Vedlegg 1 - Skanning til Profil - E-arkiv og SvarUt v. 1.0

 

Prosedyre for e-arkiv og SvarUT – Vedlegg 1

 

Hvordan skanner man til Postjournal i Profil

Skanning til sikker sone ved hjelp av styrt utskrift

•         Logg inn med pinkode

•         Velg «Skanning med maler»

•         Velg Default (ligger inne)

•         Legg saksdokument i arkmateren. Standard oppsett for skanning av tekst er; A4,  ensidig, svart/hvitt og 300 dpi

•         Gjør eventuelle endringer i oppsett (f.eks. farge, 2-sidig osv.)

•         Start skanning ved å trykke på grønn knapp

•         Gå til punkt 4 hvis flere saksdokumenter skal skannes

•         Logg av (ev. trykk på knappen med nøkkelsymbol)

•         Dokumentene vil være tilgjengelig for import til fagsystemet fra

•         Underkatalogen Skann_Mappe i ditt hjemmeområde (H) innen et par minutter. Dokumentene slettes automatisk etter 3 dager

•         Dokumentene vil få navn på formatet PDF_<dato klokkeslett>, for eksempel:

•         PDF_20110913121001.pdf, så det er lurt å huske rekkefølgen de ble skannet i. De to siste sifrene er en teller for antall sider som er skannet

Hente dokumentet inn i PROFIL:

•        Finn frem bruker – åpne brukerkortet – gå til Postjournal – sett inn ny rad

•        Fyll ut bildet – Velg Type: INN

•        Fyll ut de andre feltene med relevant informasjon

  • Klikk på tekst – Lagre

  • Velg H-området dersom det ikke vises automatisk

 

•        Lagre og OK

•        Husk å ta dokumentet ut av skanneren når du er ferdig

Hvordan skanner man til Pasientjournal?

På skriveren

•        Logg inn med pinkode

•        Velg «Skanning med maler»

•        Velg Default (ligger inne)

•        Legg dokumentet du skal skanne på materen

•        Dersom det er 2-sidig dokument endrer du dette nede i vinduet på skriveren (den står automatisk på 1-sidig)

•        Trykk på grønn knapp/start

 

I pasientjournalen

•        Sett inn en ny rad i plan/rapport under kategori/planområde/tiltak Skannede dokumenter– se avsnitt 3.2

•        Skriv i rapporten hva dokumentet gjelder

•        Velg ja på spørsmål om å lagre

•        Velg nei på spørsmålet om å signere rapporten

•        Trykk på ikonet for generering av vedlegg (gul blyant), du vil nå få opp en dialog som vist i utklippet nedenfor

•        Her får du mulighet til å velge mellom å opprette et Word dokument som tidligere eller innlastning av et innskannet dokument (pdf)

•        Sett markøren i feltet Last skannet dokument og velg Lag vedlegg

•        Sjekk at det i feltet Søk i står Skann_Mappe (du finner den under Data (\\adm.bgo\HOS\Home\din egen brukerident)

  • Velg den filen du vil skanne inn og klikk på Åpne og deretter Lagre

  • På spørsmål om du vil slette dokument, kan du svare ja, da fjernes det fra filområdet
  •  Velg deretter OK dersom dialogboksen under kommer opp

•        Husk å signere rapporten når du er ferdig med å laste inn dokumentet: