1. Hensikt og målgruppe
Hensikten med denne prosedyren er å sikre at brukere i Bergen kommune som bor på strengt fortrolig adresse KODE 6 eller fortrolig adresse KODE 7 blir beskyttet i fagsystemet Profil. Det skal sikres at så få som mulig har tilgang til skjulte brukere i Bergen kommune og at de riktige ansatte har tilgang.
Prosedyren er gjeldende for alle som benytter Profil som fagsystem.
2. Forankring
Adressesperre i Folkeregisteret er et tiltak for å beskytte trusselutsatte personer, dvs. personer som står i fare for å bli utsatt for alvorlig kriminalitet rettet mot liv, helse eller frihet. Typiske eksempler er vitner, informanter og personer som har blitt eller er utsatt for vold og trusler. Adressesperre innebærer at det er begrenset tilgang til opplysninger om personers adresse og annen lokaliserende informasjon.
Det finnes to varianter av adressesperre:
Adressesperre kode 6 eller "strengt fortrolig adresse" innebærer at opplysninger om adressen ikke leveres til noen. Her skal man benytte seg av postboksen SOT 6 2094 Vika, 0125 Oslo.
Adressesperre kode 7 eller "fortrolig adresse" innebærer at adressen til den trusselutsatte ikke leveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til opplysninger fra Folkeregisteret. De som har kode 7 kan også benytte SOT 6-postboksen.
Adressesperre er et tidsbegrenset beskyttelsestiltak som er gjenstand for en løpende vurdering og gjelder så lenge det er behov for det.
For både kode 6 og kode 7 kan man altså bruke SOT6-postboksen til Kripos, da Kripos videresender post til brukere av både kode 7 og kode 6. Husk at mottakers navn (personen med adressesperre) må påføres konvolutten i tillegg til SOT 6-adressen.
Eksempel på riktig adressering: Ola Nordmann SOT 6 Postboks 2094 Vika 0125 Oslo
3. Omfang
Prosedyren omhandler hvordan brukere med adressesperring håndteres og ivaretas i Profil.
4. Ansvar og myndighet
Enhetsledere og avdelingsledere har ansvaret for å sikre at rutinen er kjent.
Alle ansatte som benytter Profil som fagsystem, har et individuelt ansvar for å etterleve de gjeldende rutinene.
5. Beskrivelse av aktiviteter
5.1 Barn med adressesperring
Hvis det er barn i Profil som har adressesperring er det svært viktig at de legges inn med tjenester som ikke har kobling mot HelseNorge i tjenestebildet. Dette må gjøres for at foreldre ikke skal varsles ved oppretting, avslutning eller endring på disse tjenestene. Vær oppmerksom på at barn som fra før mottar tjenester fra Bergen kommune, må avslutte daværende tjeneste og legge inn en av tjenestene som ikke har kobling mot HelseNorge.
Følgende to tjenester har ikke kobling mot HelseNorge og kan benyttes i disse tilfellene:
- ERB+ - Ergo barn ikke koblet Innbyggerdialog
- FYB+ - Fysio barn ikke koblet Innbyggerdialog
Er det behov for at det legges inn andre tjenestekoder som ikke har kobling mot HelseNorge kan dette meldes her i BkService.
En må også være oppmerksom hvis barnet har foreldre som er ansatt i kommunen og har tilgang til Profil. Hvis dette er tilfelle må journalen til barnet sperres for forelderen, slik at forelderen ikke har mulighet til å søke opp barnet ved for eksempel bruk av Blålys.
5.2 Endre adresse på eksisterende bruker
Ansatte i Bergen kommune som får beskjed om at en bruker har endret til å bo på skjult adresse må umiddelbart endre dette i Profil. Den som får beskjeden er ansvarlig for at adresseendringen gjennomføres, uavhenig av hvilken/hvilke tjenester brukeren har. Dersom den ansatte ikke har tilgang til å gjennomføre endringen, skal nærmeste leder kontaktes for å vurdere om noen andre kan ha nødvendig tilgang til å oppdatere adressen. Hvis adresseendringen ikke kan gjennomføres, må saken registreres som ny henvendelse i BkService.
5.3 Tilgang til brukere med adressesperre
Hvis ansatte har behov for tilgang til brukere som har adressesperring kan dette gis ved at en sender inn en bestilling på enkeltbrukertilgang.