Prosedyre for e-arkiv og SvarUT – Vedlegg 2
Saksbehandling og godkjenning av vedtak i Profil
Når saksbehandlere trenger leders godkjenning av vedtak, kan dette gjøres på følgende måte:
- Saksbehandler oppretter og utfører saksbehandling i henhold til Arbeidsprosesser – tildeling av pleie og omsorgstjenester
- Saksbehandler bruker feltet vedtakstekst i saken. Dette benyttes som tilbakemelding, for eksempel hvorfor er hjelp innvilget, og om hverdagsrehabilitering/velferdsteknologi vurdert
- Dersom det skal sendes kopi av vedtaket til noen andre enn bruker, for eksempel pårørende eller fastlege, må dette skrives manuelt inn i vedtaket («kopi til…»)
- IPLOS variabler: informasjonsbrosjyren ligger i alle vedtaksmalene, men variabellisten til den enkelte bruker, må kopieres og limes inn manuelt. Velg IPLOS – Variabelliste
- Velg utklippsverktøy
Lim inn i vedtaket
- Når saken er klar for gjennomgang hos leder må saksbehandler gjøre følgende:
o Endre saksbehandler til leders initialer i saken.
o Sett saken Under behandling for at den skal komme fram på restanselisten. Vær obs på at en sak ikke kommer på restanselisten før dagen etter den er lagt inn
o Ferdigstill søknad og tilhørende dokumenter i postjournal(inklusiv saksutredning)
o Legg inn tjenestetype (ved innvilget sak)
o Ved avslag: skriv i merknadsfeltet: Avslag, IPLOS tjenestetype
- Leder henter ut restanseliste på sine initialer og sjekker på listen hvilke løpenumre som har vedtak klare for gjennomgang. Restanseliste hentes ut under Rapporter – Post/Sak/Henvendelser - Saker
- Leder åpner de aktuelle vedtakene og dersom alt er ok:
o Registrer saken som Innvilget eller avslått
o Endre tilbake til saksbehandlers initialer
o Ved avslag: legg inn IPLOS tjenestetype
o Ferdigstille vedtaket.
- Når dokumentet ferdigstilles, går det direkte til Svar-ut dersom mottakers personnummer/fødselsnummer er gyldig.
- Dersom det skal gjøres endringer i vedtaket:
o Leder skriver endringene/merknadene inn i dokumentet ved hjelp av funksjonen Spor endringer eller redigerer teksten og lagrer
o Endrer initialer på saksbehandler inne i saksbildet:
o Leder varsler saksbehandler ved hjelp av huskelapp
- Saksbehandler henter ut huskelapp ved hjelp av varsel nederst i høyre hjørne i påloggingsbildet og velger Åpne huskelapper (dine):
• Saksbehandler sender på nytt vedtaket til leder ved hjelp av restanselisten (se over)
- Leder åpner de aktuelle vedtakene og dersom alt er ok
o Registrer saken som Innvilget eller avslått
o Endre tilbake til saksbehandlers initialer
o Ved avslag: legg inn IPLOS tjenestetype
o Ferdigstille vedtaket.
- Når dokumentet ferdigstilles, går det direkte til Svar-ut dersom mottakers personnummer/fødselsnummer er gyldig.
- Dersom fagrådgiver skal skrive under på vedtaket i stedet for leder, må dette endres i dokumentet manuelt:
Korttidsopphold: Søknad med tilleggsdokumentasjon og vedtak ferdigstilles. Når vedtaket skal fornyes, opprettes det nytt utgående dokument på samme saksnr. Saksbildet skal ikke ferdigstilles.