Miljø- og dyrevelferdspolicy for anskaffelser til Bergen kommune

 

Hensikt

 

Hensikten med policyen er å gi overordnede føringer for klima- og miljøarbeidet som reflekterer de regulatoriske krav som påligger Bergen komme gjennom vedtak og lovverk. I tillegg har policyen som mål å standardisere klima- og miljøkrav som benyttes i anskaffelser i kommunen, og sikre at det iverksettes relevante og effektive tiltak i den enkelte avdeling.

 

Policyen inneholder også overordnede føringer for hvordan dyrevelferd skal ivaretas gjennom anskaffelsene.

Bakgrunn

Bergen kommune skal stille krav til ivaretakelse av klima og miljø i anskaffelsene. Dette følger av  Anskaffelsesstrategi med handlingsplan 2022-2025 og lov om offentlige anskaffelser § 5 første og andre ledd:

 

"Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter. Departementet kan gi forskrift om det nærmere innholdet av bestemmelsen.

 

Oppdragsgiveren kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen".

 

Det foreligger en rekke politiske vedtak og handlingsplaner for hvordan klima/miljø skal ivaretas i Bergen kommune. Her er noen av dem: 

• Bergen kommune; Innkjøp versus tropisk trevirke, vedtatt av byrådet 02.07.2008
• Grønn virksomhet. Klima- og miljøplan for Bergen kommunes virksomhet 2023-2030, vedtatt av bystyret 27.09.2023
•       Grønn strategi – Klimastrategi for Bergen 2022 – 2030, vedtatt av bystyret 25.01.2023
• Matsvinn i Bergen kommune, vedtatt av bystyret 23.05.2019
• Handlingsplan for bruk og drift av kunstgressbaner, vedtatt av bystyret 25.04.2019
•       Miljø- og klimahensyn ved anskaffelser til Bergen kommune, orienteringssak til bystyret, vedtatt 24.03.2021
•       Krav til miljø- og klimahensyn ved anskaffelser til Bergen kommune, vedtatt av byrådet 29.04.2021
• Dyrevelferd i Bergen kommunes anskaffelser, orienteringssak til bystyret, vedtatt 23.11.2022

 

Omfang

Policyen omfatter alle enheter i Bergen kommune som gjennomfører anskaffelser. Samtlige anskaffelser skal vurderes opp mot kommunens miljø- og dyrevelferdspolicy.

Anskaffelsens verdi og strategiske viktighet med tanke på reell klima- og miljøeffekt skal tillegges vekt.

Ansvar

Som fagansvarlig avdeling for anskaffelser i kommunen, er det Innkjøp konsern som har ansvar for å implementere og videreutvikle denne klima- og miljøpolicyen i samsvar med politiske føringer, regelverksendringer og kommunens ambisjoner på området.

 

Alle byrådsavdelinger er forpliktet til å følge klima- og miljøpolicyen for anskaffelser.

Ambisjon

Bergen kommune skal være en foregangskommune for samfunnsansvar i sine anskaffelser. Bergen har som ambisjon å være Norges grønneste storby. Kommunen skal stimulere til grønn utvikling, innovative løsninger, og gjennom anskaffelser sikre at leverandørmarkedet beveger seg i samme retning.

Prosess

Kommunens anskaffelsesfaglige miljøer har gitt innspill i tidlig fase. I tillegg er policyen sendt på høring i alle byrådsavdelinger. For å sikre at policyen er effektiv og relevant også i det videre arbeidet, vil den revideres regelmessig. Etter tre år vil policyen bli gjenstand for en intern evaluering som skal gjøres i samarbeid med kommunens anskaffelsesfaglige miljøer.

 

Innkjøp konsern skal ved revidering av klima- og miljøpolicyen vurdere om det er nødvendig med tiltak på tvers av organisasjonen eller innenfor enkelte enheter for å sikre at policyen etterleves. Kommunens enheter skal konsulteres for innspill til områder som er viktige for dem.

Videreutvikling av krav

Bergen kommune skal aktivt samarbeide med relevante aktører for å standardisere klima- og miljøkrav.

 

Samarbeid med sammenlignbare innkjøpsorganisasjoner, særlig i Norden, gir større volum bak kravene og med det bedre mulighet for å oppnå ønskede målsetninger. Det har også en økonomisk side, siden økt volum og standardisering på sikt kan gi lavere priser. Standardisering av dokumentasjonskrav vil forenkle anbudsbesvarelser, som er viktig for å sikre deltakelse fra små og mellomstore leverandører.

Klima- og miljømål i anskaffelsene

 

Hovedmål for Bergen kommune

Bergen kommune skal:

 

•         Fase ut eller redusere helse- og miljøskadelige stoffer i produkter eller tjenester til kommunen.

•         Redusere miljø- og klimapåvirkningen til et minimum gjennom hele livssyklusen til produkter og tjenester.

•         Stille tydelige og forutsigbare klima- og miljøkrav for å fremme dette arbeidet hos våre leverandører.

 

Generelle klima- og miljøkrav

Bergen kommune skal stille klima- og miljøkrav i alle anskaffelser hvor det er relevant.

Fra og med 1. januar 2024 er det obligatorisk å vekte miljøhensyn med minst 30 prosent i offentlige anskaffelser, ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Det finnes to unntak: Ett for anskaffelser med uvesentlig miljøbelastning, og ett for tilfeller der miljøeffekten er bedre ved bruk av minstekrav i kravspesifikasjonen enn tildelingskriterier.

Bergen kommune har utarbeidet en egen veileder til den nye miljøbestemmelsen.

 

Under følger utgangspunktet for kravene som Bergen kommune forventer at innkjøpere benytter i anskaffelser. Kravene kan justeres, eksempelvis fra obligatoriske krav til tildelingskriterier, hvis det er nødvendig for å sikre funksjonelle produkter eller tjenester til kommunen.

 

Markedsundersøkelser

Obligatoriske krav bør ikke stilles uten kjennskap til markedssituasjonen. Markedsundersøkelser bør gjennomføres når anskaffelsen har stor påvirkning på klima og miljø, når en har lav kunnskap om markedssituasjonen, eller der hvor det har vært betydelig bevegelse i markedet siden forrige anskaffelse. I tillegg til tilbakemelding på foreslåtte klima- og miljøkrav, er det viktig å få innspill og råd fra potensielle tilbydere på andre aktuelle krav.

 

 

 

 

Felles føringer for krav i anskaffelsene

1.     Offentlige kriteriesett

Bergen kommune skal være forutsigbar på aktuelle og kommende klima- og miljøkrav og -kriterier. Stabile og langsiktige krav gir leverandørmarkedet insentiver til å gjøre nødvendige investeringer som slike krav vil kunne utløse.

 

For at leverandører skal kunne vite hvilke spilleregler som gjelder i offentlige anskaffelser, skal Bergen kommune benytte offentlige kriteriesett og miljømerker der det er formålstjenlig.

 

DFØs kriterieveiviser gir formuleringer til krav og kriterier for miljø og sosialt ansvar for følgende produktområder:

•         Anlegg

•         Avfallsinnsamling

•         Bygg

•         IT-utstyr

•         Mat og måltidstjenester

•         Møbler

•         Transport

 

Kriterieveiviseren inneholder krav på to nivåer; grunnleggende og viderekommende. Der markedet gir rom for det, skal vi stille krav på viderekommende nivå.

 

 

2.     Miljømerkede produkter og tjenester

Merkeordninger for miljø kan stilles til en god del produkter og enkelte tjenester. Bergen kommune er gjennom sitt medlemskap i Nettverk for miljømerket innkjøpⁱ forpliktet til å fremme merkeordninger for miljø.

 

Stiftelsen Miljømerkings «Kravgenerator» skal benyttes som veileder og mal for hvordan og når det skal stilles krav i den enkelte konkurranse.

 

Bergen kommune skal benytte type 1-miljømerker i anskaffelser hvor det er relevant. Type 1- miljømerker er basert på ISO14024 og har et livssyklusperspektiv. Det kan stilles krav til øvrige merkeordninger av lavere rang når det ikke finnes miljømerker av type 1 for aktuelle produktgrupper.

 

Som hovedregel skal type 1-miljømerker stilles som obligatorisk krav i vareanskaffelser. Krav bør imidlertid ikke stilles uten kjennskap til markedssituasjonen. Brukes miljømerker som kontraktskrav, skal tidsperiode for å oppnå lisens settes fra kontraktsignering. Anbefalt tidsfrist er seks til tolv måneder. Det gir tid til interne forberedelser hos valgte leverandør.

 

Benyttes miljømerker som evalueringskriterium, eksempelvis hvor det er få tilbydere som har lisens, brukes anbefalt vekting til Stiftelsen Miljømerkets «Kravgenerator». Tilbyder skal da ha oppnådd miljømerket ved tilbudsinnlevering. Kravgeneratoren legger også opp til at merkeordninger av lavere rang (ikke type 1) gis en viss uttelling.

 

Veilederen Bruk av anerkjente merkeordninger og anerkjent miljøledelse i offentlige innkjøp, utarbeidet av Svanemerket, Debio, Fairtrade, og Miljøfyrtårn, 2017 kan også være nyttig å se hen til.

 

 

3.     Kjemikalier

Bergen kommune skal arbeide for å forhindre at farlige stoffer slippes ut i naturen og å redusere risikoen for at mennesker og dyr blir eksponert for helse- og miljøfarlige stoffer i hverdagen.

Det bør settes krav om at kommunens anskaffelser ikke inneholder kjemiske stoffer som er på den norske prioritetslisten og stoffer på kandidatlisten i kjemikalieregelverket Reach. Prioritetslisten gir virksomhetene oversikt over stoffer Norge har et nasjonalt mål om at skal fases ut. Det er særlig aktuelt å stille krav knyttet til disse stoffene for anskaffelser av

•         bygg

•         elektronikk/IKT,

•         tekstiler

•         møbler

•         leker

•         produkter som inneholder plast.

•         produkter og materialer der barn oppholder seg, som skoler og barnehager.

 

For alle produktkategorier nevnt i denne listen bør vi sikre oss at leverandør overholder forpliktelser til substitusjon i henhold til § 3a i produktkontrolloven.

 

Vi skal unngå produkter som inneholder mer enn 0,1 vektprosentⁱⁱⁱ av stoffer som er på:

•  EUs kandidatliste (stoffer med særlig alvorlige helse- og miljøfarlige egenskaper)

•  Miljødirektoratets prioritetsliste (miljøgifter og andre stoffer som utgjør en alvorlig trussel mot helse og miljø).

 

Velger vi type 1-miljømerkede produkter (Svanemerket, Blå Engel o.l.) eller produkter merket med Greenguard eller Øko-Tex, kan vi være sikre på at vi ikke anskaffer produkter som inneholder farlige kjemikalier.

 

 

4.     Miljøledelse

Krav om sertifisert miljøledelse

Krav om sertifisert miljøledelse bør vurderes benyttet som kvalifikasjonskrav i anskaffelser hvor det står i forhold til ytelsen som leveres. Husk at et slikt krav kan ekskludere en del mindre selskaper fra å levere, særlig nyetablerte selskaper. Kravet bør benyttes når det er viktig at leverandøren har et operativt miljøledelsessystem fra kontraktsstart. Kravet kan bare stilles når det er forholdsmessig.

 

Det er utarbeidet et kvalifikasjonskrav som ligger tilgjengelig i kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell). For å sikre at kravet stilles på riktig måte, må den ordlyden som ligger der benyttes. Denne tar høyde for at tilbydere kan levere alternativ dokumentasjon.

 

 

5.     Utslippskrav til kjøretøy

I alle vare- og tjenestekontrakter er målet til Bergen kommune at kjøretøy og maskiner har nullutslippsteknologi. Bergen kommune skal stimulere til at stadig større deler av kjøretøy- og maskinparken som utfører oppdrag for oss benytter nullutslippsteknologi.

 

Det vises her til de særskilte krav som er fastsatt på følgende områder:

•                     Transport av varer, samt innkjøpt persontransport

•                     Bygg og anlegg/utslippsfrie bygge- og anleggsplasser

 

 

6.     Kutte unødvendig plast og emballasje

Bergen kommune har mål om å fase ut unødvendige plastprodukter i egen virksomhet, og å redusere bruken av emballasje ved levering av varer fra våre leverandører. Med unødvendige plastprodukter menes produkter av plast som ikke er nødvendige for driften, eller hvor der det finnes gode erstatningsprodukter uten plast som ikke har et høyere miljøfotavtrykk enn plasten det skal erstatte. Eksempelvis kan plastemballasje bidra til å redusere matsvinn.

 

Ved anskaffelser skal kommunen stille krav til emballasje av varer. Unødvendig emballering, inkludert dobbeltemballering, skal unngås. Leverandøren skal øke bruken av resirkulert plast i kontraktsperioden, sikre at emballasjen egner seg for materialgjenvinning og sikre at den er merket i tråd med dette.

 

Det er utarbeidet standardkrav i kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (Mercell), både for rammeavtaler og enkeltanskaffelser.

 

 

7.     Energibruk

Der det er hensiktsmessig skal det stilles krav til energibruk. Det kan eksempelvis stilles krav for kjøp av elektronikk, nybygg og rehabiliteringsprosjekter.

 

8.     Reduksjon av avfall og avfallshåndtering

Bergen kommune skal alltid vurdere om det er nødvendig å foreta innkjøp. Dersom det vurderes som nødvendig å foreta en anskaffelse, gir Avfallspyramiden god innsikt i hva det er viktigst å prioritere:

 

 

Krav og kriterier:

 

•          Sirkularitet

•           Brukt, heller enn nytt

•           Livssykluskostnader

•           Materialbruk

•           Emballasje

•           Resirkulering, gjenvinning og gjenbruk

•           Kvalitet

 

 

 

 

I kontrakter der det er relevant skal det stilles krav til avfallshåndtering. For elektronikk, plast og lignende bør det vurderes å stille krav til sporbarhet i nedstrømskjeden, for å sikre at ikke avfallet kommer på avveie. Det bør også vurderes om det er mulig å stille krav som gjør at avfallet kan få nytt liv eller komme til nytte på annen måte.

 

9.     Dyrevelferd

I anskaffelser der det er relevant, skal det stilles hensiktsmessige krav til dyrevelferd. Se orientering til bystyret i saken Dyrevelferd i Bergen kommunes anskaffelser, vedtatt 23.11.2022.

Der det finnes merkeordninger for dyrevelferd, bør kommunen vurdere om det er hensiktsmessig å stille krav om dette. Det er flere relevante merkeordninger for dyrevelferd som kan benyttes, i tillegg til miljømerker, som også kan inneholde krav til dyrevelferd:

•         Økologisk/Debio: Stiller en del krav til dyrevelferd. Forskjellen mellom økologisk og konvensjonell drift er gjerne størst for fjærkre, og kanskje minst for sau.

•         Dyrevernmerket: En merkeordning igangsatt av Dyrevernalliansen. Dekker foreløpig kjøtt, egg og noen meieriprodukter.

•         Responsible Down Standard og Downpass: Sikrer at dun ikke kommer fra levendeplukking eller at fugler utsettes for tvangsfôring.

•         Responsible Wool Standard: Sikrer at sauer ikke utsettes for mulesing

•         Leaping Bunny: Sikrer at produktet ikke er testet på dyr.

Sist, men ikke minst, er det nødvendig at kommunen vurderer om det er nødvendig å kjøpe produkter som er produsert av dyr, eller om behovet kan dekkes på annet vis. I denne vurderingen vil alternativet ofte være produkter av syntetiske- eller plantebaserte materialer.

 

I tabellen under følger en gjennomgang av noen aktuelle produktområder hvor krav til dyrevelferd særlig bør addresseres:

Produkter produsert av dyr	Krav?
Kjøtt, fisk	Vurdere å stille krav til økologisk, dyrevernmerke e.l.
Ull	Unngå mulesing. Vurder å stille krav, som Svanemerket, for merionoull.
Skinn (arbeidstøy, skotøy, møbeltrekk)	Bør stille krav om at skinnet kommer fra produksjon som oppfyller grunnleggende standarder for dyrevelferd. Vurder også krav til merkeordninger, som Svanemerket, da det vil sikre krav om sporbarhet for slakteri, hudforhandler og garver i verdikjeden. Vurder å kreve syntetiske materialer i stedet for skinn. Slike krav må imidlertid veies opp mot ulempene det kan medføre av plast i naturen.
Lim, gelatin, fortykningsmidler	Vurder om det bør stilles krav.
Pensler	Vurder om det er nødvendig med naturbust, eller om pensler kan være syntetisk e.l.. Bør stille krav om at bust ikke kommer fra pelsdyroppdrett, og at bust til pensel er et restprodukt (eks etter kjøttproduksjon)
Dun og fjær (dyner, puter, jakker, formingsmateriell, badmintonballer)	Stille krav om at det er et restprodukt etter kjøttproduksjon og at ingen fjær plukkes av levende fugler.
Produkter med opprinnelse fra dyr	Krav?
Egg	Det skal stilles krav om økologiske egg. Økologiske egg stiller bl.a. strengere krav til økt areal for høns.
Melk, meieriprodukter	Vurder å stille krav om at melk, eller at andeler av melken, er økologisk sertifisert eller dyrevernmerket. Disse merkeordningene stiller for eksempel strengere krav til økt areal eller lenger og bedre samvær mellom ku og kalv etter fødsel.
Produkter som er testet på dyr	Krav?
Kosmetikk	Ingen produkter skal være testet på dyr.
Medisiner	Testing på dyr anses som et nødvendig trinn i utviklingen av medisiner.