Retningslinjer for superbrukere i Profil og GBD v. 1.0

 

Superbrukere i Profil og GBD

Superbrukere i Profil og GBD - retningslinje

 

Hensikt

Retningslinjen skal informere superbrukere og deres ledere om hva som forventes i forhold kvalifikasjoner og oppgaver.

 

Fordeling av superbrukere:

Det skal være én superbruker pr resultatenhet for hvert av tjenesteområdene:

Hjemmesykepleie: 10 superbrukere

Botjenester: 12 superbrukere

Hab-/rehab: 8 superbrukere

Forvaltningsenhetene: 8 superbrukere

Avd Psykisk helse: 8 superbrukere

Sykehjem: 22 superbrukere

Sykehjem private: 18 superbrukere

Botjenester private: 5 superbrukere

 

Andre private enheter (hjemmesykepleie, bofellesskap) må ha ressurspersoner som forholder seg til superbruker i aktuelt tjenesteområde.

 

Ressurspersoner:

Hver gruppe og avdeling skal ha et tilstrekkelig antall ressurspersoner som har et spesielt ansvar for å følge opp ansatte i bruk av Profil og GBD lokalt. Ressurspersonene skal ha ansvar for intern opplæring og hjelp til Profil og GBD på arbeidsstedet, samt videreformidle relevant informasjon fra superbruker. Superbrukerne vil altså fungere som en koordinator for ressurspersonene.

 

Kvalifikasjoner

  • Generell IKT kunnskap: bruke skjerm, mus, tastatur, kjennskap til Office, pålogging på sikker/intern sone, bruk av internett og intranett, lagring av ulike typer dokumenter
  • Ha gode kunnskaper om Profil/GBD:
    • generell kunnskap som pålogging til programmet, søkefunksjoner,

brukerlister/institusjonslister, registrere brukere/brukerdetaljer, føring i plan/rapport

    • spesiell kunnskap innen eget arbeidsområde/tjenesteområde

 

Oppgaver

Generelt

  • Gi hjelp og veiledning i Profil/GBD på egen arbeidsplass
  • Gi hjelp og veiledning i Profil/GBD på andre arbeidsplasser
  • Sikre gode rutiner i bruk av Profil/GBD i henhold til retningslinjer
  • Bidra til god kvalitet på dokumentasjon
  • Ha kjennskap til eksisterende rutiner og retningslinjer for dokumentasjon og bruk av Profil/GBD

•         Å spre relevant informasjon til ressurspersoner

•         Å drive lokal opplæring/legge til rette for lokal opplæring

•         Å stille på superbrukermøter (eller sende stedfortreder om de selv ikke kan stille)

•         Å formidle tilbakemeldinger fra ressurspersoner og evt andre ansatte

•         Å sørge for at e-post blir videresendt automatisk til stedfortreder dersom de er fraværende

•         Å holde outlook kalender oppdatert

•         Bestille tilganger til enkeltbrukere

 

Veiledning

  • i forbindelse med passord (på intern/sone) – vite hvor den ansatte skal henvende seg dersom de har mistet passord. Forklare forskjell på intern/sikker sone og Profil/GBD
  • i pålogging
  • i valg av begrunnelse
  • ved behov for å endre skjermoppløsning
  • i å bruke Allmenningen og elektroniske brukerveiledninger

 

Undervisning/opplæring

Superbrukere har ansvar for å gjennomføre undervisning/opplæring på lokalt nivå. Kursmateriale vil til enhver tid ligge oppdatert på Allmenningen. IKT-Helse kan være behjelpelig med å tilrettelegge for og være tilstede i undervisning.

 

Møter

  • info fra sentral brukerstøtte og systemkoordinator
  • gjennomgang av nye versjoner
  • tilbakemeldinger fra superbrukerne
  • problemløsning
  • fremlegging av case
  • gjennomgang av relevante rutiner/retningslinjer
  • behov for opplæring
  • idédrøfting

 

Det vil være 1-2 fellesmøter i året og det vil i tillegg være 3-4 møter pr år for hvert av tjenesteområdene. Systemkoordinator har ansvar for å arrangere og innkalle til disse. Det er møteplikt så langt det er mulig, dersom man ikke kan møte, er det viktig å melde fra og helst sende en stedfortreder.

 

Brukerstøtte

Når superbrukere trenger hjelp og/eller opplæring, skal de ta kontakt med IKT-Helse på tlf 55 56 58 00

 

Registrering som superbruker

  • Enhetsleder sender en henvendelse til systemkoordinator pr epost. Registrering av superbruker skal skje i samråd med resultatenhetsleder. Dersom det ikke er spesielle grunner til det (f eks svangerskapspermisjon eller at man slutter i jobben), skal det ikke byttes superbruker oftere enn en gang pr år. Bytte av superbruker skjer pr 1. januar. Nye superbrukere vil bli kalt inn til opplæring i løpet av januar måned.

 

Forutsetninger

  • For at superbrukere skal få anledning til å fylle sin rolle, må disse gis tid og rom til å fungere som superbrukere, med de oppgaver og ansvar det innebærer.
  • Superbrukere skal bruke e-post til å motta informasjon
  • Superbrukere skal holde seg oppdatert via hjemmesiden til Profil
  • Superbrukere skal prioritere superbrukermøter og opplæringskurs

 

 

Systemkoordinator og IKT-Helse forplikter seg til:

  • å spre informasjon som er relevant, som nye versjoner, endringer, feil, oppdateringer, endring i rutiner
  • å avholde møter med superbrukerne, fellesmøter og tjenestevise møter
  • å gi brukerstøtte til superbrukerne primært
  • å ta i mot innspill og forslag og vurdere disse
  • å holde hjemmeside, kursdokumentasjon og all øvrig dokumentasjon oppdatert til enhver tid
  • å gi opplæring til superbrukerne, både spesielle og generelle tema
  • dersom IKT-Helse mottar forespørsler om opplæring til andre grupper enn superbrukere, vil det innebære følgende forutsetninger:
    • superbruker skal være tilstede og aktivt delta i undervisningen
    • det skal være minimum 5 deltakere og det vil være plikt til å møte opp, jfr ordinære regler for kurs (se BK-læring)