Utskrift fra pasientjournal v. 1.1

1. Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at forespørsler om utskrift fra pasientjournal blir behandlet i tråd med lov- og forskrift.

2. Bruksområde

Prosedyren benyttes i tilfeller der kommunen mottar forespørsel om utskrift fra pasientjournal fra henholdsvis Stella, GBD eller Profil. 

3. Ansvar

Etatsdirektørene

  • Ansvar for utarbeidelse, godkjenning og revidering av prosedyren
  • Ansvar for at prosedyren er kjent i egen enhet

Enhetsleder/Avdelingsleder

  • Ansvar for at prosedyren gjøres kjent, delegerer ansvaret og gjennomføres

4. Avvik og uønskede hendelser

Melding om avvik og uønsket hendelse meldes fortløpende i Bergen kommunes kvalitetssystem, BkKvalitet.

5. Handlinger

A. Motta henvendelse om utskrift fra pasientjournal

 Ansvar

  1. Dokumenter henvendelsen i Bk360

  2. Opprett ny sak

  3. Dokumenter hvordan inngående henvendelse er mottatt  (telefon, mail, notat eller annet)
 Leder eller den som er delegert ansvaret

B. Vurder om forespørselen skal innvilges

 Ansvar

  1. Kontroller om den som har gjort henvendelsen har rett på tilgang til etterspurte opplysninger. Se Hvem kan be om innsyn i journal? (Ikke tilgjengelig)

  2. Avslå krav om opplysninger som beskrevet under punkt C. eller innvilg forespørsel som beskrevet fra punkt D. 

 Leder eller den som er delegert ansvaret

C. Avslag på forespørsel 

 Ansvar

  1. Opprett svar på inngående henvendelse i Bk360 

  2. Skriv begrunnet avslag dersom den som har gjort henvendelsen ikke har rett på opplysninger 

  3. Avslutt saken i Bk360

 Leder eller den som er delegert ansvaret

D. Innhent relevante opplysninger fra ulike fag- og journalsystem 

 Ansvar

  1. Innhent opplysninger fra fag- og journalsystem som man selv har tilgang til:

  1. Kartlegg om det kan finnes pasientjournal i andre fag- og journalsystem:
  • Profil (Journalsystem brukt i Pleie- og omsorg etter 1999)
  • GBD (System for beslutningsstøtte brukt i enkelte somatiske sykehjem fra 2009, i alle somatiske sykehjem etter 2016)
  • Stella (Journalsystem brukt i Pleie- og omsorg fra 1990 til og med 2003)
  1. Innhent opplysninger fra fag- og journalsystem:

Profil 

  1. Bestill enkeltbrukertilgang ved å benytte bestilllingsskjema i BkService eller
  2. Bestill utskrift fra aktuell pasientjournal ved å benytte bestilllingsskjema i BkService. Kontakt E-helse Ansattservice per telefon dersom man ikke har tilgang til aktuelt løpenummer i Profil. 

GBD

  1. Benytt funksjonen under hovedmeny "person", "finn person (spesialtilgang)"
  2. Begrunn behov for tilgang med å anføre  "Forespørsel om utskrift av pasientjournal"
  3. Gjør oppslag i aktuell pasientjournal

Stella

  1. Bestill tilgang til aktuell pasientjournal ved å benytte henvendelseskjema "ny henvendelse" i BkService.
 Leder eller den som er delegert ansvaret

E. Kvalitetssikre opplysninger som skal utleveres

 Ansvar

  1. Gjennomgå innhentede opplysninger fra ulike fag- og journalsystem

  2. Vurder hvilke opplysninger som kan gis til den som har gjort forespørselen

 Leder eller den som er delegert ansvaret

F. Innvilg forespørsel om utskrift fra pasientjournal

 Ansvar

  1. Besvar henvendelsen i Bk360 ved å opprette nytt utgående dokument i samme sak. Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet, og om deler av dokumentet skal sladdes.

  2. Utlever pasientjournal etter avtale

  3. Avslutt saken i Bk360 

 Leder eller den som er delegert ansvaret