OPPGAVER

ROLLER

Innkjøper

Kontraktsforvalter

Kontraktseier/leder

Sentral samfunnsansvarsgruppe

Opplæring

Gjennomføre grunnleggende kurs i samfunnsansvar og kjenne til hvilke føringer som gjelder i Bergen kommune.

Gjennomføre grunnleggende kurs i samfunnsansvar og kjenne til hvilke føringer som gjelder i Bergen kommune.

Sørge for at nyansatte og andre som har behov for det gjennomfører grunnleggende kurs i samfunnsansvar og kjenne til hvilke føringer som gjelder i Bergen kommune.

Tilby og gjennomføre halvårlige kurs.

Gi råd, veiledning og støtte på forespørsel.

Maler

Benytte felles konkurranse- og kontraktsmaler i Mercell.

Melde inn forslag til endringer i maler og rutiner til TAM.

Benytte felles kontraktsoppfølgingsrutiner.

Melde inn forslag til endringer i maler og rutiner til TAM.

Påse at avdelingen og ansatte benytter omforente maler.

Ansvar for å utarbeide maler og rutiner og revidere disse.

Planleggingsfase

Kommunisere ut kommunens målsetninger i dialog med markedet.

Bidra med kunnskap og erfaringer til ny konkurranse.

Gir råd og veiledning til innkjøpere.

Deltar på dialogmøter etter nærmere avtale med innkjøper.

Konkurransegjennomføring

Kontakter sentral samfunnsansvarsgruppe og nærmeste leder hvis «kan-avvisningsgrunner» kan komme til anvendelse.

Kontakter sentral samfunnsansvarsgruppe hvis det kommer spørsmål i konkurransen det er behov for bistand til å svare.

Beslutter om «kan»-avvisningsgrunner bør komme til anvendelse.

Avgjør, i samarbeid med leder og innkjøper, hvorvidt «kan-avvisningsgrunner» bør/skal benyttes. Hensikten er å sikre lik praksis på tvers i kommunen.

Bistår innkjøper i å utarbeide svar på spørsmål i konkurransen.

Kontraktsoppfølging

Følger opp kontrakten i tråd med kontraktens bestemmelser.

Sender egenrapporteringsskjema og sørger for at disse kommer inn i henhold til frister. Gjennomgår skjema og ber om bistand fra Sentral samfunnsansvarsgruppe ved behov.

Bistår kontraktsoppfølger på forespørsel og etter behov og kan delta i kontraktsoppfølgingsmøter, byggemøter e.l.

Særlig om HMSREG

Sørger for at det stilles krav om bruk av HMSREG i alle bygge- og anleggskontrakter og på andre områder når det er besluttet av leder.

Sørger for at dokumentasjon på underleverandører kommer inn og vurderer dette.

Følger opp innleide, lærlinger og fagarbeidere ihht kontrakt. Følger opp hendelser og avvik på HMS-kort.

Ved tvil om bemanningsforetak kan godkjennes, og ved tolkningsspørsmål vedrørende dette, skal sentral samfunnsansvarsgruppe kontaktes.

Bør gjennomføre tilstedekontroller hvis ikke andre roller allerede gjør det (eksempelvis SHA-koordinator).

Leverer statistikk til nærmeste leder.

Bestemmer om HMSREG skal benyttes på andre kontraktsområder enn bygg- og anlegg.

Sørger for at ansatte benytter systemet og at de får tilstrekkelig tid til arbeidet og opplæring i systemet.

Gjennomgår statistikk fra systemet.

Administratoransvar.

Ansvar for å gjennomføre seriøsitetskontroller. Kan også gjennomføre tilstedekontroller.

Kontroll

Melder fra til Sentral samfunnsansvarsgruppe ved behov for at det gjennomføres kontroll eller dersom det kommer inn varsler fra fagforeninger, konkurrenter, ansatte eller øvrige.

Melder fra til Sentral samfunnsansvarsgruppe ved behov for at det gjennomføres kontroll eller dersom det kommer inn varsler fra fagforeninger, konkurrenter, ansatte eller øvrige.

Utpeker eventuelle interne samarbeidsparter for gjennomføring av stikkprøvekontroller i samarbeid med samfunnsansvarsgruppen.

Ansvar for å prioritere enkelte kontraktsområder for særskilt oppfølging. Gjennomføringen vil gjøres i samråd med den enkelte enhet som er kontraktsansvarlig/kontraktseier.

Brev, rapporter og annen skriftlig kommunikasjon vedrørende kontroller gjennomføres i denne fasen av Sentral samfunnsansvarsgruppe, men kontrakteier og kontraktsforvalter skal være orientert i prosessen. Også oppfølging av funn og avvik gjøres av sentral samfunnsansvarsgruppe.

Kontaktpunkt ved «krisesituasjoner», varsler o.l. som kommer inn og ansvar for oppfølging av disse.

Sanksjoner

Kontakter Sentral samfunnsansvarsgruppe og nærmeste leder for felles vurdering av sanksjoner.

Beslutter om det skal iverksettes sanksjoner og eventuelt heving av kontrakt.

Bistår i vurderingen av om det bør iverksettes sanksjoner eller heving av kontrakt. Ivaretar at kommunen framstår enhetlig ved å sikre at det ikke er svært ulik praksis for når sanksjoner iverksettes.

Rapportering

Sørger for at avtaler registreres korrekt i Mercell.

Følge opp i egen avdeling at politiske vedtak og regelverk følges.

Utarbeider og sender årlig statistikk til kontraktseier/leder.

Kan ta stikkprøver av etterlevelse i organisasjonen.

Kommunikasjon og samhandling

Holder seg oppdatert på sitt/sine fagområder og deltar i interne og eksterne samarbeidsfora etter behov.

Holder seg oppdatert på sitt/sine fagområder og deltar i interne og eksterne samarbeidsfora etter behov.

Ansvar for samhandling og koordinering når dette er direkte fagspesifikt.

Melde inn samarbeidsfora som eksisterer til sentral samfunnsansvarsgruppe, slik at det er mulig å koble etater som jobber med lignende temaer.

Overordnet koordineringsansvar og ansvar for samarbeid med andre når dette er på et overordnet nivå og dette går på tvers av kommunens øvrige avdelinger og etater.

Koordinerer samarbeid med andre offentlige oppdragsgivere, statlige virksomheter, tilsynsmyndigheter, fagforeninger, bransjeforeninger, DFØ og andre interessenter nasjonalt, regionalt og internasjonalt når dette gjelder på et overordnet nivå som går på tvers av kommunens avdelinger.