BK - Veileder om samfunnsansvar i anskaffelsene
Bergen kommunes anskaffelser skal bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling for mennesker, dyr, klima og miljø. Dette er forankret i mål 3 i Anskaffelsesstrategi 2022-2025 Ivaretakelse av samfunnshensyn er også villet politikk fra Regjeringens og stortingets side, og gjenspeiles i lov om offentlige anskaffelser §§ 5, 6 og 7 og en rekke tilhørende forskrifter.
Ansvarsfordeling for samfunnsansvar i anskaffelsene finner du her. Etater som tidligere hadde kontrollansvar for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår, har ikke dette etter 1. januar 2020.
DFØs temaside om Berekraftige offentlege anskaffingar
Innhold
1 Etisk standard for Bergen kommune
2.1 Juridisk, politisk og administrativt grunnlag
2.2 Når skal miljøkrav stilles?
2.3 Hvordan skal krav stilles?
2.4 Hvor finner jeg standard kontraktkrav?
2.6 Hvordan skal miljøkrav følges opp?
2.6.3 Miljøledelse og miljømerkede tjenester
2.7 Manglende oppfyllelse av kontraktsbestemmelsene
3.2 Kontrakter som er omfattet
3.3 Hvor finner jeg standard kontraktskrav?
3.4 Egenrapportering eller ikke?
3.5 Om behandling av personopplysninger
3.6 Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår
3.6.1 Hvilke kontrakter prioriteres?
3.6.2 Hvordan gjennomføres en kontroll?
3.8 Mistenkes brudd eller får du tilsendt et varsel eller en mistanke?
4 Seriøsitetskrav i byggebransjen
5.1 Hva er utvidet skatteattest?
5.2 Hva gir utvidet skatteattest informasjon om?
5.4 Hvordan bruke utvidet skatteattest?
5.5 Utvidet skatteattest kan også innhentes i kontraktsperioden
6.1 Juridisk, politisk og administrativt grunnlag
6.2 Når skal lærlingeklausul benyttes?
6.3 Hvordan skal kravet stilles?
6.4 Hvor finner jeg standard kontraktskrav?
6.5 Hva gjøres om kravet ikke skal stilles?
6.6 Hvordan skal kontraktskravet følges opp?
6.7 Manglende oppfyllelse av kontraktsbestemmelsene
6.8 Bortfall av vilkår om bruk av lærlinger
7 Grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden
7.1 Hvem gjelder rutinene for?
7.3 Planleggingsfasen - skal det stilles krav?
7.4 Hvordan skal det stilles krav?
7.5 Hvordan skal kontrakten følges opp?
7.6 Hvilke kontrakter skal prioriteres for særlig oppfølging?
7.7 Sanksjoner - hva skjer ved kontraktsbrudd?
7.9 Nasjonalt og internasjonalt samarbeid
7.10 Tilgrensende normer og vedtak
8.2 Hva er en reservert kontrakt og når skal det benyttes?
8.2.2 Når skal reservert kontrakt benyttes:
8.3.2 Når skal det stilles krav om arbeidsinkludering
8.4 Hvor finner jeg standardkrav- og kriterier?
8.5 Dokumentasjonskrav ved tilbudsinnlevering og kontraktsinngåelse
8.7 Manglende oppfyllelse av kriterier og krav
8.8 Hvordan kontakte arbeidsmarkedsbedrifter eller NAV?
1 Etisk standard for Bergen kommune
Etisk standard for Bergen kommune ble vedtatt av bystyret 28.01.15. Oppdatert vedtak ble fattet i bystyret 13.03.19.
Som ansatt i Bergen kommune skal vi opptre skikkelig i all vår virksomhet. Vi forvalter samfunnets felles midler, og det er derfor høye krav til den etiske holdningen hver enkelt viser i arbeidet for kommunen.
Alle som er ansatt, utfører arbeid eller verv for Bergen kommune, må være bevisst på at de påvirker innbyggernes tillit og holdning til kommunen.
Når det gjelder offentlige anskaffelser er det særlig viktig å sette seg inn i følgende punkter i Etisk standard:
- 8. Kontakt med tidligere kolleger
- 9. Habilitet og interessekonflikter
- 10. Forebygging av korrupsjon og økonomiske misligheter
- 11. Fordeler og gaver
Anskaffelser av varer og tjenester er et risikoområde i forbindelse med korrupsjon og økonomiske misligheter. Som ansatt i Bergen kommune forvalter du samfunnets fellesmidler. Du skal derfor vise aktsomhet, forholde deg til de rammeavtaler som er inngått, og følge opp feilleveranser og prisforutsetninger.
Anskaffelser er et område som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Prosedyrene rundt anskaffelser i Bergen kommune er tilrettelagt med henblikk på å følge lov, forskrift og politiske beslutninger, og skal forhindre påvirkningshandel.
Se lenke for nærmere informasjon om Bergen kommunes etikkplakat og Etisk standard.
2 Klima, miljø og dyrevelferd
Bergen kommune skal stille krav til ivaretakelse av klima og miljø i anskaffelsene. Dette er vedtatt i byrådssak 1132/21 og i bystyresak 93/21. Det følger også av lov om offentlige anskaffelser § 5 første og andre ledd.
2.1 Juridisk, politisk og administrativt grunnlag
Lov om offentlige anskaffelser § 5 slår fast at «kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant.»
Det foreligger en rekke politiske vedtak og handlingsplaner for hvordan klima/miljø skal ivaretas i Bergen kommune:
• Grønn strategi – Klimastrategi for Bergen 2022-2030, vedtatt av bystyret 25.01.2023
• Miljø- og klimahensyn ved anskaffelser i Bergen kommune, vedtatt av bystyret 24.03.2021
• Krav til miljø- og klimahensyn ved anskaffelser til Bergen kommune, vedtatt av byrådet 29.04.2021
• Klima- og miljøpolicyen for anskaffelser til Bergen kommune (fulgte som vedlegg til byrådssaken fra 29.04.2021)
• Tropisk trevirke - Byrådssak 1293/08, vedtatt av byrådet 02.07.2008
• Grønn virksomhet. Klima- og miljøplan for Bergen kommunes virksomhet 2023-2030, vedtatt av bystyret 27.09.2023
• Matsvinn i Bergen kommune, vedtatt av bystyret 23.05.2019
• Handlingsplan for bruk og drift av kunstgressbaner, vedtatt av bystyret 25.04.19
2.2 Når skal miljøkrav stilles?
2.2.1 Klima- og miljøpolicy
Alle innkjøpere skal følge den felles Klima- og miljøpolicyen for anskaffelser til Bergen kommune som er utarbeidet. Den inneholder bl.a. forpliktelser knyttet til bruk av miljømerker, miljøledelse, bruk av offentlige kriteriesett bl.a. hos DFØ, og ivaretakelse av dyrevern.
2.2.2 Miljøledelse
Krav om sertifisert miljøledelse bør vurderes benyttet som kvalifikasjonskrav i anskaffelser hvor det står i forhold til ytelsen som leveres. Det er utarbeidet et kvalifikasjonskrav som ligger tilgjengelig i kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell). For å sikre at kravet stilles på riktig måte, må den ordlyden som ligger der benyttes. Denne tar høyde for at tilbydere kan levere alternativ dokumentasjon.
2.2.3 Miljømerker
Bergen kommune skal benytte type 1-miljømerker i anskaffelser hvor det er relevant. Type 1- miljømerker er basert på ISO14024 og har et livssyklusperspektiv. Forslag til krav kan hentes fra Stiftelsen Miljømerkings miljøkravgenerator.
2.2.4 Verdt å huske på
• Det skal stilles krav til transport i de aller fleste kontrakter.
• Det skal stilles krav til emballasje i alle vareanskaffelser, uavhengig av verdi.
• Ved anskaffelser av trevirke skal det stilles krav om forbud mot tropisk tømmer og vernet trevirke.
• Det skal stilles kjemikaliekrav ved anskaffelser av syntetiske fallunderlag.
• For malertjenester skal det stilles krav til miljømerkede produkter og oppsamling av malingsflass.
2.3 Hvordan skal krav stilles?
Hvordan kravene skal stilles, må vurderes konkret i hver enkelt konkurranse, bl.a. i lys av konkurransesituasjonen, markedets modenhet og anskaffelsens karakter og omfang. For mindre anskaffelser hvor det skal stilles klima- og miljøkrav, bør det tilstrebes å anvende standardkrav. Dette vil bidra til å holde transaksjonskostnadene nede og vil også kunne medvirke til at leverandørene tilpasser seg standardkravene som normen for sine ytelser.
Omlegging til mer miljø- og klimavennlig teknologi kan noen ganger være lettere for større bedrifter, enn for mindre bedrifter. Tunge klima- og miljøhensyn i anskaffelser vil derfor kunne innebære en fordel for større leverandører på bekostning av de mindre. Dette står i motstrid til det allmenne målet om å gjøre det lettere for små og mellomstore leverandører å konkurrere om offentlige kontrakter. Denne effekten kan til en viss grad motvirkes gjennom å stille klima- og miljøkrav som kontraktskrav som skal dokumenteres oppfylt først en tid etter inngåelse av kontrakt. Leverandørene vil da ha større sikkerhet for at de vil kunne finansiere de nødvendige investeringene.
2.4 Hvor finner jeg standard kontraktkrav?
[BK MAL] Samfunnsansvarsbilag m fl. og krav
• Bilag x - Krav til emballasje
• Bilag x - Krav til transport av varer og tjenester
Samfunnsansvarskrav til registrering i Mercell Krav [Plukkliste]
• Krav for malertjenester ved rehabilitering av bygg
• Forbud mot tropisk tømmer og vernet trevirke
• Krav til produkt og utførelse - syntetisk fallunderlag
• Krav om miljømerke
• Miljøkrav til kunstgressbaner
Relevante krav finnes i Kriterieveiviseren fra DFØ.
Det kan også være nyttig å sjekke kriteriesett fra svenske Upphandlingsmyndigheten eller Den Ansvarlige Indkøber (Danmark). Europakommisjonen har også kriterier og veiledning for Green Public Procurement. Se også gode eksempler/case studies på Procura+ sine nettsider.
2.5 Satsingsområder
Byrådssaken «Krav til miljø- og klimahensyn ved anskaffelser til Bergen kommune» inneholder særlige tiltak på tre områder:
• Transport
• Bygg- og anlegg
• IKT-utstyr
2.5.1 Transport
2.5.1.1 Anskaffelser av kjøretøy til veitransport
I de tilfeller hvor Forskrift om utslippskrav til kjøretøy ved offentlig anskaffelse til veitransport kommer til anvendelse, skal disse kravene hensyntas, sammen med understående krav. Forskriften gjelder kontrakter for alle anskaffelser av kjøretøy til veitransport. Dette omfatter blant annet kjøp, avbetalingskjøp, leasing og leie av kjøretøy både ved inngåelse eller fornyelse av rammeavtale og ved avrop på eksisterende rammeavtale.
2.5.1.2 Levering av varer og tjenester
Krav til transport av varer og tjenester til Bergen kommune
Når det gjelder transportkrav, så er disse lagt inn i Mercell som obligatoriske krav. Det stilles ulike krav til ulike typer kjøretøy, der mest mulig nullutslippsteknologi er målet: Bilag x - Krav til transport av varer og tjenester.
Under følger en oversikt over hvilke føringer som gjelder for ulike typer kjøretøy etter byrådets vedtak:
1. Mindre kjøretøy
a. Varetransport med kjøretøy med tillatt totalvekt inntil 3,5 tonn (4,25 tonn for el og hydrogen) – N1
b. Persontransport med bil med inntil 8 sitteplasser + fører - M1. Drosjetransport er ikke omfattet her.
|
• Krav om nullutslippskjøretøy (el, hydrogen) eller biogass. |
2. Mellomstore kjøretøy
a. Varetransport med kjøretøy med totalvekt over 3,5/4,25 tonn, men ikke over 12 tonn – N2
b. Persontransport med bil med mere enn 8 sitteplasser + fører, men med totalvekt inntil 5 tonn (minibusser) – M2. Drosjetransport er ikke omfattet her.
|
Fra og med 2025: • Krav om nullutslippskjøretøy (el, hydrogen) eller biogass.
Til og med 2024: • Kjøretøyene må minst tilfredsstille utslippskravene i klasse Euro VI. • DFØs kriterieveiviser skal, så vidt mulig, anvendes ved spesifisering av kriteriet og i den etterfølgende evalueringen. DFØs drivstoffmatrise legges til grunn for vurdering av ulike drivstoff, så langt den passer. • Det skal i hver enkelt konkurranse vurderes hvor strenge krav det er grunnlag for å stille, herunder om det skal stilles krav til drivstoffet eller krav om nullutslippskjøretøy. Slike krav kan eventuelt stilles som kontraktskrav som først skal oppfylles et lite stykke inn i avtaleperioden. |
3. Store kjøretøy
a. Varetransport med kjøretøy med totalvekt over 12 tonn – N3
b. Persontransport med bil med mere enn 8 sitteplasser + fører og med totalvekt over 5 tonn (større busser) - M3.
|
• Kjøretøyene må minst tilfredsstille utslippskravene i klasse Euro VI • DFØs kriterieveiviser skal, så vidt mulig, anvendes ved spesifisering av kriteriet og i den etterfølgende evalueringen. DFØs drivstoffmatrise legges til grunn for vurdering av ulike drivstoff, så langt den passer. • Det skal i hver enkelt konkurranse vurderes hvor strenge krav det er grunnlag for å stille, herunder om det skal stilles krav til drivstoffet eller krav om nullutslippskjøretøy. Slike krav kan eventuelt stilles som kontraktskrav som først skal oppfylles et lite stykke inn i avtaleperioden. |
2.5.2 Bygg og anlegg
Det skal stilles krav om utslippsfrie bygg- og anleggsanskaffelser i alle konkurranser som blir lyst ut fra og med 01.01.2025, i anskaffelser med anslått verdi over terskelverdi i anskaffelsesforskriften § 5-3 (1) b ), p.t. 2,3 MNOK eks. mva.). Kravet vil omfatte selve byggeplassen og i massetransport til og fra bygge- eller anleggsplassen. Bergen kommune sidestiller biogass med hydrogen og strøm som drivstoff. Hvis hydrogen ikke blir tilgjengelig i Bergen i tilstrekkelige mengder innen 2025, kan det ikke utelukkes at det, til en viss grad, må aksepteres bruk av fossilfritt drivstoff, i alle fall for en del av kjøretøyene som skal anvendes til massetransport.
I vurderingen av om en skal bygge om eller rive for å bygge nytt, skal det alltid foreligge et klimagassregnskap for begge alternativene, basert på NS 3720 – Metode for klimagassberegninger i bygninger. Beregningen skal gjøres med et normert livsløp for bygningen på 60 år.
Det må også fokuseres på reduksjon av transportarbeidet til og fra bygge og anleggsplasser, herunder må det tilstrebes best mulig massebalanse i prosjektene, slik at transport av masser fra og/eller til bygge- og anleggsplassen kan begrenses.
I 2030 skal minst 30 % av materialvekten i kommunens byggeprosjekter skal være ombruk, ifølge Grønn virksomhet. Klima- og miljøplan for Bergen kommunes virksomhet 2023-2030. Ombruk av takstein, teglstein, belegningsstein, limtre og andre konstruksjonsmaterialer, samt fastskrudd inventar, kan skje via EBE Ombruksavdelingen. Oversikt over tilgjengelige brukte materialer finnes i ombruksplattformen Loopfront. Se mer informasjon om fremgangsmåte i veilederen Ombruk av materialer og inventar i kommunale prosjekter.
Det skal tilstrebes å benytte mest mulig miljøvennlige byggevarer ved vedlikehold, rehabilitering og oppføring av bygg til kommunen. Vurderingene skal gjøres i et livssyklusperspektiv. Gode kilder til kunnskap på dette området er, bl.a. Svanemerket, EPD (Environmental Product Declaration) og publikasjoner fra Grønn Byggallianse. Der hvor betong utgjør en vesentlig del av bygget, skal det fortrinnsvis anvendes lavutslippsbetong.
2.5.2.1 BREEAM-NOR-sertifisering av kommunens byggeprosjekter
Det skal normalt stilles krav i anskaffelser over EØS-terskelverdien for bygge- og anleggsprosjekter, jf. anskaffelsesforskriften § 5-3 c, p.t. 57,9 MNOK. Terskelen bør knyttes til byggekostnadene ekskl. mva. og ikke til hele prosjektets kostnad.
Alle utbyggingsprosjekter over nevnte terskelverdi skal utføres etter BREEAMNOR-metodikk. Det skal foretas en kategorisering av bygg som skal BREEAM-sertifiseres, der nytte/kost er en del av vurderingen. Følgende føringer gjelder:
• Alle nybygg med kostnadsramme over 250 mill. kroner skal normalt sertifiseres til Excellent.
• For totalrehabiliteringsprosjekter skal skoler og sykehjem normalt sertifiseres til minimum «Very Good».
• Ved mindre rehabiliteringsarbeider enn totalrehabilitering, vil det måtte gjøres en konkret vurdering av kost/nytte av om metodikk eller sertifisering kan eller skal benyttes.
2.5.2.2 BREEAM Infrastructure-sertifisering av kommunens anleggsprosjekter
Verktøyet kan brukes til å fremme bærekraft og kvalitet i alle typer anleggsprosjekter, for eksempel veier, jernbane, broer, landskapsarkitektur og parkanlegg. En sertifisering kan gis for alle eller deler av fasene planlegging, prosjektering og utførelse i et prosjekt.
Bergen kommune bør ta i bruk BREEAM Infrastructure ved utførelse av større anleggsprosjekter. Som for byggeprosjekter, bør det legges til grunn en nedre terskelverdi for anleggskostnadene tilsvarende EØS-terskelverdien for bygge- og anleggsprosjekter. Prosjektets egnethet vil også være en viktig vurdering, i tillegg til vurderingen av om det skal stilles krav om at metodikk skal anvendes, eller om det skal stilles krav om sertifisering. Over tid antas det at det vil være relevant å anvende BREEAM Infrastructure-sertifisering for investeringsprosjekter innen park/grøntanlegg, idrettsanlegg og VA-anlegg.
2.5.3 IKT-utstyr
Når det gjelder IKT-utstyr er dette særlig framhevet i byrådssaken vedtatt i april 2021. Der framgår bl.a. at:
• Vi skal kjøpe produkter med god kvalitet.
• Vi kan gjerne kjøpe brukte produkter.
• Vi skal kjøpe produkter som kan repareres.
• Vi skal kjøpe produkter som har lav klimabelastning i produksjon og bruk.
• Ved kjøp av IKT-utstyr som inngår i DFØs kriterieveiviser (PC-er, skjermer og nettbrett), skal denne veiviseren anvendes.
• Vi skal ha kontroll med produktene når de fases ut av kommunal bruk.
2.6 Hvordan skal miljøkrav følges opp?
2.6.1 Transport
Dersom det er stilt miljøkrav til transport i kontrakten, fremgår dette normalt av eget bilag. Det vil variere fra kontrakt til kontrakt hvilken type kjøretøy som er omfattet av kravene, og hvilke krav som er stilt.
Leverandør har normalt en frist på tre måneder etter kontraktsoppstart på å sende dokumentasjon på at kravet er oppfylt. Dokumentasjonen skal inneholde registreringsnummer, driftstofftype og euroklasse på kjøretøyene.
Mal for innhenting av dokumentasjon finner du her: Skjema for dokumentasjon av transportkrav.
For å kontrollere at oppgitt drivstofftype og euroklasse er korrekt, skal kontraktsforvalter kontrollere de innrapporterte registreringsnumrene i Statens vegvesens kjøretøyregister.
DFØ har laget en oversikt med tips til oppfølging, inkludert formuleringer som kan brukes i brev til leverandører: Kontraktsoppfølging av utslippsfri transport av varer og tjenester.
2.6.2 Emballasje
Dersom det er stilt krav til emballasje i kontrakten, fremgår dette normalt av eget bilag. Her står det at leverandøren skal rapportere sin status knyttet til emballasje ved implementering av kontrakten.
Det er utarbeidet et elektronisk skjema som sendes til leverandør etter kontraktsinngåelse: Egenrapportering om bruk av emballasje.
Det er laget en egen veileder for å hente ut besvarelser på egenrapporteringer fra leverandører.
2.6.3 Miljøledelse og miljømerkede tjenester
Ta en regelmessig/årlig sjekk av gyldighet på sertifikater for miljøledelse eller miljømerket tjeneste.
2.6.4 Miljømerker
Kontraktsforvalter bør regelmessig foreta en sjekk av om det er tatt inn nye produkter på avtalen som ikke er miljømerkede og kan utkonkurrere miljømerkede produkter på grunn av lavere pris. Ved oppstart må katalog gjennomgås og ikke-merkede alternativer fjernes. Senere må katalogen vedlikeholdes.
Det er laget en egen veileder for sjekk av miljømerker og andre merkeordninger.
2.6.5 Andre miljøkrav
Der det er stilt andre miljøkrav må disse følges opp i tråd med krav stilt i kontrakten.
2.7 Manglende oppfyllelse av kontraktsbestemmelsene
Det er angitt i kontraktene hvilke sanksjonsmidler som kan benyttes.
2.7.1 Transport
Utsatt iverksettelse av krav om utslippsfrie kjøretøy kan vurderes i tilfeller der forsinkelsen skyldes forhold leverandøren selv ikke kan påvirke. Dette kan for eksempel gjelde dersom leveranse av kjøretøy er forsinket fra bilimportør. I slike tilfeller må leverandør forklare og dokumentere forsinkelsen overfor oppdragsgiver, og oppdragsgiver må godkjenne utsatt iverksettelse av kravet.
2.7.2 Miljømerker
Dersom det unntaksvis ikke er mulig å få tak i de miljømerkede produktene leverandør forplikter seg til her, skal oppdragsgiver varsles umiddelbart. Dersom det kan godtgjøres og framlegges dokumentasjon på at kravet midlertidig ikke kan oppfylles, for eksempel på grunn av leveransesituasjon, vil oppdragsgiver i en kortere periode kunne godta alternative produkter uten slik merkeordning.
3 Lønns- og arbeidsvilkår
Bergen kommune arbeider for et anstendig arbeidsliv, og skal benytte seriøse leverandører.
I Byrådssak 1402/14 ble oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår vedtatt 06.11.2014. Anskaffelsesloven § 6 og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter har bestemmelser som sier at offentlige oppdragsgivere skal stille krav i relevante kontrakter.
DFØs temaside om arbeidslivskriminalitet og sosial dumping
3.1 Ansvarsfordeling
Fra 1. januar 2020 er det vedtatt en ny ansvarsfordeling for samfunnsansvar i kommunen. Nytt fra 1. januar er at Innkjøp konsern v/Sentral samfunnsansvarsgruppe, er kontrollansvarlig for alle kommunens enheter.
Tidligere var EFU, EBE, EBF, BME, VA og Bergen Vann selvstendig kontrollansvarlige enheter, og skulle følge opp med dokumentasjonsinnhenting og/eller stedlig kontroll for å påse at kravene til lønns- og arbeidsvilkår var overholdt hos leverandørene. Enhetene er fra 01.01.20 ikke lengre ansvarlig for dette, men skal kontakte Innkjøp konsern ved mistanke om brudd eller dersom det kommer tips om uregelmessigheter.
3.2 Kontrakter som er omfattet
Det skal stilles krav om lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter og bygg/anleggskontrakter. Bergen kommunes standardbetingelser i Mercell skal benyttes.
I kontrakter med verdi over 2,3 mill eks. mva. skal det også stilles krav om egenrapportering.
I varekontrakter med høy tjenesteandel kan det også være relevant å stille krav, samt i kontrakter under terskelverdi.
Bergen kommune stiller krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale stilles det krav om at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
En allmenngjort tariffavtale er en avtale om lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for alle som utfører arbeid innen det spesifikke området, selv om man som arbeidstaker ikke er omfattet av avtalen.
Oversikt over hvilke avtaler som er allmenngjorte.
3.3 Hvor finner jeg standard kontraktskrav?
Krav til lønns- og arbeidsvilkår inngår i kommunens standardkontrakter. Det finnes også som eget bilag, der standardkontraktene ikke benyttes. Malene finner du i Mercell.
3.4 Egenrapportering eller ikke?
Der HMSREG ikke benyttes, skal det innhentes egenrapporteringsskjema fra leverandør. Dette skal som hovedregel sendes innen 1 måned etter oppstart. Lenke til DFØs egenrapporteringsskjema ligger også i Mercell.
Det er utarbeidet et elektronisk skjema som sendes til leverandør etter kontraktinngåelse:
Kopier lenken, og send til leverandør.
Leverandørens besvarelser for egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår finner du her:
Eldre besvarelser (hvor lenke er sendt til leverandør før 09.01.24) vil ligge her:
Logg deg inn med e-postadresse.
Klikk på «Svar», og deretter klikk på «Vis resultater».
NB: Det vil ligge flere besvarelser her, så du må bla ved å trykke på pilene til venstre (bakover) og høyre (fremover), mens du følger med på om din leverandør dukker opp under «1. Navn på foretaket som rapporterer». Vær oppmerksom på at samme leverandør kan ha flere avtaler, så sjekk om «2. Kontraktsnavn» også er korrekt for din avtale. Når du har funnet din leverandør og riktig besvarelse, klikker du på de tre prikkene til høyre, og deretter «Skriv ut svar», der du velger å lagre dokumentet som PDF. Se her for nærmere beskrivelse av prosessen.
Leverandørens svar på egenrapportering må følges opp umiddelbart for å sikre at leverandør er inneforstått med hvilke krav som følger av kontrakten når det gjelder forpliktelsen til å lønne etter riktig tariff eller til å kontraktsfeste kravene nedover i leverandørkjeden. Er du usikker på hvordan svarene skal tolkes og om det er godt nok, så ta kontakt med Sentral samfunnsansvarsgruppe som kan hjelpe deg videre.
Dersom leverandør ikke leverer skjema, er det et brudd på kontrakten som kan sanksjoneres.
I eldre kontrakter står det at egenrapporteringsskjema skal innhentes årlig. I nyere kontrakter står det at egenrapportering kan innhentes flere ganger i kontraktsperioden.
3.5 Om behandling av personopplysninger
Formålet med behandlingen av personopplysninger er å ivareta en rettslig forpliktelse gjennom kontroll av kravene til lønns- og arbeidsvilkår (jf. anskaffelsesloven § 6).
- personopplysninger innhentet for dette formål skal ikke brukes til annet enn det angitte forholdet
- dokumenter som inneholder personopplysninger skal oppbevares trygt (i BK360 og unntatt offentlighet)
- dokumentene skal slettes på det tidspunkt formålet med innhentingen er oppfylt. Begrunnelsen for sletting bør dokumenteres i kommunens saksarkivsystem.
3.6 Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår
3.6.1 Hvilke kontrakter prioriteres?
Bergen kommune vil prioritere å følge opp enkelte leverandører tettere enn andre, og gjennomføre en kontroll av at kravene til lønns- og arbeidsvilkår faktisk følges i praksis.
Prioriteringene vil gjøres etter en risikovurdering av avtaleporteføljen der leverandører eller bransjer med høy risiko prioriteres foran leverandører eller bransjer med lavere risiko. Særlig prioriterte områder vil føres inn i en årlig Plan for etterkontroll.
Noen indikatorer for risiko for brudd på bestemmelsene om lønns- og arbeidsvilkår:
- Klager på kvaliteten
- Kontaktperson blir hyppig skiftet ut
- Avtalt tidspunkt for utført arbeid endres hyppig
- Firmaet endrer navn, men beholder organisasjonsnummeret
- Firmaet endrer organisasjonsnummer, men beholder navn
- Offentlige myndighetsorganer gir pålegg eller varsel (sjekk E-innsyn)
- Negativ medieoppmerksomhet
- Uoversiktlig leverandørkjede
- Mange utenlandske arbeidstakere
- Utenlandsk firma
- Tidligere avvik
- Lite erfaring med leverandøren/underleverandøren
- Monteringsarbeid (raskt inn, raskt ut)
Dersom risiko er ukjent vil følgende kontrakter prioriteres:
- Høy verdi
- Strategisk viktighet
3.6.2 Hvordan gjennomføres en kontroll?
Kontroll kan gjennomføres som dokumentasjonsgjennomgang eller stedlig kontroll (forhåndsmeldt eller uanmeldt). Kontroll kan både gjennomføres på leverandørs kontoradresse (når en ønsker innsyn i personalsystemer o.l.) eller som kontroll på stedet hvor arbeidet utføres. Hvor og hvordan kontrollen gjennomføres er først og fremst en metodisk vurdering av hva som ønskes undersøkt og hvordan en best kan få belyst saken. Det vil også være viktig å tenke gjennom hvordan informasjonsinnhentingen vil oppleves for arbeidstaker. En metodisk vurdering vil også innebære en vurdering av om prosedyren kan medføre at arbeidstakerne stilles i en vanskelig situasjon ovenfor egen arbeidsgiver.
Ved mange ansatte på en kontrakt kan det tas et utvalg av de ansatte. Det er da viktig at det er Bergen kommune som gjør utvalget, for å sikre at leverandør ikke kun presenterer seg fra sin beste side.
Kontroller gjennomføres av Sentral samfunnsansvarsgruppe, men i samråd og eventuelt i samarbeid med etat/enhet som er ansvarlig for kontrakten.
3.6.3 Oppsummering i rapport
Etter gjennomgang av informasjonen vil eventuelle funn oppsummeres i en rapport. Avhengig av funnene, vil det vurderes om presentasjonen av funnene først skal legges fram for leverandøren i brev eller møte, før rapport oversendes. Leverandør gis anledning til å kommentere og gi tilbakemelding på funnene før rapport ferdigstilles.
3.7 Sanksjoner
Før det tas stilling til om kontrakten bør sies opp, skal andre alternativer vurderes:
- leverandøren skal som hovedregel gis en frist til å rette forholdene
- dersom det er alvorlige forhold eller det er forhold som tar tid å utbedre, kan kommunen be om en plan for forbedringer
Hvilke sanksjoner som kan gjøres gjeldende, framgår av kontraktsbestemmelsene i den enkelte kontrakt.
3.8 Mistenkes brudd eller får du tilsendt et varsel eller en mistanke?
Dersom du mottar et varsel eller en mistanke om brudd, eller dersom du selv mistenker dette, skal du ta kontakt med Sentral samfunnsansvarsgruppe på Innkjøp konsern: Postmottak.Innkjop@bergen.kommune.no.
4 Seriøsitetskrav i byggebransjen
Krav til en seriøs byggebransje (seriøsitetskravene) ble vedtatt i sak 155-17 av bystyret i møte 31. mai 2017. Krav til antall ledd i leverandørkjeden er lagt til i seriøsitetskravene. Disse er innarbeidet i egen mal tilgjengelig i Mercell. Kravene skal som hovedregel følges opp i HMSREG, hvor det vil være enklere å holde styr på underleverandører, antall ledd i leverandørkjeden og den enkelte ansattes fagkompetanse.
Det er utarbeidet egne krav for lønns- og arbeidsvilkår og lærlinger, som benyttes i kombinasjon med seriøsitetskravene for å oppfylle bystyrets vedtak. Krav om utvidet skatteattest er nå tatt inn i seriøsitetskravene.
5 Utvidet skatteattest
Leverandører som får oppdrag av Bergen kommune skal være seriøse næringsdrivende som betaler sine skatter og avgifter.
I konkurranser der det er høy risiko og verdien er over kr. 500 000 eks. mva., skal det kreves utvidet skatteattest. Områdene er:
- bygg- og anlegg
- rengjøring
- bilpleie- og bilverksted
- bemanningsbransjen
- sikkerhetstjenester (f.eks. vektertjenester)
Veilder: Bk - Veileder på hvordan tolke utvidet skatteattest - vurdering av seriøsitet (Ikke tilgjengelig)
5.1 Hva er utvidet skatteattest?
Som et ledd i Bergen kommunes kamp mot sosial dumping og svart arbeid, skal leverandører og underleverandører hente utvidet skatteattest i Altinn og sende denne til Bergen kommune, om de innstilles som vinner i konkurransen. Den utvidede skatteattesten gir informasjon om skatte- og avgiftsmessige uregelmessigheter hos kommunens leverandører og kan gi grunnlag for avvisning.
Utvidet skatteattest for hovedleverandør skal benyttes når verdien av anskaffelsen overstiger 500 000,- eks. mva. Utvidet skatteattest skal også benyttes for underleverandører når deres andel av ytelsene overstiger 500 000,- eks. mva.
5.2 Hva gir utvidet skatteattest informasjon om?
En utvidet skatteattest inneholder opplysninger om følgende hovedområder:
- faktaopplysninger om foretaket, som organisasjonsnummer, selskapsform, eier, styreleder, antall ansatte innmeldt i Aa-registeret og hvilken hovednæring virksomheten tilhører
- om virksomheten er registrert i enhetsregisteret, foretaksregisteret og MVA-registeret
- om selskapet har levert A-melding de siste 6 måneder som grunnlag for arbeidsgiveravgift
- forfalte, ikke betalte restanser av forskuddsskatt, restskatt, skattetrekk, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift
Det er tatt inn i kontraktene en mulighet som gjør at vi også, etter særskilt fullmakt, kan innhente informasjon om det er registrert tidligere konkurser knyttet til daglig leder eller styreleder.
Hvis det avdekkes mangler, undersøker man nærmere alvoret i disse, for eksempel:
- er det store og jevnlige mangler ved betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift?
- er det iverksatt tyngre innfordringer mot selskapet det siste året?
- er det søkt om betalingsutsettelse det siste året?
5.3 Ansvarsfordeling
Det vises til ansvarsfordeling for samfunnsansvar:
BK - Ansvarsfordeling samfunnsansvar i anskaffelsene (Ikke tilgjengelig)
Sentral samfunnsansvarsgruppe skal kontaktes dersom "kan-avvisningsgrunner" er aktuelt å benytte og dersom det er grunnlag for å avvise underleverandører. Dette er viktig for å sikre at vi behandler like tilfeller likt i kommunen og for å sikre forutsigbarhet ovenfor leverandørmarkedet.
5.4 Hvordan bruke utvidet skatteattest?
Når valg av leverandør er gjort skal innkjøper be tilbyder om å laste ned utvidet skatteattest via Altinn og sende denne gjennom Mercell.
Dersom utvidet skatteattest inneholder informasjon som gjør at man ikke vil inngå avtale med valgte leverandør, må vedkommende avvises etter de ordinære avvisningsreglene i regelverket.
Det utarbeides en egen prosedyre for godkjenning av underleverandører i HMSREG. Det vil være hensiktsmessig å se hen til avvisningsreglene også når det gjelder underleverandører, samtidig som en må sikre at vurderingene ikke blir uforholdsmessige.
5.5 Utvidet skatteattest kan også innhentes i kontraktsperioden
Kontraktstekstene inneholder bestemmelser som gjør at oppdragsgiver på forespørsel kan be om ny utvidet skatteattest fra leverandør eller underleverandør.
Hvis det avdekkes brudd på skatte- og avgiftslovgivningen, kan oppdragsgiver kreve retting eller heve avtalen, avhengig av hvor alvorlig forholdet er. Hvis det avdekkes brudd hos underleverandør eller firma man støtter seg på, kan kommunen på samme måte kreve retting eller at leverandør skifter ut sin underleverandør.
5.6 Hvor finner jeg maler?
Kontraktstekster ligger i Mercell [krever bruker] som eget punkt under seriøsitetskravene.
Veileder for tolkning av utvidet skatteattest ligger her.
6 Lærlinger
Bergen kommune skal stille krav om at leverandører i relevante kontrakter er godkjent lærebedrift og har en eller flere lærlinger som arbeider på kontrakten.
Dette følger av § 7 i lov om offentlige anskaffelser og medfølgende forskrift, samt byrådets saksfremlegg og vedtak i sak 1425/14, behandlet i møte 20.11.2014.
6.1 Juridisk, politisk og administrativt grunnlag
• Lov om offentlige anskaffelser § 7
• Forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter, sist endret 01.01.2017
• Bystyrets vedtak i sak 56/09, behandlet i møte 30.03.2009
• Byrådets saksfremlegg og vedtak i sak 1425/14, behandlet i møte 20.11.2014.
• Byrådens vedtak i administrativ sak, datert 03.07.2015
• Bystyrets vedtak om seriøsitetskrav i sak 155-17 i møte 31. mai 2017
• Innkjøp konserns notat til kommunaldirektør, datert 28.08.2017
6.2 Når skal lærlingeklausul benyttes?
Det skal benyttes lærlingeklausul i Bergen kommunes kontrakter om følgende kriterier er oppfylt:
- a) Kontrakten har en varighet på mer enn 3 måneder
- b) Kontrakten har en verdi på 2,3 mill eks. mva. eller mer
- c) Kontrakten er en tjeneste- eller bygg- og anleggskontrakt
- d) Kontrakten gjelder ytelser som skal utføres i Norge
- e) Kontrakten omfatter bruk av fagpersonell innenfor en bransje (et fag)
- f) Kontrakten er egnet for bruk av lærlinger
- g) Det er et klart definert behov for læreplasser i faget
Det er mulig å stille krav om bruk av lærlinger i kontrakter av kortere varighet, lavere verdi og/eller i varekontrakter med vesentlig innslag av tjenesteelementer (altså fravike bokstav a)-c) over), så fremt de andre kriteriene (d)-g)) fortsatt er oppfylt. Det inntrer imidlertid ingen plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i disse tilfellene.
De viktigste vurderingene som gjøres, er knyttet til kontraktens egnethet og hvor det er behov for læreplasser.
f) Er kontrakten egnet for bruk av lærlinger?
Det må være relevante oppgaver for en eller flere lærlinger. Det følger av forskriften at det inntrer en plikt til å stille krav når kontraktens hovedelement omfatter arbeider der det er relevant å benytte arbeidskraft med fag- eller svennebrev. Men det er ingenting i veien for å stille krav også hvis oppgavene som passer for lærlingen ikke er kontraktens hovedoppgave.
Det må foretas en konkret vurdering av om det arbeidet som skal utføres, er egnet som oppgaver i fagopplæringssammenheng. Eksempler på tilfeller hvor kontrakten kanskje ikke er egnet, er der hvor det ikke behøves mer enn en person til å utføre arbeidet eller der hvor arbeidet ikke anses som forsvarlig for en person i opplæring (farlige oppdrag mv). Det er viktig at den som planlegger en konkurranse forespør markedet om hvordan fagopplæringen foregår. En kan ikke utelukke at lærlinger tidvis utfører oppdrag alene og tidvis utfører farlige oppdrag som en del av fagopplæringen.
Det er ikke et krav om at det skal etableres læreplasser direkte som en følge av kontrakten. Kravet er at det skal benyttes lærlinger ved gjennomføring av kontrakten. En leverandør vil kunne benytte samme lærling på flere ulike oppdrag. Dette vil normalt også være en fordel for lærlingen, som på den måten får en bredest mulig erfaring.
Resultatet av vurderingen kan være at arbeidet anses egnet, at det ikke anses egnet eller at det delvis anses egnet. I det sistnevnte tilfellet kan lærlingeklausulen begrenses til å omfatte de egnede delene av oppdraget.
g) Hvor er det et klart definert behov for læreplasser?
Det er Utdanningsdirektoratets statistikk over søkere til læreplass og inngåtte lærekontrakter som skal legges til grunn for vurderingen av hvor det er et klart definert behov for læreplasser.
Det følger av ordlyden i forskriften at det er antall læreplasser innenfor et «utdanningsprogram» som skal legges til grunn. Årsaken til dette er ifølge DFØ at «søkere til læreplass som ikke får oppfylt sitt førstevalg, som regel vil være kvalifisert til lærlingplass innenfor flere av de andre lærefagene innenfor det samme utdanningsprogrammet».
Det er som hovedregel det nasjonale behovet som skal legges til grunn for vurderingen, fordi konkurransen om kontrakten vil være åpen for leverandører fra hele landet (og hele EU). En lærling som eksempelvis ikke får læreplass i Oslo, kan også velge å flytte til Bergen om han/hun får læreplass her.
Videre legger DFØs veiledning opp til at det er et «klart definert behov» når det er en underdekning på læreplasser på mer enn 10 prosent av søkertallet.
I 2022 er det derfor et klart definert behov for læreplasser innen samtlige yrkesfaglige utdanningsprogram. Bergen kommune skal derfor stille krav om lærlinger innenfor alle programområder. Vær oppmerksom på at flere av fagområdene og lærefagene nå har byttet navn, i forbindelse med framleggelse av nye læreplaner. Det er også kommet nye lærefag til.
Se gjerne nærmere på Utdanningsdirektoratets statistikk over andel elever som har mottatt læreplass.
Fagområdene (med prosentvis angivelse av hvor mange av søkerne som har fått læreplass) per desember 2022:
For nærmere informasjon om hva det enkelte fagområde inneholder og de nye fagområdene som er introdusert, kan du se her.
6.3 Hvordan skal kravet stilles?
Lærlingeklausul skal stilles som kontraktskrav. Det er utarbeidet standard kontraktsvilkår for lærlingeklausul i Bergen kommunes kontrakter som skal anvendes. Disse finner du i Mercell. Det er utarbeidet to versjoner i samme dokument der det første gjelder ordinære kontrakter (som skal anvendes), mens det andre gjelder rammeavtaler og DPS’er (som kan anvendes). Når det gjelder rammeavtaler, så vises det for øvrig til DFØs veiledning om temaet. Det kan i slike tilfeller være hensiktsmessig å legge opp til et grunnleggende krav om at bedriften er lærebedrift, og at det ellers defineres i det enkelte avrop om lærling skal benyttes. For å sikre forutberegnelighet for leverandørene bør det tidlig legges føringer for hvilke avrop en vil stille krav til bruk av lærling.
Krav om bruk av lærling skal som hovedregel stilles på «programnivå». Dvs. at det stilles krav om bruk av lærling på utdanningsprogrammet «bygg- og anleggsteknikk» heller enn på lærefaget «murerfag» eller «rørleggerfag», men andre ganger vil det være hensiktsmessig å stille kravet på et konkret lærefag. Det kan være et aktuelt tema å ta opp i dialog med markedet.
Kravet stilles som hovedregel ved at det angis en prosentsats for hvor mange av arbeidede timer på oppdraget som skal utføres av lærlingen. Innenfor bygg- og anlegg skal dette som hovedregel ligge på 10 % (jf. bystyresak 155-17, i møte 31.05.17). Der det er kontinuerlig arbeid for en lærling, kan det være mer hensiktsmessig å stille krav om f.eks. en lærling, heller enn prosent (f.eks. helsefagarbeider i sykehjem, mat- og helse i kantine mv).
Rød tekst i dokumentet kan eller skal redigeres. Det er lagt inn i rød tekst at 10 prosent av arbeidede timer skal utføres av lærling(er). Seriøsitetskravet fra bystyresak 155/17 «Oppfølging av krav til en seriøs byggebransje» som angjelder prosentsatsen for bruk av lærlinger, tolkes slik at det kan gjøres justeringer når det er nødvendig, enten ved at prosentsatsen justeres ned eller opp, ved at kravet stilles på en annen måte – for eksempel at det skal ansettes en lærling - eller ved at kravet bortfaller. Dette er nødvendig for å ivareta forskriftens krav om forholdsmessighet. Det vises til de overstående begrensninger når det gjelder kontraktens varighet og terskelverdier.
Hvis kravet avviker fra hovedregelen om 10 %, skal dette begrunnes skriftlig. Disse tilpasningene vurderes som nødvendig for å kunne gjennomføre bystyrevedtaket i samsvar med forskriftens krav.
Etter en avklaring med Kunnskapsdepartementet kan lærekandidater, praksisbrevkandidater eller kandidater til fagbrev på jobb sidestilles med lærling. Praksiskandidater kan ikke sidestilles med lærling. Se opplæringslovens § 4.1.
6.4 Hvor finner jeg standard kontraktskrav?
Det er utarbeidet standard kontraktskrav som skal benyttes. Disse ligger i Mercell. Dersom det er nødvendig å benytte krav eller kriterier på annen måte enn det som ligger i malene, skal Sentral samfunnsansvarsgruppe kontaktes.
6.5 Hva gjøres om kravet ikke skal stilles?
Det er kun hvis kriteriene i punkt 6.2 a) -g) over ikke kan oppfylles, at det er anledning til å unnlate å stille krav om bruk av lærlinger. Etter forskriften og byrådsvedtaket har vi en plikt til å stille kravene hvis vilkårene for øvrig er oppfylt. Det er derfor viktig at den som gjennomfører anskaffelsen ser etter muligheter for bruk av lærlinger, og ikke ser etter «smutthull» for å unngå å stille krav om bruk av lærlinger.
Hvis konklusjonen er at det ikke kan benyttes lærlingeklausul i kontrakten, så skal dette begrunnes skriftlig i henhold til din avdelingsrutiner for dette (det kan eksempelvis gjøres i en skriftlig anskaffelsesplan e.l.).
Det er ikke nødvendig å begrunne manglende lærlingeklausul om kriteriene a) varighet, b) verdi eller c) kontraktstype ikke er oppfylt.
6.6 Hvordan skal kontraktskravet følges opp?
Det angis i kontrakten hvordan oppdragsgiver og leverandør skal følge opp lærlingekravet og hvilken dokumentasjon som skal fremlegges. Oppdragsgivers oppgaver vil normalt være begrenset til å se til at dokumentasjonen kommer inn og se til at dokumentasjonen er tilfredsstillende.
Bergen kommune skal normalt sjekke oppfyllelsen av kravet ved å se om bedriften er godkjent lærebedrift og har en eller flere lærlinger her. I flere kontrakter er det også tatt inn opplysninger om at lærlingen(e)s navn, kontaktopplysninger og lærekontrakt skal sendes ved oppstart av arbeidene. Der det stilles prosentkrav, kan det være hensiktsmessig å følge opp overholdelsen gjennom årlig statistikk. I HMSREG vil vi etter hvert kunne følge med på prosentsats for bruk av lærlinger til enhver tid.
Etter en risikovurdering eller ved gjennomføring av stikkprøver, kan Sentral samfunnsansvarsgruppe undersøke nærmere om leverandøren benytter lærling som avtalt. Dette kan gjøres enten som stedlig kontroll på stedet hvor arbeidet utføres, eller gjennom innsyn i personalsystemer. Det kan også undersøkes ved å be om timelister, gjennom å kontakte lærlingen direkte, eller ved å fremlegge lærlingens individuelle opplæringsplan (jf. opplæringsloven § 4-4 første ledd).
6.7 Manglende oppfyllelse av kontraktsbestemmelsene
Det er angitt i kontrakten hvilke sanksjonsmidler som kan benyttes.
Sanksjonsbestemmelsene kan benyttes når leverandøren ikke leverer dokumentasjon i tide, dokumentasjonen ikke er tilfredsstillende, det ikke benyttes lærling(er) som avtalt eller at det ikke benyttes lærling(er) i tilstrekkelig grad.
Det er ofte ikke mulig å «reparere» manglende bruk av lærlinger som etter kontrakten skulle ha funnet sted. Manglende bruk av lærlinger kan gi leverandøren en økonomisk fordel som vedkommende ikke skulle ha hatt. Disse momentene tilsier at oppdragsgiver må reagere raskt på brudd på kontraktsbestemmelsene om bruk av lærlinger, og at terskelen for å definere brudd på disse bestemmelsene som «vesentlig mislighold», bør være forholdsvis lav.
6.8 Bortfall av vilkår om bruk av lærlinger
Det er kontraktsfestet hva leverandør og oppdragsgiver må gjøre om kravet om bruk av lærlinger ikke kan oppfylles.
Dersom leverandøren ikke klarer å få tak i lærling(er) på det fagområdet som lærlingekravet gjelder, og kan dokumentere at det er gjennomført hensiktsmessige tiltak for å få tak i læring(er), bortfaller vilkåret ved gjennomføring av oppdraget.
Det er viktig at Bergen kommune legger en høy list til grunn for når kravet anses bortfalt. Det skal eksempelvis dokumenteres skriftlig at det ikke er mulig å få tak i lærling(er) ved å kontakte relevante fagopplæringskontor/fylkeskommunen og sende inn det svaret de har fått, samt lyse ut offentlig på nasjonalt nivå at bedriften etterlyser lærlinger for det oppgitte fagområdet.
Det er Bergen kommune som bestemmer om kravet anses bortfalt. Det skal bekreftes skriftlig at kravet anses bortfalt.
Dersom lærlingen(e) blir sykemeldt(e) eller tilsvarende, vil kravet om bruk av lærling(er) normalt bortfalle. Dette gjelder likevel ikke hvis lærlingen slutter i virksomheten. Da må leverandør finne en ny lærling.
7 Grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden
Bergen kommune skal arbeide strategisk og målrettet for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter ved gjennomføring av anskaffelser og gjennom kontraktsoppfølging av disse anskaffelsene.
Byrådet har behandlet sak om egnede rutiner for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Se byrådssak og vedtak i sak 1076/19 vedtatt 14.03.2019.
OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv - En innføring
7.1 Hvem gjelder rutinene for?
Rutinen omfatter alle kommunens ansatte som gjennomfører anskaffelser. Den forplikter kommunen til å stille krav og følge opp kravene i kontraktsoppfølgingsfasen. Standardkrav og oppfølgingsrutiner skal benyttes av hele kommunen.
Rutinen er forankret i ovenfor nevnte byrådssak og i anskaffelsesloven § 5 tredje setning hvor det står at:
«Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter».
7.2 Hva skal respekteres?
Det stilles krav om at varene og tjenestene som leveres skal være fremstilt under forhold som er i overenstemmelse med kravene i konvensjonene og lovgivningen angitt nedenfor. Kravene gjelder i leverandørens egen virksomhet og i leverandørkjeden og omfatter:
• ILOs kjernekonvensjoner om tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, fagforeningsrettigheter og retten til kollektive forhandlinger: nr. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 og 182. (Der hvor konvensjon 87 og 98 er begrenset ved nasjonal lov skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke hindre alternative mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling)
• FNs barnekonvensjon, artikkel 32.
• Arbeidsmiljølovgivningen i produksjonsland1. Av særlige relevante forhold fremheves 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser, 2) helse, miljø og sikkerhet, 3) regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter, samt 4) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger.
Der hvor internasjonale konvensjoner og nasjonal lovgivning omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde.
7.3 Planleggingsfasen - skal det stilles krav?
Alle anskaffelser med verdi over 100 000,- og som er omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser, skal vurderes. Det gjelder både vare-, tjeneste- og bygg- og anleggskontrakter.
Bergen kommune skal stille krav i alle kommunens anskaffelser over 100.000,- som er opplistet som høyrisikogrupper av DFØ. Per i dag gjelder det følgende:
- Bygg- og anleggsmaterialer (stein, trevirke og metall)
- Elektronikk og IKT
- Produkter som inneholder konfliktmaterialer
- Mat og drikke (frukt, grønnsaker, kaffe/te/kakao)
- Medisinsk forbruksmateriell/utstyr
- Kontorrekvisita
- Leke- og idrettsutstyr
- Møbler
- Tekstiler, arbeidsklær og fottøy
- Biler og andre kjøretøy
Det kan være grunn til å stille krav i kontrakter utover ovennevnte liste hvis produktene som skal anskaffes krever arbeidsintensiv tilvirkning og/eller det er sannsynlig at varene produseres i lavkostland.
Det kan videre være grunnlag for å stille krav til produkter innenfor områder vi har lite kjennskap til. Det anbefales i slike tilfeller at en går i dialog med markedet eller kontakter ekspertise (som eksempelvis Etisk handel Norge).
Vær oppmerksom på å kommunisere kravene tydelig i de tilfeller oppdragsgiver er i dialog med markedet. Bergen kommune skal ha en framoverlent holdning til åpenhet og bør tidlig kommunisere at leverandørkjeden skal være åpen for oppdragsgiver og allmennheten, med mindre det foreligger et helt konkret grunnlag for å unnta leverandørkjeden fra offentligheten.
Leverandør forplikter seg til å arbeide med oppfølging av leverandørkjeden ned til siste råvareledd.
7.4 Hvordan skal det stilles krav?
7.4.1 Grunnleggende menneskerettigheter
Det er utarbeidet to sett standard kontraktskrav som skal benyttes på følgende måte:
- I kontrakter der leveranseperioden (fra kontraktsignering til hele ytelsen er forventet levert) er kortere enn 3 måneder, eller der anslått totalverdi er under 2,3 mill, skal det stilles enkle kontraktskrav. Kravene skal kun følges opp hvis det foreligger mistanke om brudd.
- I kontrakter med anslått verdi over 2,3 mill og mer enn 3 måneders varighet (typisk rammeavtaler, entrepriser) i umodne bransjer skal det stilles ordinære kontraktskrav.
- For kontrakter med anslått verdi over 2,3 mill i modne bransjer kan det stilles kvalifikasjonskrav (jf. FOA § 16-6 bokstav e) og kontraktskrav.
For kontrakter med anslått verdi over 2,3 mill i bransjer med høyt modenhetsnivå kan det stilles kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav bør kun stilles når en har tilstrekkelig markedskunnskap til å gjøre en riktig vurdering.
Det kan stilles tildelingskriterier, men det er foreløpig ikke utarbeidet maler for dette.
Standard kontraktskrav ligger i Mercell.
7.4.2 Rettferdig handel
Gjennom Strategi for etisk og rettferdig handel har bystyret vedtatt at Bergen skal være en aktiv fairtradeby og et forbilde for etisk og rettferdig handel.
Vi skal alltid stille krav om rettferdig handel-merker ved innkjøp av kaffe, te, bananer og de fleste typer sportsballer, samt at vi skal etterstrebe det innen kategorier som blomster, tekstiler, sukker og kakao/sjokolade.
De viktigste merkeordningene for rettferdig handel er Fairtrade, Rainforest Alliance og Fair for Life. Strandardformuleringer til kontrakter ligger i Mercell. For å kontrollere gyldighet av lisenser anbefales å ta i bruk Veileder for sjekk av miljømerker og andre merkeordninger.
7.5 Hvordan skal kontrakten følges opp?
Det er utarbeidet et elektronisk skjema som sendes til leverandør etter kontraktinngåelse:
Kopier og send denne lenken til leverandør:
Leverandørens besvarelser for egenrapportering av menneskerettigheter finner du her:
Logg deg inn med e-postadresse.
Klikk på «Svar», og deretter klikk på «Vis resultater».
NB: Det vil ligge flere besvarelser her, så du må bla ved å trykke på pilene til venstre (bakover) og høyre (fremover), mens du følger med på om din leverandør dukker opp under «1. Navn på foretaket som rapporterer». Vær oppmerksom på at samme leverandør kan ha flere avtaler, så sjekk om «2. Kontraktsnavn» også er korrekt for din avtale. Når du har funnet din leverandør og riktig besvarelse, klikker du på de tre prikkene til høyre, og deretter «Skriv ut svar», der du velger å lagre dokumentet som PDF. Se her for nærmere beskrivelse av prosessen.
Leverandørens svar på egenrapportering og innspill til forbedring bør være et tema i første oppfølgingsmøte etter gjennomført rapportering.
De øvrige tiltakene kontraktsforvalter kan gjøre, står beskrevet i kontraktskravets punkt 3.
7.6 Hvilke kontrakter skal prioriteres for særlig oppfølging?
Kontrakter som utpekes for tettest oppfølging, skal oppføres i en årlig «Plan for kontroll av samfunnsansvar» med mål for antall fabrikkbesøk/revisjoner/undersøkelser. I byrådssaken står det at det skal gjennomføres minst tre fabrikkrevisjoner i løpet av en fire-årsperiode.
Hvilke kontrakter som skal prioriteres vil bero på den til enhver tid tilgjengelige informasjon om markedet, den enkelte leverandør og produkt. Det kan bli aktuelt å sende ut egenrapporteringsskjema til alle aktuelle leverandører, for å kartlegge hvor varer/tjenester produseres, som en første screening.
Følgende momenter vil vektlegges når kontrakter skal prioriteres for særlig oppfølging/kontroll:
- Umodne leverandører
- Usikre eller kritikkverdige funn i egenrapportering
- Kjenner til brudd fra media eller andre kilder
- Produksjon eller utvinning i land med høy sannsynlighet for svært dårlige arbeidsforhold
- Leverandører med god posisjon i markedet som antas å ha reell påvirkningskraft
- Leverandøren virker ikke troverdig med tanke på egen oppfølging eller tar lett på dette
- Hvorvidt leverandøren utfører kritisk viktige funksjoner for Bergen kommune
- Hvorvidt Bergen kommune/det offentlige er en strategisk viktig kunde for leverandøren (reell påvirkningskraft)
- Ukjent risiko – lite kunnskap
Hvilke kontrakter som prioriteres vil også avhenge av samarbeid og arbeidsfordeling mellom offentlige oppdragsgivere.
7.7 Sanksjoner - hva skjer ved kontraktsbrudd?
Dersom det foreligger informasjon om brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller arbeidstakerrettigheter er det sentralt å få forståelse for bakgrunnen for eventuelle brudd på bestemmelsene og få kjennskap til de lokale forholdene på stedet. Gå i dialog med leverandøren om dette.
Følgende sanksjoner er tatt inn som reaksjoner på ulike brudd på bestemmelsene i kontrakten:
4.1 Kreve retting: Leverandøren skal fremlegge en tiltaksplan for når og hvordan kontraktsbruddene skal rettes. Tiltakene skal være rimelige sett i forhold til bruddenes art og omfang. Tiltaksplanen skal fremlegges innen fire uker. Ved vesentlige kontraktsbrudd kan oppdragsgiver sette en kortere frist. Oppdragsgiver skal godkjenne tiltaksplanen og dokumentasjon av rettelser.
4.2 Iverksette midlertidig stans i hele eller deler av leveransen når leverandøren ikke oppfyller kravet om å fremlegge tiltaksplan eller tiltaksplanen ikke blir overholdt.
Under stans vil ikke erstatningskjøp som foretas hos annen leverandør anses som kontraktsbrudd.
4.3 Kreve at leverandøren bytter underleverandør ved vesentlige kontraktsbrudd, gjentakende alvorlige brudd eller hvis tiltaksplanen ikke blir overholdt. Dette skal skje uten kostnad for oppdragsgiver.
4.4 Heve kontrakten: Ved vesentlige kontraktsbrudd, gjentagende alvorlige brudd eller hvis tiltaksplanen ikke blir overholdt
Det er gjort en liten endring av DFØ sitt kontraktskrav om ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i avsnittet om sanksjoner, for at det skulle passe med kommunens standardkontrakter.
Det vil bli utarbeidet dagbotbestemmelser for kontraktskravene.
7.8 Hvem har ansvar for hva?
Innkjøpsansvarlig har ansvar for å påse at det stilles krav og at det stilles krav på riktig måte i anskaffelsen. Kontraktsansvarlig har ansvar for å påse at kontrakten følges opp i samsvar med rutinen og at leverandør må dokumentere de tiltak som det er avtalt at de skal gjennomføre til avtalt tid.
Ansvarlige enheter for gjennomføring av konkurranser og kontraktsoppfølging, vil ha størst ansvar for å kommunisere oppdragsgivers forventninger og verdier til leverandører/tilbydere og vil holde leverandørene ansvarlig og iverksette sanksjoner.
Innkjøp konsern har ansvar for å veilede innkjøpere og kontraktsoppfølgere. Innkjøp konsern vil trolig også ha ansvaret for eventuell sentral utsending av egenrapportering til leverandører dersom det blir aktuelt.
Innkjøp konsern har ansvar for å prioritere enkelte kontraktsområder for særskilt oppfølging/revisjoner. Gjennomføringen vil gjøres i samråd med den enkelte enhet som er kontraktsansvarlig/kontraktseier. Slike prioriterte områder vil oppføres i en sentral, årlig Plan for kontroll av samfunnsansvar.
Det vil bli foretatt en større gjennomgang, evaluering og vurdering av kommunens rutiner og retningslinjer etter tre år.
7.9 Nasjonalt og internasjonalt samarbeid
For å få gjennomslag hos store internasjonale aktører, er det helt sentralt at det offentlige (og leverandørmarkedet) arbeider sammen.
Bergen kommune skal være en aktiv pådriver for å få til et nasjonalt, skandinavisk og europeisk samarbeid på sikt. Vi skal gjennom ulike nettverk søke å jobbe sammen med seriøse markedsaktører både lokalt, internasjonalt og globalt, for å bedre arbeidsvilkår og sosiale vilkår i globale verdikjeder.
Rapporter, undersøkelser og funn vil som en klar hovedregel være offentlig informasjon som vil gjøres tilgjengelig.
7.10 Tilgrensende normer og vedtak
Bystyresak 181/18: Bergen skal bli fairtradeby, vedtatt 20.06.2018
- Konkrete mål som forplikter anskaffende enheter
- Øke andelen produkter merket med etisk og rettferdig handel
- Opprettes en intern arbeidsgruppe på tvers av byrådsavdelingene
Et liv i frihet - Plan mot menneskehandel 2019-2023, vedtatt 23. mai 2019
- Etablere en enhet for menneskehandel med fire personer
- Gjennomgå og kvalitetssikre kommunens egne rutiner knyttet til innkjøp/anskaffelser og kontraktsoppfølging
- Innføre stikkprøvekontroll av kommunens innkjøpskontrakter i risikoutsatte næringer
De globale bærekraftsmålene, særlig:
- mål 1: utrydde fattigdom
- mål 8: anstendig arbeid og økonomisk vekst
- mål 10: mindre ulikhet
7.11 Trenger du hjelp?
Ta kontakt med Innkjøp konsern ved behov for hjelp.
For å vurdere bransjens eller produktenes/tjenestenes risiko kan Etisk handel Norge kontaktes.
Se også følgende nyttige lenker for risikovurdering av produkter og nærmere informasjon om temaet:
- Responsible sourcing tool
- 2018 ITUC GLOBAL RIGHTS INDEX - The world's worst countries for workers
- US Department of Labour - List of Goods produced by Child Labor or Forced Labor
- ILO - Ratifications of fundamental Conventions by country
- Local Resources Network (samarbeid med lokale eksperter)
- Transparency International -Corruption perceptions index 2018
- Sedex (etisk handel revisjoner)
- FNS Guiding Principles on Business and Human Rights
- OECDs veileder for aktsomhetsvurdereinger for ansvarlig næringsliv - En innføring
Denne nederlandske siden har forsøkt å slå sammen flere kilder og kan gi nyttig samleinformasjon.
8 Arbeidsinkludering
I byrådsvedtak 1198/17 ble det vedtatt en instruks som innebærer at Bergen kommune er forpliktet til å fremme et inkluderende arbeidsliv gjennom strategisk bruk av kommunens anskaffelser. Vedtaket ble oppdatert i sak 1260/22 i byrådsmøte 15.09.2022.
Instruksen omfatter alle kontrakter og alle anskaffende enheter.
8.1 Formål og forankring
Formålet med denne instruksen er å sikre at Bergen kommune benytter sin markedsmakt til å skape arbeidsplasser for personer med utfordringer på arbeidsmarkedet.
Instruksen er forankret i byrådets politiske plattform og i anskaffelsesforskriften:
a) Det fremgår av byrådets Politisk plattform 2015-2019 at «[b]yrådets mål er at Bergen skal være en rettferdig og inkluderende by, der alle har like muligheter» og at «Bergen kommune skal bruke sin rolle som innkjøper mer strategisk enn i dag». I oppdatert vedtak er det vist til det nye byrådets politiske plattform fra 2019-2023: "I byrådets politiske plattform er det nedfelt at Bergen skal være en «god, rettferdig og inkluderende by hvor det er godt å bo for alle uavhengig av økonomi, sosial bakgrunn, funksjonsnivå, livssyn og religiøs tilhørighet». Det er videre viktig for byrådet at kommunens rolle som innkjøper brukes strategisk for å fremme relevante samfunnshensyn".
b) Anskaffelsesforskriften hjemler rett til å reservere kontrakter for virksomheter med «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer», ref. pkt. 3 i denne instruksen.
Bestemmelsene omfatter føringer for arbeidsinkludering ved anskaffelser til Bergen kommune, enten ved bruk av "reserverte kontrakter" jfr. anskaffelsesforskriften § 8-8, § 16-9 eller § 30-3 (identiske bestemmelser) eller gjennom krav til arbeidsinkludering i ordinære kontrakter (inkluderende kontrakter).
8.2 Hva er en reservert kontrakt og når skal det benyttes?
8.2.1 Definisjon
En reservert kontrakt er en kontrakt hvor konkurransen reserveres for virksomheter med «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer», jfr. anskaffelsesforskriften § 8-8, § 16-9 eller § 30-3 (identiske bestemmelser):
§ 8-8 Kontrakter som reserveres for virksomheter med funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer. Oppdragsgiveren kan begrense konkurransen til virksomheter eller programmer som har som hovedformål å integrere funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer i arbeidslivet.
Dette gjelder bare når minst 30 prosent av de ansatte i virksomheten eller programmet har en funksjonshemming eller er vanskeligstilte. Dersom oppdragsgiveren bruker denne muligheten, skal han angi dette i kunngjøringen.
I departementets veileder til det nye anskaffelsesregelverket er det gitt veiledning om hvem som omfattes av begrepet «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer»:
Med funksjonshemmede forstås personer som på bakgrunn av arten eller omfanget av deres funksjonsnedsettelse, ikke kan utøve arbeid på normale vilkår. Dette kan for eksempel være personer med langvarig fysisk eller psykisk funksjonsnedsettelse.
Begrepet "vanskeligstilte personer" dekker en videre krets av personer enn begrepet "funksjonshemmede". "Vanskeligstilte personer" omfatter blant annet personer som er arbeidsledige, eller personer som tilhører en vanskeligstilt minoritet eller en gruppe som på annet vis er sosialt marginalisert. Dette kan eksempelvis være rusmisbrukere eller tidligere straffedømte personer.
"Vanskeligstilte personer" kan også omfatte personer som ikke har fullført videregående skole eller yrkesrettet utdanning, personer som over lengre tidsrom ikke har hatt fast lønnet arbeid, og personer som tilhører etniske minoriteter som har behov for å styrke sine språkkunnskaper, sin yrkesopplæring eller yrkeserfaring for å bedre utsiktene til fast sysselsetting.
I denne instruksen benyttes formuleringen «personer/ansatte med nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet» i stedet for departementets begrep «funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer».
Dersom kontrakten skal reserveres er det tilstrekkelig å angi dette i kunngjøringen.
8.2.2 Når skal reservert kontrakt benyttes:
En kontrakt skal reserveres hvis den er egnet for det og formålet om arbeidsinkludering ikke kan oppnås bedre på en annen måte.
Reservert kontrakt skal vurderes på områder hvor arbeidsmarkedsbedriftene kan levere. Ambisiøse krav om arbeidsinkludering i ordinære kontrakter kan i noen tilfeller være vel så bra, fordi de fremmer samarbeid med det ordinære arbeidsmarkedet.
Hvis en eller flere arbeidsmarkedsbedrifter kan levere den aktuelle ytelsen, skal dette være et sentralt moment i vurderingen av om anskaffelsen skal unntas fra konkurranse i det ordinære markedet. Hvis en velger å unnta anskaffelsen fra konkurranse i det ordinære markedet, fordi en eller flere arbeidsmarkedsbedrifter kan levere ytelsen, skal minst alle arbeidsmarkedsbedriftene på kommunens liste over slike bedrifter inviteres til å gi tilbud.
I kontrakter av kort varighet og lav verdi som ellers er egnet for arbeidsmarkedsbedriftene og der disse kan levere, skal disse kontraktene som en klar hovedregel reserveres for arbeidsmarkedsbedriftene.
8.3 4. Hva er en inkluderende kontrakt (dvs en ordinær kontrakt hvor det stilles krav om arbeidsinkludering) og når skal det benyttes?
8.3.1 Hvordan
Et krav om arbeidsinkludering i ordinære kontrakter benyttes når det av ulike grunner ikke er hensiktsmessig å reservere kontrakten, men hvor kontrakten likevel er egnet til å stille krav om en viss bruk av ansatte som har nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet.
Dette kan gjøres på flere måter:
a. Det kan stilles et definert krav i kontrakten om bruk av slik arbeidskraft (f.eks. x antall personer eller prosent av arbeidede timer)
b. Bruk av slik arbeidskraft kan også anvendes som et tildelingskriterium, hvor tilbudt ytelse også tas inn i kontrakten.
8.3.2 Når skal det stilles krav om arbeidsinkludering
Krav om arbeidsinkludering i kommunenes kontrakter er en hovedregel i alle kontrakter over EØS-terskelverdi (terskelverdien på 2,3 mill. vil også gjelde for bygg- og anlegg og helse- og omsorgskontrakter, selv om terskelverdien for EØS-anskaffelser ligger høyere på disse kontraktsområdene).
Med mindre konkrete momenter tilsier at kontrakten ikke kan eller bør gjennomføres som en inkluderende kontrakt, så skal det stilles krav. Relevante momenter i vurderingen vil være kontraktens verdi, varighet, innslag av tjenesteelement i kontrakten og antall ansatte som vil gjennomføre kontraktsarbeidet. Mindre kontrakter av kortere varighet vil sjelden være egnet til et lengre inkluderingsløp, som jo er hensikten med kravet. Dersom slike momenter ikke finnes eller dersom de ikke fremstår som tilstrekkelig tunge i forhold til vurderingens utgangspunkt, skal kontrakten lyses ut med krav til arbeidsinkludering.
Det skal også foretas en vurdering av hvordan kravet om en viss bruk av ansatte som har nedsatt funksjonsevne eller arbeidsevne, eller som av andre grunner har spesielle utfordringer på arbeidsmarkedet, kan anvendes mest mulig hensiktsmessig ut fra anskaffelsens karakter og omfang.
En beslutning om å ikke benytte «inkluderende kontrakt», skal begrunnes skriftlig. Det må gjøres rede for hvorfor det ikke vil la seg gjøre å stille et slikt krav i konkurransen.
8.4 Hvor finner jeg standardkrav- og kriterier?
Dersom det er snakk om en reservert kontrakt, er det tilstrekkelig at dette angis i kunngjøringen.
Dersom det er en inkluderende kontrakt, skal standardformuleringer for bruk av tildelingskriterier og kontraktskrav benyttes. Disse ligger i Mercell. Dersom det er ønskelig å benytte krav eller kriterier på annen måte enn det som ligger i malene, kan Sentral samfunnsansvarsgruppe kontaktes på postmottak.innkjop@bergen.kommune.no.
8.5 Dokumentasjonskrav ved tilbudsinnlevering og kontraktsinngåelse
Leverandøren skal dokumentere oppfyllelsen av kravet på følgende måte:
Ved bruk av reservert kontrakt uten nærmere definert type arbeidskraft, vil det framgå av tilbudet om bedriften er en såkalt arbeidsmarkedsbedrift eller ikke. Hvis det er tvil om dette kan Sentral samfunnsansvarsgruppe kontaktes. Dersom det under kontraktsforløpet framkommer informasjon som tilsier at leverandør ikke benytter arbeidskraft på forventet måte, kan Sentral samfunnsansvarsgruppe kontaktes for nærmere kontroll av leverandørens etterlevelse av kravene som er stilt.
Vilkåret skal dokumenteres som oppfylt ved at det sendes en beskrivelse av hvilke oppgaver personen(e) skal delta i utførelsen av. Navn og andre personopplysninger skal fjernes eller sladdes. Videre skal leverandør bes om å oppgi en kontaktperson i NAV eller annen uavhengig samarbeidspart som kan verifisere at krav etterleves.
Der arbeidsinkludering foregår i utlandet eller der arbeidsinkludering har foregått ved direkterekruttering må en forsøke å få bekreftet det samme via andre hensiktsmessige kanaler.
Personer som allerede er ansatt i bedriften ved kontraktstart vil ikke oppfylle kravet. Unntaket for dette er dersom personen(e) ble ansatt som følge av vilkår om arbeidsinkludering i en tidligere kontrakt med Bergen kommune, og ansettelsen skjedde i løpet av de siste fire årene.
Hvis det elektroniske systemet HMSREG benyttes, og personen ikke er ordinært ansatt med eget HMS-kort, skal personen benytte lånekort som skal markeres med «under arbeidstrening». Personen må videre bære en bekreftelse fra NAV eller tilsvarende på seg om at de er under arbeidstrening.
NB: Det bør unngås å få inn informasjon om f.eks. sykdom. Hvis dokumentasjonen inneholder informasjon om slike forhold, bør det sladdes eller leveres annen dokumentasjon.
8.6 Kontraktsoppfølging
Oppdragsgiver kan når som helst i kontraktsperioden be om ytterligere dokumentasjon som gjør det mulig å kontrollere at kravet er oppfylt. Dersom det bes om personopplysninger, skal slik dokumentasjon framlegges hvis den aktuelle person gir sitt samtykke til det. Dersom samtykke foreligger, skal leverandør utlevere etterspurt dokumentasjon med de frister som oppdragsgiver gir. Dokumentasjonen kontrolleres av oppdragsgiver eller ekstern kontrollør engasjert av oppdragsgiver.
Personen(e) skal som hovedregel arbeide i den stillingsprosent som hans/hennes arbeidsevne tillater.
Leverandøren har varslingsplikt ved endringer.
Det anbefales at kravet kontrolleres jevnlig, og at leverandør gjøres bevisst på deres plikt til å informere om endringer. Av hensyn til personvern skal kravet kontrolleres ved å henvende seg til kommunens kontaktpersoner i NAV. Dersom personen/ene ikke er på tiltak via NAV, må dokumentasjon innhentes på annen måte.
Det er svært viktig at kontraktene følges opp for å sikre at leverandørene i realiteten gjør som avtalt på dette området.
8.7 Manglende oppfyllelse av kriterier og krav
Det følger sanksjonsbestemmelser av standardkravene som er utarbeidet.
Det er også inntatt bestemmelser som sikrer at kravet bortfaller dersom det ikke er mulig å finne personer som oppfyller kriteriene. Dette må i så fall dokumenteres og skriftlig godtas av oppdragsgiver.
8.8 Hvordan kontakte arbeidsmarkedsbedrifter eller NAV?
Hvis en har spørsmål om kontrakten kan være egnet eller uegnet som reservert eller inkluderende kontrakt, kan det være hensiktsmessig å kontakte Sentral samfunnsansvarsgruppe og be om råd.
Dersom leverandørene ikke finner personer som oppfyller kriteriene, kan det også være hensiktsmessig å kontakte arbeidsmarkedsbedriftene eller NAV.
Bergen kommunes kontaktpersoner i NAV for arbeidsinkludering i offentlige kontrakter er:
- Sissel Eikanger, Marked, Nav Årstad regionskontor Bergen: 92477947, Sissel.M.Eikanger@nav.no eller v/markedskontakt Ramona Levang (Ramona.l.levang@nav.no, mobil 40648487)
Bergen kommune har også en rekke kontaktpersoner hos arbeidsmarkedsbedriftene som Bergen kommune har eierandeler i og det avholdes årlige samarbeidsmøter med dem:
- Nordnes verksteder: firmapost@nordnes-verksteder.no
- ALF: alf@alf.no
- Bjørkhaug arbeidsfellesskap: post@bjorkhaug.no
- A2G: Oyvind.bratshaug@a2g.no
- Grønneviken: firmapost@gvi.as
- Spekter pluss: post@spekterpluss.no
- Midtun vekst: firmapost@midtunvekst.no
Det finnes også en rekke arbeidsmarkedsbedrifter som Bergen kommune ikke har eierandeler i. Disse kan med fordel også kontaktes, og tilbyr kanskje tjenester innenfor andre produkt/tjenesteområder enn de som arbeidsmarkedsbedriftene over tilbyr. En del arbeidsmarkedsbedrifter finnes på ASVLs hjemmesider. Andre finnes på Arbeid og inkludering sine hjemmesider.
9 Universell utforming
Universell utforming dreier seg om utforming og tilrettelegging av omgivelsene for å fremme like muligheter for alle personer i samfunnet.
I Anskaffelsesloven § 5 står det at oppdragsgiver skal stille krav til universell utforming i offentlige kontrakter. Det følger også av forskrift om offentlige anskaffelser § 15-2 (del III), en plikt til å ta hensyn til universell utforming for ytelser som skal brukes av personer, enten allmennheten eller tilsatte, med mindre unntak kan begrunnes særskilt. Hvis plikten er regulert i lov eller forskrift, skal det vises til denne.
I Bergen kommune er det i tillegg fattet bystyrevedtak om at "universell utforming i del III i anskaffelsesforskriften skal gjøres gjeldende også under EØS-terskelverdi" (sak 150-17, vedtatt 31.05.17 i forbindelse med vedtak om Anskaffelsesstrategi 2017-2020).
Dette kan gjøres ved
- utforming av kravspesifikasjon ved å vise til relevante lov- og forskriftsbestemmelser
- krav til tilbyder sine kvalifikasjoner ved å kreve at det blir lagt fram attester som viser at tilbyder oppfyller kvalitetssikringsstandardar om universell utforming
Generelt om krav og lenke til regelverk som omhandler universell utforming, på Barne-, ungdoms- og familiedirektoratets nettsider.
9.1 IKT
Se krav til IKT-løsninger, der hovedregelen er at de skal være universelt utformet, på nettsidene til Tilsyn for universell utforming av IKT.
Se også ansatthjelpen fra SDI og oversikten Lovverk og styrende dokumenter.
9.2 Bygg- og anlegg
Regelverket for bygg som handler om krav til universell utforming: Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningslova). Loven setter krav til medvirkning, kontroll og tilsyn. Prinsippet om universell utforming er nedfelt i lovens formålsparagraf (§1-1).
Loven blir utdypet i forskrift om tekniske krav til byggverk (byggteknisk forskrift) (TEK 17). Tilgjengelighet og universell utforming er tatt inn i flere kapittel, for eksempel når det gjelder uteareal, tilkomst, inngangsparti, planløsning og utforming av rom i byggverk. Se veiledning til TEK.
Se mer om universell utforming og planlegging etter plan- og bygningsloven på nettsidene til regjeringen.
9.3 Standarder
Les om standarder for universell utforming på Standard Norges nettsider.
9.4 Andre nyttige lenker: