Autorisasjon og tilgang til Profil og GBD v. 1.1

Innhold

FORMÅL   1
ANSVAR OG MYNDIGHET   1
SIKKERHET   1
REFERANSER   1
AKTIVITETER   1
1. Bestillingskriterier for NYE ansatte  1
2. Bestillingskriterier for eksisterende ansatte  2
3. Når Ansattservice - e-helse har mottatt bestillingen  3
4. Tilgang til enkeltbrukere  3
5. Ansvar for vedlikehold av opplysninger  3
6. Når en ansatt slutter  3

 

FORMÅL

Sikre at personell i helse- og omsorgstjenesten har tilgang til de opplysninger som er nødvendig for å utføre sine arbeidsoppgaver.

 

ANSVAR OG MYNDIGHET

Resultatsenhetsledere er ansvarlig for at rutinen overholdes i egen virksomhet.

 

SIKKERHET

Det elektroniske bestillingsskjemaet som benyttes, ivaretar behandling av personopplysninger på en sikker måte, da opplysningene sendes kryptert. Det er ledere eller superbrukere som bør ha ansvar for bestilling av tilganger og utregistreringer. Dette ansvaret kan imidlertid delegeres.

 

REFERANSER

Lov om helsepersonell mv.

Lov om personopplysninger

Lov om helseregister

 

AKTIVITETER

1. Bestillingskriterier for NYE ansatte

  • Det er KUN autorisert bestiller hos IKT drift Helpdesk som kan bestille brukeridenter og systemtilganger.
     
  • Det er den autoriserte bestilleren som må sørge for at den ansatte det bestilles tilgang til, har fått brukerident hos Ansattservice og systemtilgang til Profil og GBD – FØR det bestilles tilganger i Profil og GBD.
     
  • For bestilling av tilganger i Profil og GBD, brukes BkService sitt bestillingsskjema. Se lenke: Profil/GBD - Tilgang.
     
  • Den som bestiller tilgang, har ansvar for at tilstrekkelig opplæring gis til den ansatte. Den ansatte skal kjenne til retningslinjer og brukerdokumentasjon. Her vises til våre elektroniske brukerveiledninger og til dokumentasjonen som ligger på Allmenningen.
     
  • Ingen kan bestille tilgang til seg selv.
     
  • Ved bestilling av tilgang til Pasientregnskapsmodulen, MÅ man ha gjennomgått Sjekkliste for pasientregnskap. Sjekklisten skal oppbevares på arbeidsplassen og skal ikke sendes med bestillingen - men man må i bestillingsskjemaet krysse av for at dette er utført.
     
  • Dersom det er behov for å gi flere opplysninger, bruk merknadsfeltet i bestillingsskjemaet.
     
  • Kvittering med referansenummer på sendt bestilling vil bli gitt på e-post til den som bestiller.
     
  • Utfylling av e-post adresse i bestillingsskjemaet: her skal KUN Bergen kommune-adresse benyttes: @bergen.kommune.no. Dette gjelder også de private enheter. F eks kan postmottak e-post adresse benyttes.

 

2. Bestillingskriterier for eksisterende ansatte

  • Dersom eksisterende bruker i Profil og GBD skal ha endret tilgang, må det stå i merknadsfeltet at det gjelder endret tilgang. Det er viktig å opplyse om hvilke eksisterende tilganger skal beholdes eller slettes.
     
  • Den som bestiller tilgang, har ansvar for at tilstrekkelig opplæring gis til den ansatte. Den ansatte skal kjenne til retningslinjer og brukerdokumentasjon. Her vises til våre elektroniske brukerveiledninger og til dokumentasjonen som ligger på Allmenningen.
     
  • Ingen kan bestille tilgang til seg selv.
     
  • Ved bestilling av tilgang til Pasientregnskapsmodulen, MÅ man ha gjennomgått Sjekkliste for pasientregnskap. Sjekklisten skal oppbevares på arbeidsplassen og skal ikke sendes med bestillingen - men man må i bestillingsskjemaet krysse av for at dette er utført.
     
  • Dersom det er behov for å gi flere opplysninger, bruk merknadsfeltet i bestillingsskjemaet.
     
  • Kvittering med referansenummer på sendt bestilling vil bli gitt på e-post til den som bestiller.
     
  • Utfylling av e-post adresse i bestillingsskjemaet: her skal KUN Bergen kommune-adresse benyttes: @bergen.kommune.no. Dette gjelder også de private enheter. F eks kan postmottak e-post adresse benyttes.

 

3. Når Ansattservice - e-helse har mottatt bestillingen

  • Skjemaet vil bli gjennomgått - unøyaktige utfylte skjema eller skjema sendt av ikke autorisert bestiller, vil bli avvist.
     
  • Ansattservice - e-helse registrerer også alle nye ansatte i Personellmodul i Profil, derfor skal ingen andre gjøre dette. Dette gjelder også dersom en ansatt kun skal registreres i Personellmodulen (for å kunne knyttes til vaktplan).
     
  • Den som har bestilt tilgang, får deretter tilbakemelding på den oppgitte bergen kommune e-post adressen.
     
  • Dersom andre enn bestiller skal ha kopi av svaret, må dennes e-postadresse oppgis i merknadsfeltet i bestillingsskjemaet.

 

4. Tilgang til enkeltbrukere

  • Tilgang til brukere som ligger registrert på annet tjenestested enn det den ansatte har tilgang til. Tilganger bestilles i eget skjema. Dersom det ikke spesifiseres hvor lenge tilgangen skal gjelde settes sluttdato 6 måneder fram i tid.
     
  • Avslutning av enkeltbrukertilgang bestilles i eget skjema.

5. Ansvar for vedlikehold av opplysninger

  • Vedlikehold av opplysninger i personellmodulen ligger hos den enkelte avdeling - dette bør gjøres regelmessig. Det gjelder opplysninger som navn, adresse, telefon, utdanning og kompetanse.
     

6. Når en ansatt slutter