Denne rutinen skal sikre at arkivering skjer etter gjeldende regelverk, samt sikre at dokumenter arkiveres på riktige steder i de fagsystemene på sikker sone som helse og omsorg til enhver tid benytter.

1.2. Bruksområde

Alle etater og seksjoner innen helse og omsorg som bruker et eller flere av fagsystemene på sikker sone, i tillegg til Etat for psykisk helse og rustjenester i Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering

1.3 Ansvar

Etatsdirektører i de aktuelle etatene, seksjonssjefer i de aktuelle seksjonene. Resultatenhetsledere innen hver enkelt etat har ansvar for at rutinen er kjent blant de ansatte og at den blir etterlevd.

1.4 Handling

Håndtering av dokumenter: inngående og utgående, saksbehandling, pasientjournal, postjournal

1.5 Avvik

I henhold til gjeldende avviksrutine.

2.0 Om arkivering

2.1 Generelt om arkivering

Alt som enten har rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjonsverdi, skal fortløpende arkiveres. Hva som er arkivverdig, er et spørsmål som indirekte besvares i alle forvaltningslovene, og er i stor grad formulert som forvaltningsdokumentasjon, forvaltningskontroll, rettssikkerhet, offentlighet, demokrati og kulturarv.

Arkivering handler om hvilke dokumenter kommunen skal ta vare på og gjøre tilgjengelige for samtiden og ettertiden. På Allmenningen kan du lese mer om overordnede rutiner rundt arkivering.

Arkivforskriftens § 2-9 sier følgende: For elektronisk journalføring skal offentlige organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. Dette er en samling krav til IT-systemer for arkivdannelse i offentlig forvaltning. I dag er det Noark-5 som er gjeldende generell standard for elektronisk arkivdannelse.

Arkivering av pasientjournaler:

Så lenge et fagsystem/pasientjournalsystem følger EPJ-standard, er det å regne som typegodkjent som arkiv i seg selv. EPJ-standarden er en grunnleggende standard for EPJ-systemer. Standarden inneholder en lang rekke grunnleggende krav som bl.a. skal bidra til å sikre at opplysningene i EPJ kan bevares på tvers av teknologiske generasjonsskifter og at bruken av journalopplysningene kan skje i tråd med gjeldende bestemmelser i lov og i medhold av lov. EPJ-standarden inneholder krav som skal gjøre det mulig å avlevere elektroniske pasientjournaler fra virksomheter i spesialisthelsetjenesten til Norsk helsearkiv i henhold til bestemmelser i arkivloven samt helseregisterloven og spesialisthelsetjenesteloven. Pasientjournaler som forvaltes av kommunene, skal ikke avleveres til Norsk helsearkiv, men til kommunale arkivdepot. Dette skal gjøres tidligst 10 år etter at siste nedtegnelse i journalen er gjort.

2.2 Lover og forskrifter

Lover

Forskrifter

Andre relevante veiledere/retningslinjer:

2.3 Fagsystemer

Byrådsavdeling for helse og omsorg har flere fagsystemene på sikker sone som har kobling mot en arkivkjerne. I denne arkivrutinen vil hvert av fagsystemene beskrives i egne kapitler.

• Profil:

o Etat for forvaltning

o Etat for hjemmebaserte tjenester

o Etat for tjenester til utviklingshemmede

o Etat for barn og familie – Psykisk helse barn og unge

o Etat for psykisk helse- og rustjenester

o Etat for helsetjenester

o Etat for sykehjem

• HsPro

o Etat for barn og familie – helsestasjon og skolehelsetjenesten

• Familia

o Etat for barn og familie - barnevernstjenesten

2.4 Arkivering for saksbehandling og postjournal

2.4.1 Postjournal eller pasientjournal?

Flere av fagsystemene har både pasientjournal og postjournal. En postjournal er en oversikt over inngående og utgående dokumenter som for eksempel brev, søknader, saksopplysninger, samtykkeskjema, referater og innkallinger.

En pasientjournal er systematiske opptegnelser om pasientens sykdomstilfelle. Journalen er et skriftlig (elektronisk) dokument som skal sikre kontinuerlig informasjon til behandleren(e) slik at korrekt diagnose kan stilles og de mest hensiktsmessige tiltak iverksettes (medisinsk leksikon). I praksis er det ofte ikke noe klart skille mellom opplysninger som er registrert i en brukers postjournal og samme brukers pasientjournal i fagsystemene., men i regelverket er det et tydelig skille.

Søknader for pleie og omsorg skal saksbehandles i henhold til gjeldende lovverk, beskrevet i arbeidsprosesser og tildelingskriterier. Dokumenter tilknyttet en søknad, skal registreres i postjournal, selv om dette også kan være pasientjournalopplysninger.

Hovedregelen at henvisninger, epikriser, laboratoriesvar og all annen dokumentasjon av helsehjelp skal etter Helsepersonelloven § 39 registreres i pasientjournalen. I hovedsak mottas denne type dokumentasjon elektronisk (som elektroniske meldinger), men for noen tjenester mottas det fortsatt epikriser og henvisninger pr post, dette gjelder for eksempel Ergo/fysioterapitjenesten.

Samtidig er det slik at helseopplysninger, f.eks. en epikrise, som er vedlegg til en søknad eller klage, i tillegg skal inn i postjournalen som del av den samlede saksdokumentasjonen som ligger til grunn for saksbehandling og vedtak. Alternativt må det henvises til dokumenter i pasientjournalen, når disse er relevante for saksbehandling.

Alt som opprettes og dokumenteres i pasientjournalen, arkiveres også i pasientjournalen. Dette gjelder både innskannede dokumenter og opprettede dokumenter. Se avsnitt om skanning og avsnitt om makulering.

2.4.2 Mottak av post

I Bergen kommune mottas post desentralisert, det vil si at posten kommer til ulike tjenestesteder, avhengig av hvor den er adressert. Her er det viktig at man følger de eksisterende rutinene for mottak av post. Ettersom kommunen ikke har et sentralt mottak av post vedrørende brukere, kan det bety at noen dokumenter sendes som kopier til flere tjenestesteder. Da er det viktig å passe på at samme dokument ikke blir skannet inn/registrert flere ganger.

Sjekk om dokumentet er registrert fra før. Vurder hva som skal skannes inn/registreres

Som hovedregel skal all kommunikasjon og dokumenter rundt bruker i en sak arkiveres. Se under hvert fagsystem for eventuelle unntak

2.5 Skanning

Digitalisering skal gjennomføres med følgende tekniske krav til kvalitet:

• Papirdokumentene skannes fortløpende og lagres i filformatet PDF/A-1b med jpeg kompresjonsfaktor 60. kompresjon må ikke skje i større grad enn dette (lavere kompresjonsfaktor=mer kompresjon)

• Filene må ikke kunne re-komprimeres etter første kompresjon. Første kompresjon skjer i lagringsfasen etter skanning

• Oppløsning, eller pikseltetthet, skal settes til 300 dpi

2.6 Etter skanning skal følgende kontrolleres

• At alle mottatte dokumenter som skal skannes, er skannet

• At alle deler av dokumentet er tatt med

• At alle blanke sider er fjernet dersom det er teknisk mulig

• At samtlige sider er snudd i leseretning

• At illustrasjoner, farger, tekst, etc. er lesbar

2.7 Makulering etter skanning

I henhold til Riksarkivarens forskrift kapittel IX om Elektronisk arkivering av saksdokumenter, § 1-3, kan skannede papirdokumenter kasseres (dvs. makuleres).

Skannede papirdokumenter skal oppbevares i en sikkerhetsperiode på 3 måneder før de makuleres

Dokumentene skal oppbevares kronologisk og månedsvis slik at makulering kan gjennomføres systematisk
Hvordan skal dokumenter makuleres?
- Dokumenter med sensitiv informasjon skal ikke kastes som vanlig papir i papirsøppel, men makuleres i låste beholdere (blå konteinere) eller makuleringsmaskin (jfr avtale med Fretex)

2.8 Hva skal ikke skannes inn?

• Søknader som mottas elektronisk og kan hentes direkte fra mottaksmappen på sikker sone

• Dokumenter/rapporter opprettet i fagsystemet

• Drikke- og diurese-lister etc

• Elektroniske meldinger, herunder prøvesvar/lab

• Hjemmejournal

• Selvangivelse, lønnsslipp, bekreftelse på ansettelse - skal makuleres eller returneres til bruker når sett av saksbehandler; dokumenteres i fagsystemet ved behov

• Timeavtaler

• Engangs- fullmakt fra bruker som del av saksbehandling i hjelpemiddelsaker

Listen er ikke uttømmende.

2.9 Hva skjer når dokumenter overføres til arkiv (Visma samhandling arkiv)?

Visma Samhandling Arkiv (VSA) er en felles arkivkjerne for fagsystem i kommunen. Alle arkiverte dokumenter er også lagret i fagsystemet.

Eksempel fra Profil når et dokument er ferdigstilt og overført til arkivet:

Når du låser opp et ferdigstilt dokument i for eksempel Profil, vil du slette dokumentet i arkivet, når du ferdigstiller dokumentet igjen vil det arkiveres på nytt. Det er da viktig å være obs på at for utgående dokumenter som har gyldige mottakere (se kapittel om SvarUt), så vil det opprinnelige dokumentet allerede være sendt til mottaker. Det er derfor å anbefale at et utgående dokument opprettes på nytt og at det i dokumentet tydeliggjøres hva som er endringen.

3.0 PROFIL

3.1 Hvilke dokumenter skal opprettes i/skannes til Postjournal?

• Arbeidsplasskartlegging

• Begjæring om innsyn

• Brev om tildeling av bolig

• Dokumentasjon angående tilsynssaker

• Dokumenter som utløser saksbehandling

• Fra fylkesmann: foreløpig melding og vedtak, og varsel om tilsyn i forhold til enkeltbruker

• Fullmakter fra/ang bruker

• Fullmakt Individuell plan

• Samtykkeskjema

• Informasjon om oppnevnt verge

• Legeerklæringer

• Melding om dødsfall

• Møteinnkallinger

• Møtereferater

• Relevant e-post ang. bruker

• Skriftlig klage fra bruker/pårørende

• Søknader med vedlegg (ikke de som kommer elektronisk via IDporten, disse kan hentes inn direkte til Profil fra filkatalogen de mottas i på sikker sone)

• Dokumenter relevante for saksbehandling

• Varsel/begjæring om utkastelse

• Kvitteringsskjema for nøkler

• Kvitteringsskjema for mindre innkjøp

• Henvendelser til Ergo/fysioterapitjenesten, kreftkoordinatorer, hukommelsesteam og velferdsteknologi:

o her er det viktig først å velge type Utgående dokument, for å få med flettefelt som løpenummer, navn og adresse. Deretter må dokumentet endres til Internt dokument:

Dersom dokumentet ikke endres til internt dokument, og dersom dokumentet så blir ferdigstilt med å hake av for Ferdigstilt,

vil det sendes ut til mottaker så sant disse har gyldig personnummer/orgnummer (se kapittel 5 om SvarUT).

Denne fremgangsmåten vil gjelde for alle dokumenter hvor det skal flettes inn navn, adresse, løpenummer, men som ikke skal sendes til bruker.

Den enheten som mottar dokumenter eller utarbeider disse, har ansvaret for fortløpende å skanne inn/registrere disse i Postjournal.

Listen er ikke uttømmende.

3.2 Hvilke dokumenter skal skannes til Pasientjournal?

• Epikriser som er mottatt pr papir

• Utskrifter fra andre journalsystemer/andre kommuner

• Kartleggingsskjemaer som er mottatt pr papir

• Individuell plan som er mottatt pr papir

• Kvittering for gitt medisin

• Kvittering for tillaget medisin

• Avtale om hjelp til legemiddelhåndtering – i tiltaket skannede dokumenter

• All medisinsk informasjon mottatt pr papir

• Opplæringsskjema elektromedisinsk utstyr

• Pristilbud NAV Hjelpemiddelsentral

• Skisser bolig

Den enheten som mottar dokumenter eller utarbeider disse, har ansvaret for å fortløpende skanne inn/registrere disse inn i Pasientjournal.

Listen er ikke uttømmende.

I Profil har vi valgt å opprette en egen kategori for skannede dokumenter, som heter Skannede dokumenter. Alle dokumenter som skal skannes til Pasientjournal, skal legges her. Det vil gi en enkel måte finne igjen dokumenter som er skannet inn. Unntak fra dette er legemiddelrelatert informasjon (for eksempel kvitteringer for gitt medisin), som skal skannes til planområde for legemidler og informasjon relatert til hjelpemidler, som skannes til planområde for hjelpemidler.

Ledere, ansatte med høyskoleutdanning og merkantile har tilgang til å opprette dokumenter i kategori for Skannede dokumenter. Den tjenesten som er den første som rettmessig mottar et dokument, herunder også dokument som er viktig for andre tjenester, skal opprette kategori for Skannede dokumenter og skanne dokument fortløpende inn i Pasientjournalen.

Det er viktig å skrive i rapportfeltet hva det skannede dokumentet gjelder, for eksempel epikrise.

3.3 Forbindelsesregister i Profil

Det er viktig at forbindelser (kontaktpersoner, pårørende, leger, advokater, verger etc) er registrerte med riktige opplysninger FØR det sendes dokumenter til disse. Opplysningene redigeres i Forbindelsesregisteret. For å søke frem brukere i dette, gå til Ajourhold – Forbindelser og søk:

For å redigere i forbindelser tilhørende bestemte brukere, åpne brukerkortet til aktuell bruker, velg Kontaktperson:

Trykk på F5 for å redigere i opplysningene inne i forbindelsesregisteret. Husk å lagre.

4.0 HsPro

4.1 Om HsPro

Hspro har ingen saksbehandlingsdel eller postjournal, så all dokumentasjon registreres eller skannes inn til pasientjournalen. Dette kan være dokumenter som:

• Anmodning om opplysninger til barnverntjenesten

• Begjæring om innsyn

• Dokumentasjon ang tilsynsaker

• Individuell Plan tilsendt på papir

• Relevant e-post angående bruker

• Skriftlig klage fra bruker/pårørende

• Utskrifter fra andre journalsystemer/andre kommuner

4.2 Hva skal ikke skannes inn?

Dokumenter skrevet i fagsystemet
Elektroniske meldinger

Kort sagt, alt som opprettes/dokumenteres i Pasientjournalen. Listene over er ikke uttømmende.

5.0 Familia

5.1 Hvilke dokumenter skal skannes til Postjournal?

I utgangspunktet skal alle dokumenter som man i dag registrerer i postjournal (ved papirarkiv) skannes til Familia:

• All inngående korrespondanse i undersøkelsesfasen

• Andre dokumenter relatert til klient/sak

• Begjæring om innsyn

• Brev som er klientrelatert

• Eventuelle Søknader med vedlegg (vedlegg skannes som eget dokument)

• Fra fylkesmann: Melding og vedtak

• Informasjon om oppnevnt verge

• Klagesaker

• Melding: den mottatte meldingen som beskriver meldingen

• Møteinnkalling/referat ang klient fra eksterne

• Rapport fra oppfølgingsbesøk

• Rapport fra tilsynsbesøk

• Relevant e-post knyttet til klient/familie

• Skriftlig klage fra bruker/pårørende

• Tilbakemeldinger på innhentede opplysninger

6.0 Svar-ut

KS SvarUt er en felles løsning for kommuner og fylkeskommuner for å formidle digital post fra kommunale saksarkiv og fagsystemer til både innbyggere, næringsliv, offentlige og private organ. Hensikten er å formidle dokumenter fra kommunal sektor effektivt og sikkert. Dokumentene lagres i et forsendelsesarkiv, hvor de er tilgjengelig i tre måneder. Varsel om post blir sendt til mottaker gjennom tjenester som Digipost og e-boks. Dersom brukeren ikke benytter slike tjenester går det en melding via Altinn. Dersom bruker ikke responderer på dette vil det innen tre dager bli generert en manuell utsending av dokumentet på papir. Denne utskriften og frankeringstjenesten blir levert av 3.part og påvirker ikke saksbehandler.

løsningsskisse

6.1 Når du skal sende dokumenter elektronisk

SvarUt er laget slik at du kun kan sende til mottakere som har gyldig norsk personnr eller som har gyldig organisasjonsnummer. For sistnevnte, går dokumentet til Altinn og organisasjonen må hente det der. Dette kan for eksempel være advokater som er verger. Finner du feil i et dokument som er sendt ut, bør du lage et nytt dokument, informere om hva som er feil og sende det på nytt til bruker.

Alle utgående dokumenter (brev) vil bli sendt automatisk til SvarUt dersom mottaker har gyldig personnr/org nr, i det dokumentet ferdigstilles. Det er viktig at en sak ikke ferdigstilles før det utgående brevet er knyttet til saken. Dersom saken ferdigstilt, vil man ikke kunne legge flere dokumenter i saksmappen.

Håndtering av dokumenter etter ferdigstilling i fagsystemet:

Brev blir arkivert i VSA og utgående brev overføres til SvarUt
Overføring fra fagsystemet til VSA – standard innstilling på 5 minutter (kan konfigureres)
Overføring fra VSA til SvarUt – standard innstilling på 1 minutt

Håndtering av dokumenter i SvarUt:

Private med fødselsnummer: Det sjekkes om personen har digital postkasse, hvis ikke overføres brevet til Altinn. Etter 2 virkedager skrives brevet ut hvis det ikke er åpnet i Altinn
Hvis personen har digital postkasse (Digipost eller eBoks) oversendes brevet dit. Det er ingen sjekk på om brevet er lest her og det betyr at det heller ikke skrives ut og sendes pr post
Private uten fødselsnummer: brevet skrives ut av SvarUt og sendes pr post
Offentlige etater og andre med organisasjonsnummer: brevet overføres til Altinn og må hentes der. Etter 2 virkedager skrives brevet ut hvis det ikke er åpnet i Altinn

Feil i fødselsnummer eller organisasjonsnummer:

Når man har satt hake for oppstart av sikker digital post, vil det i for eksempel i Profil vises gyldige registreringer med et grønt symbol og ugyldige registreringer med et rødt symbol

I HsPro vil du få melding om at personnummer eller organisasjonsnummer mangler eller er feil

NB! Man kan ikke sende digital post til personer uten norsk fødselsnummer. Brevet skrives ut av SvarUt og sendes pr post

Dersom du ikke har en gyldig mottaker (feil i fødselsnummer eller organisasjonsnummer), må du rette dette i forbindelsesregisteret før du kan sende dokumentet elektronisk

Dersom mottaker mangler adresse, oppstår feilstatus i SvarUt og epost. Dersom det oppstår tekniske feil, oppstår også feilstatus. Varsel sendes i begge tilfellene til kontaktperson, som for Profil er postmottak.e-helse@bergen.kommune.no. For HsPro: Grethe.Almenning@bergen.kommune.no For Familia: familia@bergen.kommune.no

6.2 Vedlegg

Dersom brevet du skal sende ut, også skal ha vedlegg, må du legge disse inn i hoveddokumentet. Det kan for eksempel være informasjon om en tilbyder av hjemmehjelpstjenester eller annen informasjon som ikke allerede ligger i malen/brevet. Slike vedlegg vil kunne legges inn som standardtekster.

Bokmerker i Profil
Ved hjelp av bokmerker kan tekst hentes fra postjournal og pasientjournal og legges i et worddokument. Denne funksjonen er allerede tatt i bruk i malene, som for eksempel fornavn og etternavn. Dersom det er behov for flere eller andre bokmerker så kan du ta kontakt med IKT helse. postmottak.e-helse@bergen.kommune.no Fullstendig lister over alle tilgjengelige bokmerker finner du på Allmenningen.

Utklippsverktøyet
Hvis teksten du ønsker å hente fra Profil ikke har et bokmerke kan du bruke utklippsverktøy i Windows. Du finner det på startlinjen

Markér det området som skal klippes ut
Lim inn i hoveddokument/utsendelsesdokument

6.3 Utsendelse av flere dokumenter

Dersom flere dokumenter i Postjournalen skal sendes ut samtidig, som for eksempel dokumenter som skal sendes til Fylkesmannen i forbindelse med tilsynssaker, skal du gjøre følgende:

Opprett et utgående dokument (følgeskrivet)
Skriv inn aktuell tekst (for eksempel «vedlagt følger….»)
Lagre – men ikke ferdigstill
Gå inn i postjournalen og finn de aktuelle dokumentene
Åpne et og et dokument, marker den teksten du vil ha med og lim inn i det utgående dokumentet
Bruk overskrift for hver tekst du limer inn, for eksempel «fra epikrise fra sykehjem datert….»
Når du har limt inn tekst fra de aktuelle vedleggene, les gjennom og sjekk at brevet kan ferdigstilles
Når du ferdigstiller, sendes brevet via SvarUt så sant mottaker er en gyldig elektronisk mottaker, se forrige avsnitt
Hvis det ikke lar seg gjøre å lime alt inn i et dokument, kan du:
- Skriv ut alle dokumentene i en sak, inkludert følgebrev og skann disse inn som ett dokument
- Endre dokumenttype til Utgående
- Legg til aktuell mottaker

o Ferdigstill slik at det kan sendes ut

Forfatter:	Marianne Torsvik
Godkjent av:	Kristin Terkelsen Brekke
Dokumentadministrator:	Hege Cesilie Olsen
Dokument-ID:	11850
Gyldig fra:	13.08.2021
Revisjonsfrist:	13.08.2023