Elektronisk meldingsutveksling i pleie- og omsorgssystemet v. 1.12

1. Formål

Sikre at:

  • Elektroniske meldinger i Profil blir lest og fulgt opp i henhold til gjeldende prosedyre
  • Pasienter får riktige tjenester
  • Igangsatt behandling følges opp

2. Bruksområde

Prosedyren benyttes ved elektroniske meldingsutveksling til og fra pleie- og omsorgssystemet i Bergen kommune.

Noen av tjenestene håndterer elektroniske meldinger fortløpende, mens andre kun håndterer dem hverdager mellom 08:00-15:00.

Meldinger fra og til fastlege behandles på samme måte som PLO-meldinger beskrevet i denne prosedyren. 

Det kan ikke sendes vedlegg ved meldinger til Helse Vest (PLO meldinger), da de foreløpig ikke kan motta slike meldinger.

Vær oppmerksom på at pasienten har innsynsrett i pasientjournalen, dette gjelder også elektroniske meldinger. Alle elektroniske meldinger til og fra spesialisthelsetjenesten er tilgjengelig for pasienten i HelseNorge.

3. Ansvar

Etatsdirektørene

  • Ansvar for utarbeidelse, godkjenning og revidering av prosedyren
  • Ansvar for at prosedyren er kjent i egen enhet

Avdelingsleder

  • Ansvar for at prosedyren gjøres kjent og gjennomføres i henhold til tidsfrister. Alle meldinger skal ferdigbehandles etter at de er besvart og senest innen 7 dager

4. Definisjoner

Forkortelser for etater/avdelinger:

  • Egenbetalingskontoret for sykehjem i Bergen kommune - EBS
  • Etat for barn og familie - EBF
  • Etat for behandlingssentre og sykehjem, inkludert private institusjoner - INST
  • Etat for psykisk helse og rustjenester - PSS
  • Etat for tjenester til utviklingshemmede, inkludert privat drevne enheter - TTU
  • Forvaltningsenhet psykisk helse - FVEPY
  • Forvaltning psykisk syke barn og unge - FVEBU
  • Forvaltning tjenester til utviklingshemmede - FVETTU
  • Habilitering og rehabiliteringstjenesten - FYER
  • Hjemmesykepleien - HSY
  • Kommunal allmenmedisinsk sengepost - KAS
  • Kommunalt palliativt team - KPT
  • Vurderingskontoret - VURK
  • Etat for sosiale tjenester, Rus og Avhengighet - ESTRA

Andre definisjoner:

  • Sentralt meldingsmottak - Ansattservice - e-helse
  • Utfører - de som yter helse og omsorgstjenester til pasient/bruker
  • Etat for helsetjenester - Kreftkoordinator, Frisklivssentralen
  • Helsenorge - portalen som brukes for innbyggerdialog (meldingsutveksling) mellom innbygger/pårørende og de kommunale tjenestene
  • Ledsagerbevis - LEDB
  • Trygghetsalarm - TRA
  • Velferdsteknologi -VFT 
  • Serviceoppdrag - SOP

5. Avvik og uønskede hendelser

Melding om avvik og uønsket hendelse meldes fortløpende i Bergen kommunes kvalitetssystem, BkKvalitet.

6. Handlinger

A. Håndter melding for pasienter innlagt i spesialisthelsetjenesten

 Frist Ansvar

Oppfølging etter kl. 15:00 mandag – fredag og helg/helligdager av alle meldinger (se punkt C for saksbehandler på KAS sitt ansvarsområde Saksbehandle meldinger lørdag, søndag og helligdager i tidsrommet 08.00-15.00)

    

     1. Pleie- og omsorg kan nå sende innleggelsesrapport som første melding til sykehuset innen 24. timer             før innleggelse. Se Veileder for å bruke mal til innleggelsesrapport i Profil

     2. Fordel meldinger fra "innboks" til eget arbeidssted (prioriter det som haster)

     3. Følg opp meldinger som anvist: 

  1. Fordel melding med behandlingsstatus "fordelt til ansvarlig" til korrekt mottaker. Benytt initialer listen under:
  • Sone sør/vest: FVESØ
  • Sone Nord/sentrum: FVENO
  • Barn og Familie: FVEBU
  • Tjenester til utviklingshemmede FVETTU
  • Psykisk helse: FVEPY
  • Sosialtjenesten HOL og Sosiale botjenester: ESTRA
  1. Benytt merknadsfelt aktivt til intern kommunikasjon om hva som er utført

 

Følg opp melding ved vaktens begynnelse, midt og slutt.

Meldingsbehandling skal være påbegynt innen vaktens slutt		 Ansvarsvakt

Oppfølging virkedager mandag – fredag, 08:00 – 15:00

    

Eksisterende pasienter

  1. Fordel meldinger fra «Innboks» til «Gruppens ubeh. meld.»
  2. Fordel melding etter liste 

Unntak: Sykehjem og bosenter skal følge opp all elektronisk kommunikasjon med helseforetak vedrørende pasienter med langtidsopphold.

 Fortløpende E-helse

Nye pasienter

  1. Kontakt aktuell tjeneste per telefon eller e-post, unntak er de tjenester der det ikke er gjort interne avtaler.
  2. Informer om ny pasient 
 Fortløpende

E-helse
  1. Opprett ny pasient i Profil (Ikke tilgjengelig)
 Fortløpende

VURK/ FVEPY/ FVETTU/FVEBU
/ESTRA
  1. Følg opp melding i "Gruppens ubeh. meld."
  2. Søk etter meldinger som er fordelt til initialer på egen tjeneste
  3. Endre status på meldinger som du selv følger opp til: "under oppfølging"
  4. Informer andre tjenesteytere i hht. liste
  • Innsatsteam:  disse viderefordeles til INNST
  • Hukommelsesteamet: disse viderefordeles til HUKT
  • Koordinerende enhet: disse viderefordeles til KOOR
  • Hverdagsrehabilitering: disse viderefordeles til HVRVE (sør-vest) eller HVRNO (nord-sentrum)

        Meldinger til de ulike teamene fordeles i henhold til tjenesteadressering og viderefordeles manuelt.

     5. Endre status til "ferdigbehandlet" når du har fulgt opp meldingen

     6. Følg opp sendte meldinger som feiler, eller mangler kvittering, i henhold til veileder 

Fortløpende kontroll og oppfølging i henhold til avtalte tidsfrister. 

Minimum x 3 per vakt. 

 Utfører

A1. Håndter "Melding om innlagt" pasient

 Frist Ansvar
  1. Legg alle aktive tjenester i "midlertidig opphør" 
  • Unntak: BOLIG, TRA, VFT, SOP, LEDB, SHL, BPA, OSP
  1. Send "innleggelsesrapport" for å besvare melding

Innen 1 døgn

 Utfører/ VURK/ FVEPY/ FVETTU/ FVEBU/ESTRA

A2. Send "Innleggelsesrapport"

 Frist Ansvar
  1. Benytt Veileder for å bruke mal til innleggelsesrapport i Profil
  2. Kontroller at opplysninger i innleggelsesrapporten er korrekt, bruk «vis melding»
  3. Fjern hake på eksisterende legemidler dersom
  • pasient legges inn fra sykehjem som bruker GBD
  • pasient ikke mottar hjelp til legemiddelhåndtering 
  1. Vurder om andre opplysninger skal hakes bort
  2. Send innleggelsesrapport
  3. Vurder behov for å be annen tjenesteyter om å sende supplerende opplysninger i "Forespørsel". Se punkt A4.
 Innen 1 døgn

Dersom pasienten har aktive tjenester: Utfører

Dersom pasienten ikke har aktive tjenester: VURK/FVEPY/ FVETTU/FVEBU/
ESTRA

A3. Håndter "Melding om helseopplysninger"

 Frist Ansvar
  1. Vurder hvordan meldingen skal håndteres: 
  • Tidligmelding: til orientering
  • Endring av tidligmelding. til orientering
  • Søknad eller annen informasjon: til behandling
 Innen 1 døgn

VURK/ FVEPY/ FVETTU/INST/
ESTRA

A4. Håndter "Forespørsel" eller "Svar på forespørsel"

 Frist Ansvar

Eksisterende pasient: 

  1. Omfordel meldingen etter liste dersom utførende tjeneste kan besvare
 Fortløpende og etter innhold

Utfører

VURK/ FVEPY/ FVETTU/ FVEBU/
ESTRA
  1. Vurder behov for mer informasjon
  2. Send melding «forespørsel» eller "svar på forespørsel" til sykehuset dersom det er behov for mer informasjon 
 Fortløpende og etter innhold

Utfører

VURK/ FVEPY/ FVETTU/ FVEBU

Ny pasient eller ny tjeneste/endring av tjeneste

  1. Vurder behov for mer informasjon
  2. Send "forespørsel" eller "svar på forespørsel" til sykehuset dersom det er behov for mer informasjon 
 Fortløpende og etter innhold

Utfører

VURK/ FVEPY/ FVETTU/ FVEBU/
ESTRA

A5. Håndter "Melding om utskrivningsklar pasient"

 Frist Ansvar
  1. Besvar melding ved å sende "Forespørsel" - type "Status/plan for utskriving" med informasjon om hvorvidt og når pasienten kan tas imot av kommunen

Somatikk: snarest og innen 2 timer

Psykiatri: innen neste virkedag

VURK/ FVEPY/ FVETTU/INST/
ESTRA

A6. Håndter "Utskrivningsrapport"

 Frist Ansvar
  1. Følg opp innholdet i mottatt rapport
  2. Oppdater pasientjournal ved behov
 Leses og følges opp snarest, og innen vaktens slutt Utfører

A7. Motta "Melding om utskrevet pasient"

 Frist Ansvar
  1. Ferdigbehandle meldingen ved å endre behandlingsstatus til "ferdig behandlet"
 Snarest og innen vaktens slutt Utfører

A8. Håndter "Epikrise"

 Frist Ansvar

Dersom pasienten ikke har aktive tjenester

  1. Ferdigbehandle meldingen ved å endre behandlingsstatus til "ferdig behandlet"
 Snarest og innen vaktens slutt

Utfører

VURK/FVEPY/ FVETTU/FVEBU/
ESTRA

B. Håndter "Poliklinisk notat" for pasienter som ikke innlagt på sengepost (poliklinikk, dagkirurgi ol.)

 Frist Ansvar
  1. Følg opp innhold i mottatt notat. Meldingen er en kopi av poliklinisk notat som sendes fastlegen.
  2. Oppdater pasientjournalen ved behov 
 Snarest og innen vaktens slutt Utfører

C. Håndter "Dialogmelding" for pasienter som ikke er innlagt på sykehuset

 Frist Ansvar

Vi kan sende og motta meldinger med polikliniske avdelinger på Haukeland når pasientens problem er kjent for helseforetaket fra før, eller pasienten er i et pågående utrednings-/behandlingsforløp for aktuell tilstand. 

Dialogmeldingen skal inneholde kortfattet og avgrenset informasjon, og skal kunne erstatte telefoner. Den erstatter ikke henvisninger, epikriser og polikliniske notater.

Forventet svartid fra sykehuset: 3-5 virkedager.

Sende meldinger:

  1. Benytt meldingstypen "Forespørsel"
  2. Velg mottaker ved å skrive tallene til aktuell avdeling, trykk enter og deretter velg. Kontroller at rett avdeling vises i mottakerfeltet.
  3. Angi hvem du er og hvor du arbeider
  4. Oppgi referanse til henvisning/epikrise eller dato for pasientkontakt, hvis aktuelt
  5. Skriv kort og tydelig problemstilling med et språk som også pasienten forstår. Unngå forkortelser
  6. Kun ren tekst kan benyttes i meldingene, vedlegg kan ikke sendes til sykehuset

Mottak av meldinger:

  1. Følg opp innhold i mottatt melding
  2. Oppdater pasientjournalen ved behov
  3. Besvar melding ved å sende "Svar på forespørsel"

Mer informasjon finnes her.

 Fortløpende

Utfører

D. Saksbehandle meldinger lørdag, søndag og helligdager, i tidsrommet 08:00 - 15:00

 Frist Ansvar
 
  1. Sjekk om det ligger meldinger på FVENO og FVESØ som er fordelt i overlapp av vaktskiftet dagen før helg eller helligdag
  2. Søk i «innboks» etter melding om innlagt pasient.
  3. Besvar med Innleggelsesrapport for pasienter som ikke har aktive tjenester fra HSY, TTU, PSS, eller på pasienter som er innlagt på institusjon/bosentre. 
  4. Søk i innboks etter melding om utskrivningsklar pasient
  5. Svar med dialogmelding for pasient som ikke har HSY, PBP, VPL, PSS, eller pasient med økt hjelpebehov
  • be om helseopplysninger
  • avklar hjelpebehov
  1. Registrer ny pasient i Profil dersom konklusjonen er at pasienten har behov for plass på KAS innhent opplysninger om hvorvidt det er ledig plass på KAS
  2. Tilby pasienten opphold på KAS dersom pasient har behov for ny eller økt tjeneste, og utfører ikke kan ta imot pasienten i helg/helligdag
  3. Svar på melding om utskrivningsklar pasient med tilbud om plass på KAS eller informer om at det ikke er ledige senger på KAS
  4. Legg inn tjenestekode SMA (Kommunal mottaksavdeling)
  5. Opprett detaljrad 
  6. Dokumenter i plan/rapport
  7. Fordel meldingen til det enkelte vurderingskontor:
  • Barn og Familie: FVEBU
  • Psykisk helse: FVEPY
  • Sone sør/vest: FVESØ
  • Sone Nord/sentrum: FVENO
  • Tjenester til utviklingshemmede: FVETTU
  • Sosialtjenesten: ESTRA

Fortløpende, senest innen 2 timer

Meldingsansvarlig ved KAS
  1. Ferdigbehandle meldinger som er fordelt fra saksbehandler KAS på helg/helligdag
 Fortløpende VURK

E. Utveksle meldinger mellom KAS og VURK/FVEPY/FVETTU/ESTRA og utfører 

 Frist Ansvar
  1. Send "Helsefaglig dialog" fra CGM 
  2. Følgende emner vil bli benyttet. (Innlagt pasient, utskrivningsklar pasient, avmelding om utskrivningsklar pasient og utskrevet pasient)
 Fortløpende KAS 

      3. Besvar henvendelse ved å opprette «Forespørsel» som svar på innkommen melding. Velg type                      "annen henvendelse" Start svaret med å beskriv hvilken melding som besvares. Eks "Svar på                           utskrivingsklar pasient"

       4. "Innleggelsesrapport" kan benyttes i stedet for forespørsel ved melding om innlagt pasient.

       5.  Ferdigbehandle meldingen ("Helsefaglig dialog")

 Innen 1 døgn

Utfører

VURK/FVEPY/ FVETTU/ESTRA 

       6. Besvar forespørsel med å opprette ny "Helsefaglig dialog" ved behov for mer informasjon om                         pasienten 

 Innen 1 døgn

KAS

        7.  Send bekreftelse på om og når pasienten kan tas imot av tjenesten ved å opprette "Forespørsel":

  • dersom tjenesten ikke kan ta i mot pasienten umiddelbart, varsler VURK/FVEPY/FVETTU når dette er på plass. 
 Snarest

Utfører

VURK/ FVEPY/ FVETTU/ESTRA

        8.  Ferdigbehandle meldingen ved å endre behandlingsstatus til "ferdig behandlet"

 7 dager Utfører

F. Send meldinger til NAV vedrørende trekk i trygd ved institusjonsopphold

 Frist Ansvar
  1. Send melding "Vederlagstrekk til NAV", type "nytt trekk"  til NAV
  • velg type melding "nytt trekk" ved første gangs innleggelse
  1. Motta "applikasjonskvittering" fra NAV
  • ved manglende kvittering meldes dette som avvik i BkKvalitet
 Fortløpende EBS
  1. Opprett nytt vederlag
 Den første i påfølgende måned etter at betalingen skal begynne EBS
  1. Send melding "Vederlagstrekk til NAV", type "endring trekk" til NAV ved nye vederlag eller endring i vederlag
  2. Send melding "Vederlagstrekk til NAV", type "stopp trekk" til NAV når beboer ikke lengre har institusjonsopphold
 snarest EBS

G. Gjennomfør meldingsutveksling når Profil ikke er tilgjengelig

 Frist Ansvar
  1. Benytt telefon som informasjonskanal
  2. Ettersend elektronisk melding, når Profil igjen er tilgjengelig
 Fortløpende

Alle