bruk av «reserverte kontrakter» jfr. anskaffelsesforskriften § 8-8, § 16-9 eller § 30-3 (identiske bestemmelser) eller gjennom krav til arbeidsinkludering i ordinære kontrakter.
En reservert kontrakt er en kontrakt hvor konkurransen reserveres for virksomheter med «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer», jfr. anskaffelsesforskriften § 8-8, § 16-9 eller § 30-3 (identiske bestemmelser):
Oppdragsgiveren kan begrense konkurransen til virksomheter eller programmer som har som hovedformål å integrere funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer i arbeidslivet. Dette gjelder bare når minst 30 prosent av de ansatte i virksomheten eller programmet har en funksjonshemming eller er vanskeligstilte. Dersom oppdragsgiveren bruker denne muligheten, skal han angi dette i kunngjøringen.
DFØs veileder til anskaffelsesregelverket angir hvem som omfattes av begrepet «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer»:
Med funksjonshemmede forstås personer som på bakgrunn av arten eller omfanget av deres funksjonsnedsettelse, ikke kan utøve arbeid på normale vilkår. Dette kan for eksempel være personer med langvarig fysisk eller psykisk funksjonsnedsettelse.
Begrepet "vanskeligstilte personer" dekker en videre krets av personer enn begrepet "funksjonshemmede". "Vanskeligstilte personer" omfatter blant annet personer som er arbeidsledige, eller personer som tilhører en vanskeligstilt minoritet eller en gruppe som på annet vis er sosialt marginalisert. Dette kan eksempelvis være rusmisbrukere eller tidligere straffedømte personer.
"Vanskeligstilte personer" kan også omfatte personer som ikke har fullført videregående skole eller yrkesrettet utdanning, personer som over lengre tidsrom ikke har hatt fast lønnet arbeid, og personer som tilhører etniske minoriteter som har behov for å styrke sine språkkunnskaper, sin yrkesopplæring eller yrkeserfaring for å bedre utsiktene til fast sysselsetting.
I Bergen kommunes instruks benyttes formuleringen «personer/ansatte med nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet» i stedet for departementets begrep «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer».
Reservert kontrakt skal vurderes på områder hvor arbeidsmarkedsbedriftene kan levere. Ambisiøse krav om arbeidsinkludering i ordinære kontrakter kan i noen tilfeller være vel så bra, fordi de fremmer samarbeid med det ordinære arbeidsmarkedet.
Hvis en eller flere arbeidsmarkedsbedrifter kan levere den aktuelle ytelsen, skal dette være et sentralt moment i vurderingen av om anskaffelsen skal unntas fra konkurranse i det ordinære markedet. Hvis en velger å unnta anskaffelsen fra konkurranse i det ordinære markedet, fordi en eller flere arbeidsmarkedsbedrifter kan levere ytelsen, skal minst alle arbeidsmarkedsbedriftene på kommunens liste over slike bedrifter inviteres til å gi tilbud.
I kontrakter av kort varighet og lav verdi som ellers er egnet for arbeidsmarkedsbedriftene og der disse kan levere, skal disse kontraktene som en klar hovedregel reserveres for arbeidsmarkedsbedriftene.
Arbeidsmarkedsbedrifter som Bergen kommune har eierandeler i og avholder årlige samarbeidsmøter med:
Det finnes også en rekke arbeidsmarkedsbedrifter som Bergen kommune ikke har eierandeler i. Disse kan med fordel også kontaktes, og tilbyr kanskje tjenester innenfor andre produkt/tjenesteområder enn de som arbeidsmarkedsbedriftene over tilbyr. En del arbeidsmarkedsbedrifter finnes på ASVLs hjemmesider. Andre finnes på Arbeid og inkludering sine hjemmesider.
Et krav om arbeidsinkludering i ordinære kontrakter benyttes når det av ulike grunner ikke er hensiktsmessig å reservere kontrakten, men hvor kontrakten likevel er egnet til å stille krav om en viss bruk av ansatte som har nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet.
Dette kan gjøres på flere måter:
Krav om arbeidsinkludering i kommunenes kontrakter er en hovedregel i alle kontrakter over EØS-terskelverdi (terskelverdien på 2,3 mill. vil også gjelde for bygg- og anlegg og helse- og omsorgskontrakter, selv om terskelverdien for EØS-anskaffelser ligger høyere på disse kontraktsområdene).
Med mindre konkrete momenter tilsier at kontrakten ikke kan eller bør gjennomføres med krav til arbeidsinkludering, så skal det stilles krav. Relevante momenter i vurderingen vil være kontraktens verdi, varighet, innslag av tjenesteelement i kontrakten og antall ansatte som vil gjennomføre kontraktsarbeidet. Mindre kontrakter av kortere varighet vil sjelden være egnet til et lengre inkluderingsløp, som jo er hensikten med kravet. Dersom slike momenter ikke finnes eller dersom de ikke fremstår som tilstrekkelig tunge i forhold til vurderingens utgangspunkt, skal kontrakten lyses ut med krav til arbeidsinkludering.
Krav om arbeidsinkludering må imidlertid ha tilknytning til leveransen. Det betyr at de må utføre arbeidsoppgaver knyttet til kontraktsarbeidet. Det kan også vurderes om oppgaver som for eksempel administrasjon, renhold og drift kan ha tilstrekkelig tilknytning.
En beslutning om å ikke stille krav om arbeidsinkludering, skal begrunnes skriftlig. Det må gjøres rede for hvorfor det ikke vil la seg gjøre å stille et slikt krav i konkurransen.
Dersom det er snakk om en reservert kontrakt, er det tilstrekkelig at dette angis i kunngjøringen. Ved bruk av reservert kontrakt uten nærmere definert type arbeidskraft, bør konkurranseansvarlig sjekke om bedriften er en arbeidsmarkedsbedrift eller ikke. Hvis det er tvil om dette kan Samfunnsansvarsgruppen kontaktes.
For krav om arbeidsinkludering, skal Bilag x - Krav om arbeidsinkludering benyttes. Malen ligger i Mercell, i mappen [BK MAL] Samfunnsansvarsbilag m fl. og krav.
Dersom det er ønskelig å bruke tildelingskriterier om arbeidsinkludering eller stille krav på en annen måte enn det som ligger i malen, bør Samfunnsansvarsgruppen kontaktes på postmottak.innkjop@bergen.kommune.no.
Innen en måned etter oppstart skal leverandør fylle ut Bergen kommunes egenrapporteringsskjema. I egenrapporteringsskjemaet bes leverandør om å beskrive hvilke oppgaver personen(e) skal delta i utførelsen av, samt hvilken uavhengig part som kan kontaktes for verifisering av kravet.
Egenrapporteringsskjemaet ligger på siden Digital egenrapportering i kontrakter. Se også Veileder for å hente ut besvarelser på egenrapporteringer fra leverandører (Ikke tilgjengelig).
Leverandørers besvarelser av skjemaet finner du her:
Besvarelser av egenrapportering om arbeidsinkludering
Se også Veileder for å hente ut besvarelser på egenrapporteringer fra leverandører.
Dersom det gjennomføres oppstartsmøte, bør leverandøren her gjøres oppmerksom på sin rapporteringsplikt.
Formålet med egenrapporteringen er å gi oppdragsgiver mulighet til å følge den enkelte kandidats forløp gjennom hele avtaleperioden. Egenrapporteringen skal også gi kommunen grunnlag for samlet statistikk.
Hvis det elektroniske systemet HMSREG benyttes, og personen ikke er ordinært ansatt med eget HMS-kort, skal personen benytte lånekort som skal markeres med «under arbeidstrening». Personen må videre bære en bekreftelse fra NAV eller tilsvarende på seg om at de er under arbeidstrening.
Leverandøren skal i slike tilfeller, i tillegg til føring av mannskapsoversikt i HMSREG, fylle ut ovenstående egenrapporteringsskjema for arbeidsinkludering. Dette for at vi skal få informasjon om hvilke arbeidsoppgaver personen(e) skal bidra med, og for statistikkformål.
Det innkomne egenrapporteringsskjemaet skal gjennomgås av kontraktsansvarlig. Det skal da tas stilling til om oppgitte arbeidsoppgaver har tilknytning til kontrakten. Det bør foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Vurderingen kan blant annet ta hensyn til arbeidsgivers plikt til å tilleggelegge oppgavene med tanke på arbeidstakerens individuelle behov (jf. aml. § 4-2).
Kontraktsforvalter skal kontakte saksbehandler i NAV eller tilsvarende uavhengig part og få bekreftet at opplysningene om de person(er) som er meldt inn i egenraporteringsskjemaet er korrekte, herunder at de aktuelle personene har nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller av andre grunner har særlige utfordringer med å få innpass på arbeidsmarkedet.
Dersom arbeidsinkluderingen skjer i utlandet, eller kandidaten ikke er rekruttert i samarbeid med en uavhengig part, skal leverandøren søke å dokumentere kravet på annen egnet måte.
Verdt å merke seg:
For å sikre oppfølging av leverandørens etterlevelse av krav til arbeidsinkludering, bør temaet tas opp av kontraktsforvalter i oppstartsmøte. Kontraktsoppfølgingsmøter kan også benyttes til å minne leverandøren om at de plikter å gi løpende oppdatering av egenrapporteringsskjemaet ved endringer i avtaleperioden, samt ved avtaleslutt.
Kontraktsforvalter skal følge opp og påse at leverandøren arbeider aktivt og målrettet for å oppfylle kontraktskravet om arbeidsinkludering. Dersom en person som er omfattet av arbeidsinkluderingskravet avslutter sitt arbeidsforhold, eller dersom et tiltak opphører uten at vedkommende går over i ordinær ansettelse, er leverandøren forpliktet til å sikre at kravet fortsatt oppfylles ved å finne en erstatter.
Dersom det under kontraktsforløpet fremkommer informasjon som tilsier at leverandør ikke benytter arbeidskraft på forventet måte, kan Samfunnsansvarsgruppen kontaktes for nærmere kontroll av leverandørens etterlevelse av kravene som er stilt.
6.1 Vurdering om frafall av kravet
Kravet vil kunne frafalles dersom det ikke er mulig å finne personer som oppfyller kriteriene. Leverandør må i så fall dokumentere hensiktsmessige tiltak for å få tak i arbeidstakere, og oppdragsgiver må bekrefte skriftlig at vi frafaller krav om arbeidsinkludering.
Krav vil også kunne frafalles om NAV ikke vil godta personer på tiltak hos leverandør på grunn av igangsatte permitteringer eller NAV midlertidig stopper tiltaksordninger.
Er arbeidsinkludering benyttet som tildelingskriterium eller fremgår av leverandørs tilbud, vil det ikke være anledning til å gå bort fra kravet.
6.2 Personvern og håndtering av dokumentasjon
Det skal ikke innhentes personopplysninger om personer på arbeidsinkludering, herunder navn, informasjon om helseforhold e.l. Dersom mottatt dokumentasjon likevel inneholder slike opplysninger, skal disse sladdes, eller alternativ dokumentasjon etterspørres.
Dersom personopplysninger mottas i strid med dette, for eksempel via KAV, e‑post, HMSREG e.l. skal den aktuelle meldingen eller dokumentasjonen slettes uten ugrunnet opphold, i samsvar med gjeldende regler om personvern.
7.0 Kontroll
Ved behov for at det gjennomføres kontroll av etterlevelse av kravene eller dersom det kommer inn varsler, skal Samfunnsansvarsgruppen på Innkjøp konsern kontaktes. Det er Samfunnsansvarsgruppen som har kontrollansvar for kommunens kontrakter. Det kan være vanskelig å vurdere hva som er kontraktsoppfølging eller kontroll, se BK - Ansvarsfordeling samfunnsansvar i anskaffelsene hvis du er i tvil.
Ved gjennomføring av kontroll kan vi be om ytterligere dokumentasjon som gjør det mulig å kontrollere at kravet er oppfylt. Dersom det bes om personopplysninger, skal slik dokumentasjon framlegges kun hvis den aktuelle person gir sitt samtykke til det. Dersom samtykke foreligger, skal leverandør utlevere etterspurt dokumentasjon med de frister som oppdragsgiver gir. Dokumentasjonen kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver.
Det er angitt i kontrakten hvilke sanksjonsmidler som kan benyttes.
Sanksjonsbestemmelsene kan benyttes når leverandøren ikke leverer dokumentasjon i tide, dokumentasjonen ikke er tilfredsstillende, det ikke benyttes arbeidsinkludering som avtalt eller at det ikke benyttes arbeidsinkludering i tilstrekkelig grad.
Manglende oppfølging kan gi leverandøren en økonomisk fordel som vedkommende ikke skulle ha hatt.